Этапы выполнения лабораторной работы

1. Создание базы данных и сводной таблицы

Рассмотрим основные этапы выполнения лабораторной работы на примере.

Создать базу данных с полями: Товар, Клиент, Дата, Сумма. Отработать процедуры добавления и удаления записей, поиска по критерию, сортировки и фильтрации записей.

Пошаговая запись выполнения задания:

Определяем имена полей (создаем заголовок базы данных): А1 – Товар,В1 – Клиент, С1 – Дата, D1 – Сумма. Для применения к шрифту полужирного начертания выделяем ячейки с А1 по D1 и выбираем пункт меню «Формат» «Ячейки». На вкладке «Шрифт» устанавливаем начертание полужирное.

Затем вводим первую запись: А2 – слива, В2 – ЧП "Бендер", С2 – 01.06.2004,

D2 – 1500. Затем щелкаем в ячейке D2, нажимаем пункты меню Формат →Ячейки и на вкладке Число устанавливаем формат поля Денежный, обозначение - русский. Затем выделяем ячейки с А1 до D2 и нажимаем последовательно пункты меню Данные Форма. После этого при помощи формы вводим оставшиеся 9 записей. В результате получается таблица:

Рис. 2.1. Результат заполнения базы данных

2. Поиск, сортировка и фильтрация данных

2.1. Поиск с помощью формы данных

Самым простым способом поиска информации в списках Excel является использование формы данных. Чаще всего требуется найти определенные записи в списках.

Для осуществления поиска необходимо щелкнуть по любой ячейке списка и вызвать команду меню Данные Форма. В появившемся окне формы (рис. 2.2) нажмите кнопку «Критерии», а в следующем диалоге введите в нужные поля признаки, по которым должен производиться поиск (рис. 2.3). Например, если поиск ведется по значениям в текстовом поле, наберите первые символы, которые однозначно определяют искомые данные. Если вы вводите данные в несколько полей, то поиск ведется по нескольким критериям. Часто достаточно ввести в поле несколько первых букв. Не имеет значения, какими буквами – строчными или прописными – введена информация в поле.

Рис. 2.2. Форма для создания и редактирования записей

Рис. 2.3. Задание критериев поиска

В диалоге на рис. 2.3 введены условия поиска нужных данных: товар яблоки и клиент Магазин №1. Для просмотра найденных записей нажмите кнопку «Далее» – откроется предыдущее окно формы, и в нем будут отображены значения полей записи. Для просмотра всех отобранных записей пользуйтесь кнопками «Далее» и «Назад».

2.2. Поиск значений и формул

В процедуре поиска с помощью формы данных поиск ведется по заданным полям (столбцам). Однако если нас интересует поиск по всему рабочему листу какого-либо конкретного значения или формулы, то лучше воспользоваться процедурой поиска из меню «Правка». Выберите команду Правка →Найти (или нажмите клавиши Ctrl+F). В открывшемся диалоге «Найти» (рис. 2.4) в поле «Что» наберите фрагмент содержимого ячейки. Затем щелкните по кнопке Найти далее». Если поиск оказался успешным, будет активизирована ячейка, содержащая указанный вами фрагмент. Закройте диалог поиска щелчком по кнопке «Закрыть».

По умолчанию поиск ведется по строкам. Вы можете изменить схему поиска, задав в диалоге «Найти» поиск по столбцам. Можете также уточнить, какого рода данные вы ищете: значения или формулы.

Рис. 2.4. Поиск с помощью диалога Найти