Работа с шаблонами документа

Шаблоны могут существенно ускорить подготовку документов различных типов, например, различных фирменных бланков, договоров, отчетов и т. п.

Создание шаблона

- создать исходный документ в MS Word;

- выбрать пункт кнопки Office – Сохранить как – Шаблон Word;

- указать папку для сохранения шаблона.

Замечание - Документ-шаблон будет иметь расширение *.dotx.

Создание документа на основе шаблона

Чтобы создать документ на основе имеющегося шаблона нужно:

- выбрать пункт Создать кнопки Office;

- в появившемся диалоговом окне Создание документа выбрать нужный шаблон из предлагаемых групп шаблонов (Установленные шаблоны или Мои шаблоны).

-создать документ и сохранить его.

Формулы

Для удобства работы с формулами рекомендуется увеличить масштаб до 200 - 300%. Используя вкладку Вставка – группу Символы – Формула, выбрать подходящий шаблон.

Или Вставка –Символы – Формула – Создать новую формулу.

Сноски

Сноски предназначены для добавления к тексту комментариев, объяснений, указания источника информации. Сноски бывают обычные (в конце страницы) и концевые (в конце всего текста). Для работы со сносками предназначена панель Сноски вкладки Ссылки.

Для вставки обычной сноски необходимо поставить курсор в место, где нужно пометить сноску и нажать кнопку Вставить сноску.

В тексте, в том месте, где находился курсор, появится значок порядкового номера сноски, а внизу страницы – горизонтальная разделительная линия и номер сноски, куда вы сможете впечатать нужный вам текст.

Для вставки концевой сноски (в конце документа) предназначена кнопка Вставить концевую сноску.

Сноски нумеруются автоматически в соответствии с выбранной пользователем системой нумерации. При добавлении новой сноски Перемещаться между сносками можно при помощи кнопки Следующая сноска. Увидеть все сноски на странице можно кнопкой Показать сноски. Для удаления сноски необходимо выделить ее номер в тексте, а затем нажать клавишу Delete.

Перекрестные ссылки

Использование перекрестных ссылок полезно в многостраничных документах при указании ссылок на таблицы, заголовки, разделы, к которым нужно обратиться для получения более подробной информации. Они служат для быстрого перехода к нужному элементу. Можно создавать перекрестные ссылки на заголовки, сноски, закладки, названия, нумерованные абзацы, таблицы, рисунки, формулы. Инструменты для работы с перекрестными ссылками находятся на панели Связи вкладки Вставка.

Перекрестные ссылки создаются только между элементами того документа, над которым вы работаете. Для создания перекрестной ссылки:

- установите курсор в то место, с которого будет начинаться перекрестная ссылка;

- нажмите кнопку Вставка – Связи - Перекрестная ссылка,

- в открывшемся окне в выпадающем списке Тип ссылки надо выбрать тип элемента, на который будем ссылаться, например, Заголовок и указать на какой заголовок конкретно в разделе Для какого заголовка;

- в выпадающем списке Вставить ссылку на… надо указать данные, которые следует добавить в документ, например, Текст заголовка.

Для того, чтобы иметь возможность перехода к ссылаемому элементу, флажок Вставить как гиперссылку должен быть установлен.

Предположим, вы хотите сослаться на главу Работа с шаблонами документа этого опуса. Появится название главы, на которую вы хотите сослаться: Работа с шаблонами документа. Если подвести к этой надписи курсор, то появиться значок ссылки, щелчок по которому перенесет Вас в означенную главу.