8

при редактировании больших по объему документов, когда порядок изображений в результате редактирования может меняться.

Любая дополнительная информация по работе с Microsoft Word может быть получена из справочной системы программы или из литературы, список которой приведен в конце данной работы.

3.ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

1.Ознакомиться с теоретическими сведениями.

2.Получить вариант задания у преподавателя.

3.Выполнить задание.

4.Продемонстрировать выполнение работы преподавателю.

5.Оформить отчет.

6.Защитить лабораторную работу.

4.ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ОТЧЕТА

Отчет по лабораторной работе должен содержать следующие разделы:

∙титульный лист;

∙цель работы:

∙задание на лабораторную работу;

∙ход работы;

∙ответы на контрольные вопросы;

∙выводы по проделанной работе.

5.ЗАДАНИЕ НА РАБОТУ

1.Создайте новый документ в редакторе Microsoft Word и установите параметры страницы в соответствии с требованиями ГОСТ.

2.Настройте панель инструментов. Выведите на экран панели инструментов «Стандартная» и «Форматирование». С помощью команды «Сервис» — «Настройка…» — «Параметры» включите подсказки для кнопок и включите в эти подсказки сочетания клавиш. Запомните «горячие» клавиши для основных команд.

3.Добавьте на панель инструментов разделитель, «Редактор формул» и «Вставить символ».

4.В отчете опишите произведенные в пунктах 1 — 3 действия без использования перечисления списком. Приведите комбинации клавиш для команд выравнивания текста.

5.Вставьте в текст произвольный рисунок и оформите подпись к нему (примеры рисунков находятся в каталоге Windows, либо могут быть получены с помощью кнопки PrtScr, вставкой полученного снимка экрана в редактор Paint и последующим его сохранением).

6.Оформите в виде списка порядок действий в пункте 5.

9

6.КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1.Дайте определение текстового документа.

2.Какие варианты выравнивания текста в пределах абзаца поддерживает Microsoft Word?

3.Каким элементом в документе необходимо оформлять график функции, если по оси абсцисс откладывается время, а по оси ординат — само значение функции?

4.Допустимо ли включение в текстовый документ таблиц, не помещающихся на одной печатной странице? Поясните ответ.

5.Перечислите возможные варианты оформления списков.

6.Когда применяется двойная нумерация формул и рисунков? Как правильно ее оформлять?

7.ЛИТЕРАТУРА

1.Матикашвили Т.И. Методические указания по оформлению текстовых и графических документов по вычислительной технике. — Тула:

Изд. ТулГУ, 1997. — 56 с.

2.ГОСТ 2.004-88 ЕСКД. Общие требования к выполнению

конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ.

3.Бондаренко С., Бондаренко М. Microsoft Office 2003 в теории и на практике. — М.: Новое знание, 2004. — 560 с.

4.Символоков Л. В. Word 2003. Практическое руководство. — М.:

Бином-Пресс, 2005. — 304 с.

10

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №2

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СОВРЕМЕННЫХ ПАКЕТОВ ПРОГРАММ ДЛЯ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕКСТОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

1. ЦЕЛЬ РАБОТЫ

Изучить дополнительные возможности современных текстовых процессоров, позволяющие упростить работу с большими документами.

2. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ СВЕДЕНИЯ

Одним из атрибутов больших документов является наличие колонтитулов. Колонтитулы бывают верхние и нижние. Они представляют собой текст или графические изображения (иногда и то и другое), которые печатаются в верхней и нижней частях каждой страницы. При этом такой текст может быть одинаковым для группы страниц.

Колонтитулы можно использовать для нумерации страниц, вывода названия раздела, главы, имени и фамилии, названия организации, текущей даты или времени и т. д. Кроме того, в Word имеются элементы автотекста, специально предназначенные для колонтитулов. Эти элементы оформления позволяют читателю (впрочем, и автору тоже) быстрее ориентироваться в документе.

Чтобы создать колонтитулы, выполните команду «Вид» — «Колонтитулы». При этом произойдет автоматический переход в режим Разметка страницы, если вы находились в другом режиме. Также будут созданы верхний и нижний колонтитулы. Курсор при этом переместится в верхний.

