2. Формирование личных дел работников

Формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и порядком, предусмотренным в отношении данного вида дел. [1] Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность. Формирование личного дела производится непосредственно после приема (перевода) работника. В личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе:

- личный листок по учету кадров или анкета;

- дополнение к личному листку по учету кадров (или анкете);

- автобиография;

- копии документа об образовании;

- трудовой договор;

- договор о материальной ответственности;

- характеристики (рекомендательные письма);

- заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);

- выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);

- выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;

- выписки (копии) документов об аттестации (отзывы, аттестационные листы и пр.) [9]

С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются в отдельную папку, производится его первичное оформление. С этой целью:

- оформляется обложка личного дела, обложка имеет заголовок личного дела – это фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже, если работник поменял фамилию после оформления личного дела, то его старая фамилия будет указана в скобках, а новая написана над ней.

- личному делу присваивается учетный номер (индекс);

- производится заполнение соответствующих позиций на лицевой обложке и корешке личного дела;

- в личное дело вкладывается опись документов личного дела.

Опись документов личного дела представляет собой перечень документов, помещенных в личное дело. Она содержит информацию о номерах страниц личного дела, на которых расположен конкретный документ и помогает быстро его найти, указываются сведения о названиях документов, которые включены в дело, их датах и индексах. Опись подшивается сразу при заведении личного дела и заполняется по мере поступления документов в течение трудовой деятельности работника. Нумерация листов внутренней описи производится отдельно от листов личного дела. Не рекомендуется включать в личные дела документы, имеющие временный срок хранения – до 10 лет (например, справки о составе семьи, о состоянии здоровья и т.п.). Срок хранения документа поможет определить Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

При поступлении на работу сотрудник заполняет бланки документов: личный листок по учету кадров и автобиографию. Личный листок по учету кадров (аналогичная форма – анкета) – перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т.д. Работник заполняет листок (анкету) от руки при поступлении на работу. Ответы на вопросы дает полностью, без сокращений, пропусков, исправлений на основании личных документов - паспорта, трудовой книжки, документов об образовании. На личный листок наклеивается фотография работника. Личный листок должен быть проверен сотрудником, ответственным за документационное обеспечение кадровой деятельности в организации. Имеет место документ, именуемый дополнение к личному листку (анкете), в котором указывают сведения об изменениях, касающихся работника после заполнения личного листка (анкеты). В нем указывают Ф.И.О. работника и два раздела. Первый раздел фиксирует перемещение работника по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности, а также соответствующий документ, подтверждающий это обстоятельство. Второй раздел фиксирует изменения в образовании, семейном положении, награждениях и т.п. Все изменения также должны быть подтверждены соответствующими документами. Дополнение к личному листку (анкете) заполняет работник, ведущий документы по кадрам. При этом в реквизитах к дополнению должна стоять отметка о проверке личного дела с подписью и датой. [9]

Личный листок по учету кадров должен быть подписан составителем. В нем также должна быть указана дата заполнения. Когда листок заполнен, в него уже нельзя вносить изменения и дополнения. Анкета отражает дополнительные сведения о работнике. Она может быть заполнена наряду с личным листком по учету кадров. В анкете работником указываются следующие сведения: дата рождения; пол; место жительства и домашний телефон; семейное положение; образование, специальность; отношение к воинской обязанности; предыдущее (-ие) место (-а) работы; заболевания, по причине которых работник затрудняется выполнять трудовые функции; а также иные сведения, ознакомление работодателя с которыми работник считает нужным. В анкету обязательно должна быть вклеена фотография работника. Если персональные данные работника изменились, то работник в письменной форме уведомляет об этом работодателя в четырнадцатидневный срок. Работодатель вправе по мере необходимости истребовать у работника дополнительные сведения. В этом случае работник должен предоставить такие сведения, и в случае необходимости, для достоверности, предъявить подтверждающие документы. К заполнению анкеты предъявляют те же требования, что и к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета должна быть подписана работником по кадрам – специалистом кадровой

Автобиография – документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника. [1] Автобиография пишется сотрудником собственноручно, в произвольной форме без исправлений, в одном экземпляре, излагая основные события своей жизни в хронологической последовательности. Внизу ставится дата написания, подпись работника и ее расшифровка. В автобиографии отражаются следующие сведения:

1) фамилия, имя, отчество;

2) дата и место рождения;

3) полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);

4) трудовая деятельность;

5) профессия;

6) общественная работа, участие в выборных органах;

7) отношение к воинской службе и воинское звание;

8) наличие правительственных и других наград и поощрений;

9) сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).

Автобиография подписывается составителем с указанием даты.

Личное дело – совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Цель формирования личного дела – сосредоточение и хранение всей информации о работнике в одном месте. [9]