- •1. Информатизация общества, понятие информации. 2
- •2. Программная и аппаратная платформа
- •3. Понятие и структура технологического процесса обработки экономической информации
- •4. Технологии взаимодействия с эвм
- •5. Режимы обработки информации
- •6. Эволюция информационных технологий
- •7. Свойства, структура, и классификация информационных технологий управления
- •8. Использование информационных технологий в управлении проектами
- •9. Имитационное моделирование
- •10. Автоматизация офиса. Электронный и виртуальный офис.
- •11. Системы электронного документооборота
- •12. Автоматизация деловых процессов
- •13. Интегрированные пакеты программных продуктов
- •14. Автоматизированное рабочее место специалиста
- •14.1. Автоматизированное рабочее место экономиста
- •14.2. Автоматизированное рабочее место бухгалтера
- •14.3. Автоматизированное рабочее место руководителя
- •15. Экспертные системы
13. Интегрированные пакеты программных продуктов
Электронный офис предусматривает наличие интегрированных пакетов прикладных программ, включающих специализированные программы и информационные технологии, которые обеспечивают комплексную реализацию задач любой предметной области. В состав программного обеспечения офиса могут также входить:
программа анализа и составления расписаний;
программа презентации;
графический редактор;
программа обслуживания факс-модема;
сетевое программное обеспечение;
программы перевода.
Офисные программные продукты используются как самостоятельно, так и в составе интегрированных пакетов (ИП). В интегрированный пакет для электронного офиса входят программные продукты, взаимодействующие между собой. Основу пакета составляют:
текстовый редактор;
электронная таблица;
система управления базой данных;
средства телекоммуникаций;
графические возможности, т. е. все то, что необходимо для самых распространенных видов работ в любом из офисов.
Кроме них в интегрированный пакет могут входить и другие офисные продукты.
Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же (или, похожие) приемы работы с различными приложениями пакета. Взаимодействие программ осуществляется на уровне документов. Это означает, что документ, созданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная цена, если приобретать их по отдельности.
В настоящее время на рынке офисных продуктов доминируют три комплекта:
Borland Office for Windows фирмы Novell (в настоящее время Corel Office);
Smart Suite фирмы Lotus Development (в настоящее время подразделение IBM);
Microsoft Office фирмы Microsoft.
Назначение офисных программных пакетов – обеспечить сотрудников офиса и предприятия широким набором средств для повседневной совместной работы, автоматизировать выполнение рутинных операций, помочь в комплексном решении задач предприятия в целом.
Самым популярным набором офисных приложений является интегрированный пакет Microsoft Office. До последнего времени ведущими разработчиками данного вида программного обеспечения были три известные компании - Microsoft, Novell и Lotus Development. Созданные ими программные пакеты предлагают много схожих средств и возможностей и ориентированы практически на один и тот же сектор рынка (для «простого» пользователя).
Корпорация Microsoft выпустила программный продукт, который обеспечивает пользователя полным набором средств для повседневной работы, а сотрудников офиса – средствами для автоматизации их деятельности и совместной продуктивной работы. Речь идет о программном продукте - Microsoft Office для Windows.
Microsoft Office - это семейство программных продуктов. Иными словами, все приложения семейства Office создают единую среду, взаимодействуя друг с другом. При этом пользователь может не задумываться над тем, в каком приложении создать тот или иной документ. Он просто указывает тип объекта, с которым собирается работать (текст, таблицы, графика), и то, как эти объекты должны быть встроены один в другой или взаимодействовать друг с другом.
Наибольшее распространение (90% рынка) получил пакет программ Microsoft Office Professional. Этому способствовала и полнота комплекта, обеспечивающего решение всех основных задач автоматизации делопроизводства на одном автоматизированном рабочем месте, и абсолютно строго проведенная унификация интерфейса продукта, позволяющая пользователю не тратить время на освоение непривычных терминов и команд, и преобладание IBM-совместимых компьютеров по сравнению с другими компьютерами, и альянс Intel-Microsoft, и широкое распространение MS Windows). Windows поставляется вместе с несколькими прикладными программами, среди которых текстовый редактор Word-Pad, графический редактор Paint и программа связи Hyper Terminal, стандартные программы (часы, калькулятор, номеронабиратель и др.), которые помогут организовать и упростить работу.
Microsoft Office представляет собой средство, дающее возможность пользователю оперировать не файлами и приложениями, в которых они создаются, а просто документами, что позволяет облегчить поиск нужных документов и объединить данные и объекты, созданные в разных программах пакета, в единый документ, для чего используются Internet и интрасети с серверами Web.
В Microsoft Office входит программа, объединяющая все эти инструменты - это Microsoft Office Manager. Данный диспетчер документов позволяет:
распределять документы по различным папкам в соответствии с их назначением, один и тот же документ может находиться в нескольких папках одновременно. При этом пользователь имеет дело не с малоинформативными именами файлов и каталогов, а с именами документов и папок произвольной длины;
просматривать документы выборочно по именам, задавая определенные критерии поиска;
редактировать документы, вызывая соответствующую программу.