Одновременно с этим появится панель инструментов Колонтитулы (рис. 7). Она может существенно облегчить работу, так как на нее вынесены основные функции, которые могут вам понадобиться при работе с колонтитулами.

Рис. 7. Панель инструментов «Колонтитулы»

Ввод, редактирование и оформление текста колонтитула выполняется так же, как и при вводе текста в документ. Для выхода из режима работы с

колонтитулами закройте панель инструментов Колонтитулы при помощи соответствующей кнопки. Если позже колонтитулы нужно будет отредактировать, дважды щелкните левой кнопкой мыши в области колонтитулов, и панель появится снова.

Чтобы удалить колонтитул, удалите весь текст, который в нем расположен. При этом лучше включить отображение непечатаемых символов

при помощи кнопки Непечатаемые знаки на панели инструментов

11

«Стандартная», так как если в области колонтитула остались пробелы или метки конца абзаца, он удален не будет.

При использовании колонтитулов для нумерации страниц обратите внимание на то, что если документ будет переплетен, колонтитулы четных и нечетных страниц должны отличаться. Колонтитулы четных страниц обычно выравниваются по левому краю, нечетных — по правому. Чтобы создать разные колонтитулы для четных и нечетных страниц, сделайте следующее.

1.Выполните команду «Файл» — «Параметры страницы».

2.Перейдите на вкладку «Источник бумаги».

3.В области «Различать колонтитулы» установите флажок четных и

нечетных страниц При работе с большим документом часто приходится перемещаться из

его одной части в другую. Одно из самых лучших решений проблемы навигации в большом документе — режим «Схема документа» (рис. 8). Перейти в него можно одним из следующих способов:

∙при помощи кнопки «Схема документа» на панели инструментов «Стандартная»;

∙выполнив команду «Вид» — «Схема документа».

Рис. 8. Фрагмент окна Word в режиме «Схема документа»

Режим «Схема документа» дает возможность увидеть расположение заголовков в документе. Щелкните на нужном заголовке — и вы сразу переместитесь в соответствующее место документа.

Для корректной работы режима «Схема документа» нужно, чтобы перед этим документ был правильно размечен при помощи стилей. Очень часто, работая с большими документами, пользователи делают не структурное форматирование (то есть с помощью стилей), а визуальное (например, заголовки набирают более крупным размером шрифта и делают его подчеркнутым). Если текст структурирован подобным образом, режим «Схема документа» вряд ли покажется удобным, поэтому желательно пользоваться стилями. Их можно определить самостоятельно или же воспользоваться заготовками Word, которые можно выбрать в раскрывающемся списке «Стиль» на панели инструментов «Форматирование» или области задач «Стили и форматирование».

Например, если в тексте есть разделы, подразделы и т. д., то можно выстроить структуру следующим образом:

12

∙стиль Обычный — основной текст;

∙стиль Заголовок 1 — названия разделов;

∙стиль Заголовок 2 — названия подразделов;

∙стиль Заголовок 3 — названия выделенных небольших участков

текста;

∙стиль Сноска — текст сносок;

∙стиль Рисунок — текст подписей под иллюстрациями и т. д.

Режим «Структура» очень похож на режим «Схема документа». Однако если предназначение режима «Схема документа» состоит в том, чтобы упростить пользователю перемещение по тексту, то в режиме «Структура» можно не только быстро просматривать документ, но и изменять его структуру. В режиме «Структура» можно перемещать заголовки совместно с основным текстом и подзаголовками, которые относятся к этому заголовку. Работа в этом режиме также предусматривает грамотное структурирование текста с использованием стилей.

Еще одним важным элементом большого документа является предметный указатель. В предметном указателе собираются отдельные слова и фразы, которые являются ключевыми и могут заинтересовать того, кто будет использовать документ. Обычно также указываются номера страниц, где упоминаются эти термины. Word автоматически упорядочивает указатель

по алфавиту и к тому же сохраняет правильную нумерацию страниц при редактировании текста.

Для создания указателя не потребуется много времени. Если вспоминать о нем не тогда, когда работа уже завершена, а уделить ему внимание во время набора текста, вам это не доставит неудобств. Процесс создания указателя состоит из двух этапов: сначала нужно отметить слова, которые будут использованы в указателе, а затем создать сам указатель.

Чтобы при создании документа включить слово или фразу в предметный указатель, выполните следующие действия.

1.Выделите нужный участок текста.

2.Воспользуйтесь сочетанием клавиш Alt+Shift+X. После

выделенного текста появится поле предметного указателя и будут выведены непечатаемые символы {}.

3.Откроется диалоговое окно «Определение элемента указателя» (рис. 9). Выделенная вами фраза появится в поле основной области «Элемент указателя». При необходимости фразу можно отредактировать.

Диалоговое окно «Определение элемента указателя» позволяет сделать следующее.

∙Создать многоуровневый указатель. Для этого введите фразу, которая должна быть помещена на второй уровень, в поле дополнительный области «Элемент указателя».

∙Задать номер страницы, на которой встречается термин, помещенный в указатель. Для этого установите переключатель «Параметры»

вположение текущая страница.

13

∙ Дать ссылку на другую фразу или термин. Для этого установите

переключатель Параметры в положение перекрестная ссылка и наберите соответствующий текст после слова Cм.

Рис. 9. Диалоговое окно «Определение элемента указателя»

После того как ввод термина будет завершен, нажмите кнопку «Пометить». Если вместо этого выбрать кнопку «Пометить все», после термина будут указаны номера всех страниц, где он встречается.

Когда набор текста будет завершен и фразы, которые должны присутствовать в указателе, будут в него внесены, можно переходить к созданию указателя. Для этого сделайте следующее.

1.Установите курсор в то место текста, куда должен быть вставлен указатель.

2.Выполните команду «Вставка» — «Ссылка» — «Оглавление и указатели» (рис. 10).

3.Перейдите на вкладку «Указатель».

4.Из списка Форматы выберите один из предлагаемых форматов указателей.

5.Чтобы дополнительные элементы располагались под основными, установите переключатель «Тип» в положение «С отступом». Если переключатель установлен в положение «Без отступа», дополнительные элементы будут располагаться на одной строке с основными.

6.Нажмите кнопку ОК, чтобы подтвердить создание указателя. Он появится в документе.

Если после создания указателя текст придется редактировать снова, не забудьте обновить указатель, чтобы восстановить нумерацию страниц.

Для удаления элемента из указателя нужно удалить весь текст, помещенный в фигурные скобки. Чтобы текст указателя был виден, нужно

включить режим отображения непечатаемых символов при помощи кнопки «Непечатаемые знаки» на панели инструментов «Стандартная»

14

Рис. 10. Диалоговое окно «Оглавление и указатели», вкладка «Указатель»

Автоматическое создание оглавления часто используется при работе с большими документами. По завершении работы над книгой, рабочим или

учебным проектом перед распечаткой окончательного варианта документа желательно создать оглавление. Оглавление поможет читателю сориентироваться в данной работе, выделить для себя главное и сосредоточиться на изучении наиболее интересных для него моментов. Оглавление может помочь и при навигации в электронном документе. Если поместить оглавление в начало документа, с него можно будет начать просмотр.

Создание оглавления займет совсем немного времени, если документ оформлен соответствующим образом, т.е. с применением структурного форматирования. Word составит оглавление за считанные секунды, и при этом оно будет построено правильно.

Сборка оглавления происходит в несколько этапов.

1.Word находит заголовки с заданными стилями.

2.Заголовки сортируются по уровням.

3.Каждый заголовок снабжается соответствующим номером страницы. Перечень заголовков и соответствующих им страниц вставляется автоматически.

Для создания оглавления сделайте следующее.

1.Установите курсор в место, где будет располагаться оглавление.

2.Выполните команду «Вставка» — «Ссылка» — «Оглавление и указатели».

3.Перейдите на вкладку «Оглавление» (рис. 11).

4.Выберите стиль оглавления в списке Форматы.

5.Установите флажок «Показать номера страниц» для показа номеров страниц каждого элемента списка.