1.11 Объединение ячеек и изменение направления текста

1. Вставьте перед названиями столбцов две новые строки.

2. Объедините ячейку, содержащую название первого столбца, и две пустые ячейки, расположенные выше в новых строках. Затем аналогично объедините ячейки в столбцах (Табель­ный номер) и (Фамилия), (Должность), (Оклад), используя инструмент .

3. Выделите четыре пустые ячейки, расположенные над двумя столбцами, где задается количество отработанных дней, и объедините их. Введите в объединенную ячейку текст «От­работано дней» – он расположится над двумя столбцами.

4. Установите курсор на название столбца «Рабочих дней» и выполните действие Формат ячеек – вкладка Выравнивание. Измените ориентацию текста, повернув его на 90 градусов. Изменение направления текста позволяет сузить ширину столбца.

5. Находясь в текущей ячейке, щелкните левой кнопкой мыши по инструменту в виде кисти («Копировать формат»), а за­тем – по соседней ячейке с заголовком «Выходных дней». Текст развернется на 90 градусов. Уменьшите ширину столб­цов и, при необходимости, увеличьте высоту строк, чтобы текст заголовков «смотрелся».

6. Действуя аналогично, придайте заголовку вид, показанный на рисунке 1.2. При этом не только отформатируйте, но отредактируйте тексты заголовков.

12. Выравнивание данных и управление разрядностью

Следует различать горизонтальное и вертикальное выравнивание текста в ячейках.

При горизонтальном выравнивании данных принято соблюдать следующие правила:

- ячейки, содержащие текст, выравниваются по левой границе;

- ячейки, содержащие числа, выравниваются по правой границе;

- названия столбцов таблицы выравниваются по центру.

Проведите несколько экспериментов с расположением фа­милий (по центру, по правой границе, по левой границе).

12. Разрядность чисел и точность вычислений

1. Установите формат «Целое число» для столбцов, содержащих оклад, количество отработанных дней, количество детей, вы­четы и налог. Все остальные графы отформатируйте как числа с двумя разрядами после запятой и разделителем групп разря­дов в виде пробела. Для форматирования выделите фрагмент таблицы и воспользуйтесь пунктом меню Формат ячеек – вкладка Число. При необходимости измените ширину неко­торых граф, чтобы таблица выглядела привлекательно.

2. Обратите внимание: таблица содержит много нулевых значений, которые мешают воспринимать информацию, поэтому через пункт меню Сервис – Параметры – вкладка Вид отключите вывод нулей.

Для того, чтобы осуществить данную операцию в MS Excel 2007, нажмите кнопку Office, выберите Параметры Excel, зайдите во кладку Дополнительно, снимите галочку Показывать нули в ячейках, которые содержат нулевые значения.

3. Теперь возникла другая крайность – в таблице оказыва­ется много пустых ячеек. Пусть вместо нулевых ячеек требуется проставить прочерк. Выделите ячейки, содержащие количество детей. Откройте окно форматирования ячейки (пункт меню Фор­мат ячеек). В списке форматов выберите самый последний – «Все форматы». Введите следующий пользовательский формат: 0;0;--- и нажмите кнопку ОК. Там, где количес­тво детей равно нулю, будут выводиться три дефиса.

4. Для столбцов, отформатированных в виде чисел с двумя разрядами после запятой, задайте следующий пользовательский формат:

# ##0,00;0;"--- ".

Знак # подавляет вывод незначащих нулей, отрицательное число выводится без разделителя групп разрядов. При нулевых значениях выводится текст из трех дефисов и четырех пробелов (поэтому использованы кавычки), что сместит прочерк ближе к центру ячейки).

5. Самостоятельно создайте пользовательский формат для столбца «Налог».

6. Сохраните файл.

12. Нанесение границ и изменение цвета

1. В MS Excel 2003 войдите в режим Сервис – Параметры – вкладка Вид и сбросьте флажок у элемента Сетка (вертикальные и гори­зонтальные линии должны исчезнуть). В MS Excel 2007 сетку можно отключить во вкладке Разметка страницы. Это позволит более отчетливо увидеть результаты следующих действий.

