Курс лекций по дисциплине документооборот 2014
.pdfОсновные разделы текста положения о структурном подразделении (продолжение):
4.ответственность - устанавливается ответственность руководителя подразделения за несвоевременное и некачественное выполнение возложенных на него функций и обязанностей, а также не использование предоставленных прав.
5.организация работы - определяются служебные взаимоотношения структурного подразделения с другими подразделениями фирмы по вопросам производственнохозяйственной деятельности, согласования документов, совместного выполнения работ и т.п.
К организационным документам можно также отнести различные правила и инструкции,
издаваемые на фирме:
Положение о документационном обеспечении управления
Положение о проектировании вычислительной сети
Инструкция по технике безопасности
Инструкция о порядке заключения, изменения и расторжения договоров
Инструкция по работе с электронной почтой
Инструкция о порядке пользования глобальной информационной сетью Internet.
Протокол
распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
документ с записью всего происходящего
на заседании, собрании (толковый словарь русского языка).
отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников.
Формуляр протокола состоит из реквизитов:
наименование организации (структурного подразделения),
Наименование вида документа (ПРОТОКОЛ),
дата заседания,
номер (порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года, н-р № 1, № 2 и т.д.),
место заседания,
гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению),
заголовок (как правило, согласуется с наименованием вида документа, отвечая на вопрос «Чего?». Например ПРОТОКОЛ… собрания трудового коллектива),
текст,
Подписи Председателя и секретаря.
Текст протокола подразделяется на две части:
1. вводную, где указываются - председательствующий - секретарь - присутствующие
- повестка дня, вопросы в которой располагаются по степени их сложности и важности.
2. основную, где фиксируется ход заседания.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):
Образец оформления протокола
Тема 4. Документация по организационно – распорядительному регулированию деятельности предприятия.
Содержание
Виды организационных документов:
Инструкция
Положение
Регламент
Штатное расписание
Структура и штатная численность
Инструкция
это правовой акт, издаваемый органом управления в целях установления правил, регулирующих организационные, научнотехнические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности, должностных лиц.
подразделяются на две группы:
1.инструкции регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого применяется участие исполнители (должностные лица, подразделения);
2.должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.
Инструкция состоит из разделов
Раздел 1 "Общие положения", в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера.
Раздел 2 "Должностные обязанности" определяет вид работы, выполняемые сотрудником.
Раздел 3 "Права" устанавливает права работника, которые способствуют успешному выполнению работы.
Раздел 4 "Ответственность" конкретно указывает на то, что работник несет ответственность.