Расширенная версия MS Office содержит: Word (текстовый процессор), Excel (табличный процессор), Access (система управления базой данных), PowerPoint(подготовка презентаций), Outlook Express (электронная почта и персональный диспетчер), FrontPage (средство создания Web-узлов), Publisher (настольная издательская система).
Word – текстовый процессор – исторически самое первое и наиболее широко используемое приложение. Раньше подобные программы назывались текстовыми редакторами, но сегодня этот термин не отражает их возросших возможностей. Помимо работы собственно с текстом (набор, редактирование, форматирование, автоматическая проверка правописания, составление автореферата и т.д.) Word позволяет создавать в тексте таблицы, графики, иллюстрации и пр. с их автоматической нумерацией и формированием перекрестных ссылок. В результате можно подготовить документ любой сложности и объема. То есть Word представляет собой интеграцию текстового и графического редакторов, элементов электронных таблиц, гипертекстовой технологии.
Excel – табличный процессор - средство обработки любой экономической информации, если ее можно представить в табличном виде. Позволяет составлять отчеты самых разнообразных форм, наглядно представлять табличные данные в виде графиков, диаграмм. Позволяет производить вычислительные операции.Также представляет собой интеграцию элементов текстового и графического редакторов, гипертекстовой технологии.
Access –система управления базами данных – реализует реляционный подход к структурированию информации с ограниченным объемом, задаваемым емкостью оперативной памяти компьютера и двумерным представлением данных в виде строк и столбцов. Access работает с теми же таблицами что и Excel, но при этом данные хранятся на внешних носителях информации и таблицы связаны между собой перекрестными гипертекстовыми ссылками. Здесь также наблюдается интеграция электронных таблиц, систем управления базами данных, графических редакторов и гипертекстовой технологии. Access может использоваться для создания локальных баз данных, ведения личных каталогов по различным тематикам и т.д.
PowerPoint – подготовка презентаций докладов, иллюстративного материала, для визуального отображения основных тезисов. Подобные программы основаны на синтезе текстовых и графических редакторов с гипертекстовой и мультимедийной технологиями. С помощью Power Point можно подготовить слайды для выступления, графические заставки для видеофильмов и т.д.
Outlook – почтовая система и персональный диспетчер включает адресную книгу, дневник текущих записей, еженедельник для планирования деятельности, электронную почту и другие полезные функции. Здесь наблюдается конвергенция текстового процессора, электронной почты, систем индивидуального планирования заданий. Outlook можно использовать не только для планирования личной деятельности, но и для групповой. При работе в одной локальной сети с его помощью можно просмотреть расписание мероприятий сотрудников и автоматически выбрать наиболее удобное для всех время для проведения совместных мероприятий. При этом в каждом индивидуальном плане сформируется соотвествующее уведомление.
FrontPage – средство создания и поддержки Web-узлов. Web-узел - это набор специально оформленныхWeb-страниц, связанных между собой перекрестными гипертекстовыми ссылками. FrontPage позволяет приобрести навыки в освоение первых шагов Web-дизайна, создать как личный Web-узел, так иWeb-узел для Интернет.
Publisher – настольная издательская система выполняет многие функции Word (формирование содержания документа), но результатом ее работы является документ в виде высококачественного полиграфического издания: буклеты, каталоги, пригласительные билеты, поздравительные адреса и т.д.
В электронном офисе используется технология OLE, которая позволяет связывать объекты (программы, тексты, документы, рисунки, таблицы и т.д.), созданные разными приложениями в единый документ.
Корпорация Microsoft создала протокол OLE (Object Linking and Embedding – привязка и встраивание объектов), позволяющий объединять документы (фрагменты), созданные в разных приложениях. Протокол предлагает большое число возможностей, которые реализуются быстро и максимально дружественно, так как они доступны и операционной системе и приложениям в любой момент времени.
Протокол OLE обеспечивает:
Концепцию составных документов. Например, в документ редактора Word можно выставить диаграмму Excel, схему Visio и т.д. Возможны две составляющие этой технологии: привязка и встраивание. Если один объект привязан к другому, то изменение оригинала (откуда взят) приводит к изменению привязанного объекта. Если объект привязан к нескольким документам, то изменение оригинала вносятся во все привязанные объекты. Если объект встроен в документ, то изменения оригинала не приводит к изменению встроенного объекта.
Редактирование «на месте». В этом случае привязанные и встроенные объекты можно редактировать в объединенном документе, а не в оригинале.
Примерами применения технологии OLE может служить включение в электронный офис предметных приложений типа «Поставщики и покупатели», «Складской учет» из системы “1С: Предприятие”, что ускоряет работу.
Технологию OLE можно использовать для объединения объектов в сети Интернет.