2. Используя инструмент «Границы», расчертите таблицу линиями. Перед нанесением границ фрагмент таблицы нужно выделить.

3. Измените цвет символов итоговой строки (инструмент ). Для символов выбирайте темные цвета. Например, хорошо смотрятся темно-коричневый цвет, темно-синий. На черно-белом принтере они практически неотличимы от черного, а на экране монитора заметно выделяются.

На рисунке 1.2 представлена окончательная редакция таблицы.

4. Измените цвет фона названий некоторых столбцов таблицы (инструмент ). Рекомендуется для фона выбирать очень светлые тона, тогда при печати на черно-белом принтере они не будут слишком контрастными, но на экране позво­лят создать определенное зонирование таблицы. Например, ячейки «Начисления» можно окрасить в светло-желтый цвет. Не злоупотреб­ляйте раскраской таблицы, она должна нести определенную функцию, помогать анализировать или контролировать дан­ные. Чрезмерная пестрота деловых таблиц косвенно свиде­тельствует о недостатке профессионализма.

5. Придайте таблице вид, наилучший с Вашей точки зрения.

6. После проведения экспериментов с границами и цветами включите отображение сетки.

7. Сохраните таблицу.

12. Условное форматирование

В тех случаях, когда внешний вид данных должен зависеть от ситуации, целесообразно применять условное форматирование. Различают два способа форматирования. Первый – формат текущей ячейки изменяется, в зависимости от значения, которое в ней находится; второй – формат ячейки изменяется в зависимости не от собственного значения, а от значений, которые имеют другие ячейки.

1. Выделите ячейки, содержащие количество детей у сотрудников. Через пункт меню Формат – Условное форматирование сформируйте условие, как показано на рисунке 1.3.

Рисунок 1.3 – Условное форматирование

Рисунок 1.2 – Окончательная редакция таблицы

2. Затем нажмите кнопку Формат, задайте нужный цвет и начертание симво­лов (вкладка Шрифт). Убедитесь, что ячейки, содержащие количество детей больше 1, приобрели заданный цвет.

В MS Excel 2007 данная операция выполняется через пункт главного меню «Условное форматирование».

3. Сохраните файл.

12. Защита листа, рабочей книги и файла

1. Защитите созданную Вами ЭТ от изменений (пароль задавать не нужно). Для этого в MS Excel 2003 используйте пункт меню Сервис – Защита – Защитить лист. В MS Excel 2007 защита листа и книги осуществляется в пункте меню «Рецензирование».

2. После включения защиты попробуйте изменить какие-либо ячейки таблицы – у Вас это не должно получиться.

3. Снимите защиту с листа рабочей книги.

Кроме защиты листа, можно защищать рабочую книгу. При включении защиты книги стано­вится невозможным выполнение некоторых действий над рабочей книгой в целом, например, добавление и удаление листов. При коллективной работе в локальной сети к рабочей книге можно открыть общий доступ с разрешением и без разрешения вносить исправления.

4. Через пункт меню Сервис – Защита защитите структуру рабочей книги. Затем попытайтесь удалить лист, добавить лист – у Вас это не должно получиться.

5. Снимите защиту с рабочей книги.

Нередко в компьютерах хранят конфиденциальную информацию. Для предотвращения несанкционированного доступа к данным следует при сохранении рабочей книги установить пароли. Тогда без знания паролей книгу будет невозможно открыть или сохра­нить сделанные в ней изменения.

6. Выберите пункт меню Файл – Сохранить как. В появив­шемся окне нажмите кнопку Сервис – Общие параметры. Откроется подчиненное окно, которое показано на рисунке 1.4.

Рисунок 1.4 – Параметры сохранения

Первый пароль запрашивается при открытии рабочей книги, а второй влияет на режим, в котором рабочая книга будет открыта. Так, если второй пароль неизвестен, то рабочая книга может быть открыта только в режиме чтения. Запишите на бумаге введенные пароли, так как если Вы их забудете, то открыть файл не удастся.

