3. Дублирование учетных документов на бумажных носителях

В случае составления первичных и сводных учетных документов на магнитных носителях информации организация нередко вынуждена дублировать учетные документы на бумажных носителях.

В действующем законодательстве Российской Федерации отсутствует прямое указание относительно того, какие формы первичных и сводных учетных документов организации необходимо иметь на бумажном носителе, если в данной организации бухгалтерский учет ведется с применением компьютерных бухгалтерских программ.

Из анализа нормативных документов в области бухгалтерского учета и отчетности следует, что предприятия, учреждения и организации самостоятельно формируют учетную политику исходя из своей организационно - правовой структуры, отрасли и другой специфики деятельности, руководствуясь действующим законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, а также нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет.

Учетная политика, принятая организацией, утверждается приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета. Организация должна документально оформлять все хозяйственные операции, однако она сама решает, какие документы следует оформлять в бумажном виде и какие - на магнитном носителе.

Если организация ведет учет с применением компьютерных бухгалтерских программ, то она обязана за свой счет изготавливать копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

4. Классификация первичных документов

По своему назначению документы подразделяются:

- на распорядительные документы, предписывающие совершить какое-либо действие или ряд действий, содержащие разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (например, приказ на выплату премии, распоряжение руководителя на выдачу денежных средств под отчет, платежное поручение на перечисление денежных средств с расчетного счета и т.д.). Такие документы разрешают проведение операции, но содержащаяся в них информация не отражается в учетных регистрах;

- на оправдательные документы, подтверждающие факт совершения определенных хозяйственных операций и обоснованность их совершения, содержащие информацию об исполнении распоряжения (например, накладные, авансовый отчет, квитанция к приходному кассовому ордеру и т.д.). Информация, содержащаяся в этих документах, заносится в учетные регистры;

- на комбинированные документы, заключающие в себе функции распорядительных (разрешительных), оправдательных документов и документов бухгалтерского оформления (например, расчетно - платежная ведомость или расходный кассовый ордер, являющиеся, с одной стороны, распоряжением на выплату денежных средств из кассы определенным лицам, а с другой, - подтверждением получения указанными лицами соответствующих денежных сумм);

- на документы бухгалтерского оформления, предназначенные исключительно для целей бухгалтерского учета, конкретизирующие или поясняющие отражение в бухгалтерском учете тех или иных фактов хозяйственной деятельности либо их последствий (например, бухгалтерская справка, расчет амортизации основных средств и т.д.). Эти документы нужны для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе.

Кроме того, по объему отраженных операций документы подразделяются:

- на первичные документы, содержащие информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера, накладные и др.);

- на сводные документы, предназначенные для обобщения информации о всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира, товарный отчет, журнал регистрации фактов хозяйственной деятельности и др.).

По количеству отраженных в них операций документы подразделяются:

- на разовые документы, составляющиеся отдельно по каждой операции (например, накладная на отпуск материалов);

- на накопительные документы, отражающие несколько операций за определенный период (например, лимитно-заборная карта).

По числу учитываемых позиций документы бывают:

- однострочными, содержащими одну учетную позицию;

- многострочными, содержащими две и более учетные позиции (например, платежная ведомость).

По месту составления (по отношению к организации) документы классифицируются:

- на внутренние документы, составленные в самой организации ее сотрудниками для оформления внутренних хозяйственных операций (например, акт ввода в эксплуатацию основных средств и т.д.);

- на внешние документы, составленные контрагентами организации, поступающие от сторонних организаций и отражающие взаимоотношения организации со своими партнерами по бизнесу (например, платежные поручения, накладные на получение товарно-материальных ценностей от поставщиков, железнодорожные накладные и т.д.).

По содержанию хозяйственных операций документы подразделяются:

- на материальные документы, служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей (например, акт (накладная) приемки - передачи основных средств, акт о приемке материалов);

- на денежные документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами организации (платежное поручение, приходный кассовый ордер и др.);

- на расчетные документы, используемые для оформления расчетных взаимоотношений организации со своими партнерами по внешним обязательствам (счет, счет-фактура и др.).

По способу заполнения документы могут быть заполненными вручную или с помощью компьютера.

В отдельную группу документов следует выделить учетные регистры, то есть документы аналитического и синтетического учета (ведомости, журналы - ордера, бухгалтерские книги и т.д.).

Для быстрого поиска необходимого документа в бухгалтерии формируется номенклатура дел.

Каждый полученный документ подшивается после обработки в папку - дело. Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии. Список дел оформляется следующим образом:

Индекс дела (номера на папках)

Наименование дела (заголовок)

Количество дел в папке

Номер папки по перечню

Срок хранения

Примечания

Индекс дела состоит из двух частей - присвоенного подразделению номера (например, 005 - бухгалтерия) и номера по порядку в бухгалтерии. Графа «Количество дел» заполняется в конце года. В графе «Примечания» указывается, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документа: перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий (с указанием сроков хранения), либо перечня управленческих документов постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций.