Конфиденциальность и профессиональная тайна

Под конфиденциальностью подразумевается уважение и защита секретности дел компании, акционеров, директоров и менеджеров и иных участников корпоративных отношений.

Соблюдение конфиденциальности означает сохранение в тайне только информации о добросовестном и законопослушном поведении.

Когда речь идет о некомпетентности, утаивании информации, подлежащей раскрытию, тогда вступают в силу обязательные правила раскрытия информации, вплоть до направления информации о противозаконном или неэтичном поведении в руководящие органы компании или в компетентные государственные органы.

Конфиденциальность включает в себя следующие компоненты:

• Охрана информации, относящейся к деятельности компании и не подлежащей раскрытию – то есть, информации, относящейся к коммерческой тайне.

• Соблюдение полной секретности в отношении бизнеса и, финансовых и личных дел акционеров, директоров, менеджеров, сотрудников и контрагентов компании.

• Неразглашение информации третьим лицам, включая государственные органы, если требования третьих лиц не основаны на законе. В условиях высокого уровня административного давления на бизнес и коррупциогенности такие ситуации могут иметь место.

• Разглашение информации третьим лицам может быть только в случаях, когда: а) либо имело место требование, основанное на законе; б) либо имело место согласие заинтересованного лица, чьи интересы затрагиваются данной информацией.

• Обеспечение осторожности в ходе любых переговоров – устных, письменных или других – для предотвращения распространения конфиденциальной информации и проявление особой осторожности при использовании любых средств телекоммуникации.

• Ограничение доступа к любым конфиденциальным или важным документам.

• Уважение прав коллег и подчиненных на секретность их персональных дел, кроме случаев, когда интересы блага компании или права и законные интересы участника корпоративных отношений могут быть подвергнуты риску в результате неразглашения информации.

Для придания должной строгости и регламентированности режиму конфиденциальности рекомендуется установить и соблюдать общее правило, согласно которому любая информация, получаемая в профессиональной деятельности собственника, директора, менеджера или работника и касающаяся деятельности компании и/или ее контрагентов, должна рассматриваться как конфиденциальная.

Директора и менеджеры должны гарантировать собственникам (акционерам) и другим заинтересованным лицам, что работники компании, работающие с конфиденциальной информацией, разглашение которой может причинить вред указанным заинтересованным лицам, надлежащим образом проинструктированы и в компании действуют реальные механизмы и процедуры (расписки, инструктаж, контрольные мероприятия), предотвращающие разглашение информации.

Следует также учитывать, что защита конфиденциальной информации должна носить длящийся характер. Работник, директор или менеджер, работающие на компанию, принимают на себя обязательства не разглашать конфиденциальную информацию, ставшую им известной в связи с исполнением служебных обязанностей, и после ухода из компании и прекращении работы в ней. Данная информация принадлежит компании и директора, менеджеры и работники должны осознавать отношения взаимного доверия и лояльности, существовавшие между компанией и ее служащими.

Наиболее надежным и гарантированным методом сохранения служащим конфиденциальной информации является его твердое и неукоснительное решение не обсуждать ее с кем бы то ни было, даже с коллегами, не имеющими доступа к данной информации, а также с родственниками. Проблема обсуждения с родственниками заключается в том, что если с ними обсуждают деловые проблемы, то используют как конфиденциальные, так и неконфиденциальные данные.

В результате родственники не имеют представления, что можно разглашать в разговорах со знакомыми, а что нельзя. Условие конфиденциальности в разговорах с родственниками носит деликатный характер и требует тщательного объяснения внутри компании, чтобы сотрудники не считали, что руководство вмешивается в их личную жизнь.