7. Сохраните и закройте рабочую книгу, а затем откройте ее вновь. Будут запрошены пароли.

8. Для более детального изучения вопроса проведите несколько экспериментов с паролями. Научитесь не только устанавли­вать пароли, но и снимать их.

9. Пароли можно задать через пункт меню Сервис – Пара­метры – вкладка Безопасность. Опробуйте и данный способ установки и снятия паролей.

10. Сохраните рабочую книгу в своей папке.

12. Построение диаграмм

Графическая информация воспринимается лучше, чем табличная, текстовая и вербальная. Поэтому графика широко используется для анализа экономических данных. MS Excel является незаменимым средством, позволяет строить на основе таблиц диаграммы любого типа. Для этой цели используют специальный инструмент – Мастер диаграмм.

На рисунке 1.5 показаны основные объекты диаграммы.

Легенда

Рисунок 1.5 – Основные объекты диаграммы

1. Откройте рабочую книгу Задача 3. Снимите защиту с ра­бочего листа, если она была установлена. Сразу сохраните файл под именем Задача 4.

2. Задайте диапазоны данных для построения диаграммы. Для этого выделите фамилии и оклады 5–6 сотрудников из Ва­шей таблицы. Помните: если диапазоны не являются смеж­ными, то при выделении нужно удерживать клавишу Ctrl.

3. После выделения ячеек в MS Excel 2003 щелкните левой кнопкой мыши по инструменту Мастер диаграмм – откроется окно с двумя вкладками.

4. Активизируйте вкладку Стандартные. Перейдите к следую­щему шагу, на котором задайте Вид диаграммы. Для начала выберите наиболее распространенный вид, который носит название Гистограммы.

5. Перейдите к следующему шагу и на вкладке Заголовки за­дайте:

- название диаграммы – «Январь»;

- название оси X – «Фамилии»;

- название оси Y – «Руб.».

В MS Excel 2007 зайдите в меню Вставка, выберите Гистограмму.

6. Диаграмму разместите на отдельном листе. Проанализируйте полученный результат.

7. Щелкните по диаграмме для начала ее редактирования. От­редактируйте Заголовок диаграммы, самостоятельно устано­вите шрифт, начертание, размер шрифта в пунктах и цвет.

8. Аналогично отредактируйте названия осей X, Y. Размер шрифта 8 или 9 пунктов.

9. Затем отформатируйте оси Х и Y. Установите для осей шрифт размером 8 или 9 пунктов.

10. Отформатируйте Область диаграммы и Область построения диаграммы. Выбирайте очень светлые тона, если планируете печатать диаграмму на черно-белом принтере.

11. Отформатируйте сетку. Для этого установите указатель мыши на одну из линий сетки и щелкните один раз правой кнопкой мыши.

12. Отформатируйте оси X и Y. Проведите несколько эксперимен­тов с минимальным и максимальным значениями шкалы по оси Y. Отобразите основные и промежуточные метки оси Y.

13. Опробуйте различные типы диаграмм и их разные виды. Для этой цели нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на элементе ряда данных, например на «столбике», и выбрать в появившемся меню нужный пункт.

14. Закончите редактирование диаграммы. Перейдите на лист, где расположена таблица, и поменяйте несколько значений. Вернитесь на лист с диаграммой и изучите на графике ваши изменения.

15. Создайте круговую диаграмму, максимально похожую на ту, которая показана на рисунке 1.6. Обратите внимание на боль­шое число нюансов, которыми насыщена диаграмма. Поста­райтесь их все отразить в своей диаграмме.

Рисунок 1.6 – Круговая диаграмма

15. Самостоятельно постройте еще 3–4 диаграммы. Не ленитесь, доводите оформление каждой диаграммы до максимального совершенства. Помните: как внешний вид самой таблицы, так и внешний вид диаграммы косвенно свидетельствуют об уровне квалификации разработчика и об его отношении к порученному делу. Достойно представленные результаты всегда улучшают мнение об авторе.