2.5. Пакет ms Office

Офисные пакеты. Офисный пакет – это совокупность прикладных программ. Обычно в офисный пакет входят текстовый редактор, табличный редактор, программа презентационной графики, органайзер, система управления базами данных, электронная почта, браузер. Разные пакеты имеют не только близкий интерфейс, но даже их меню почти повторяется. Основные отличия пакетов – в стоимости, функциях и удобстве составляющих программ, совместимости форматов, многоплатформенности. Самый известный и распространенный офисный пакет MS Office от компании Microsoft. Другие офисные пакеты (Ability Office, Applix Java Office, AnywareOffice, Corel WordPerfect Office, Do Office, GnomeOffice, KOffice, LotusSmartSuite, OpenOffice, StarOffice) менее распространены. Сравним наиболее распространенные офисные пакеты (табл. 2.3).

Офисный пакет	MS Office	OpenOffice	StarOffice	Lotus Office
Стоимость	 400 $	Бесплатно	Бесплатно	 400 $
Русский интерфейс	Да	Да	Да	Нет
Поддерживаемые операционные системы	Windows	Windows, Unix	Windows, Unix, OS/2, Solaris	Windows, OS/2
Межплатформенная совместимость	Нет	Да	Да	Да
Неизменяемые форматы файлов	Нет	Да	Да	Да
«Чужие» форматы файлов	Нет	Да	Да	Да
Служба управления	Нет	Да	Да	Да
Доступ к исходному коду	Нет	Да	Да	Нет

Таблица 2.3. Сравнение офисных пакетов.

Стоит отметить, что пакет MS Office самый «слабый» и самый «виснущий» из наиболее распространенных офисных пакетов. Но так как на территории России этот пакет самый распространенный (в основном благодаря пиратским версиям), то рассматривать будем именно MS Office.

В пакет MS Office входят следующие программы: MS Word (текстовый редактор), MS Excel (табличный редактор), MS PowerPoint (программа подготовки презентаций), MS Access (система управления базами данных), MS Outlook (электронная почта), MS Publisher (издательская система).

MS Word. MS Word – самый распространенный текстовый редактор. Word позволяет создавать множество различных видов документов: служебные записки, отчеты, информационные листки, брошюры, проводить вычисления в таблицах, создавать и редактировать рисунки, использовать фигурный текст, настраиваемые шаблоны для типовых документов и многое другое. Рабочее окно (рис 2.28.) содержит строку заголовка (1), строку меню (2), панели инструментов (3), линейку(4), полосу прокрутки (5), строку состояния (6). В зависимость от настроек некоторые части могут не отображаться.

Рисунок 2.28. Окно программы MSWord.

Рассмотрим пункты меню MS Word (табл. 2.3.).

Пункт меню	Действия
Файл	Создание, открытие, сохраниение, печать, пареметры страницы
Правка	Редактирование документа (отмена, вырезание, копирование, вставка, выделение, очистка, замена)
Вид	Настройка вида окна, панелей инструмента
Вставка	Вставка дополнительных параметров, символов, картинок, объектов
Формат	Форматирование документа (шрифт, абзац, границы и др.)
Сервис	Дополнительные возможности (правописание, перевод, переносы и др.)
Таблица	Работа с таблицами
Окно	Работа с открытыми окнами MSWord
Справка	Вызов справки

Таблица 2.3. Пункты меню MSWord.

Версия MS Word 2003 содержит 19 панелей инструментов, каждая из которых содержит инструменты для определенной работы. Отобразить или убрать панель инструментов можно с помощью пунктов меню Вид/Панели инструментов. Основыне панели инструментов: Стандартная (основная работа с MS Word, инструменты редактирования), Форматирование (инструменты форматирования), Рисование (инструменты рисования), Таблицы и границы (инструменты работы с таблицами).

Параметры страницы можно определить или изменить с помощью меню Файл/Параметры страницы. Основные параметры страницы: поля (расстояние от края текста до края листа), переплет (дополнительное поле, которое добавляется к левому или внутреннему полю), ориентация (расположение страницы: альбомная или книжная), страницы (вид всего документа: обычный, брошюра, зеркальные поля), размер бумаги.

Редактирование включает в себя операции выделения, копирования, вырезания, перемещения и удаления фрагментов текста, а также операции отмены, повтора, поиска и замены. Для выполнения копирования, вырезания, перемещения и удаления фрагмента текста, этот фрагмент должен быть выделен. Рассмотрим основные способы выделения (щелчок мыши означает щелчок левой кнопки мыши):

- выделение любого фрагмента текста – протягивание мыши (начинать лучше с конца фрагмента);

- выделение слова – двойной щелчок мыши;

- выделение предложения – щелчок мыши при нажатой клавише Ctrl;

- выделение абзаца – тройшой щелчок мыши;

- выделение всего текста – щелчок по левому полю при нажатой клавише Ctrl или сочитание клавиш Ctrl+A или Ctrl+Num5.

При необходимости выделить несколько фрагментов в разной части документа необходимо во время выделения всех фрагментов удерживать клавишу Ctrl.

Выполнение операций копирования, вырезания, вставки и удаления возможно с помощью меню Правка, с помощью соответствующих кнопок на панели инструментов и с помощью зарезервираванных сочетаний клавиш (копирование – Ctrl+Insert, вырезание – Shift+Delete, вставка – Shift+Insert, удаление – Delete или Backspace).

Форматирование включает в себя форматирование фрагмента текста, а также выравнивание абзацев, установка отступов и интервалов, установка дополнительнительных параметров (номера страниц, переносы, списки и др.). Для форматирования фрагмента текста необходимо сначала выделить фрагмент текста. При форматировании текста можно изменить: шрифт (полный набор символов определенного начертания), начертание (обычный, курсив, полужирный), размер (1 пункт = 0,376 мм), цвет, подчеркивание (можно выбрать тип и цвет линии), видоизменение (зачеркнутый, с тенью, подстрочный и др.). Форматирование фрагмента текста осуществляется с помощью меню Формат/Шрифт или соответсвующие кнопки панели инструментов Форматирование.

Для форматирования абзаца необходимо, чтобы курсор стоял в любом месте абзаца. При форматировании абзацев можно изменить: выравнивание (по левому краю, по центру, по правому краю, по ширине), отступ первой строки (красная строка), отступы строк слева и справа, междустрочный интервал (расстояние между соседними строками). Форматирование абзацев осуществляется с помощью мени Формат/Абзац или соответствующие кнопки на панели Форматироавние, или кнопки на верхней линейке.

Список можно создать с помощью меню Формат/Список или с помощью соответсвующих кнопок на панели инструментов Форматирование. Списки бывают маркированными, нумированными и многоуровневыми.

Номера страниц можно вставить с помощью меню Вставка/Номера страниц. Перенос слов устанавливается с помощью меню Сервис/Язык/Расстоновка переносов.

Для работы с таблицами используется пункт меню Таблица и панель инструментов Таблицы и границы. Рассмотрим основные действия с таблицами (табл. 2.4). Контекстное меню – это меню, которое появляется после нажатия правой клавиши мыши.

Действие	Выполнение действия
Вставить таблицу	Таблица/Вставить/Таблицу или Таблица/Нарисовать таблицу, или кнопка Вставить таблицу на панели инструментов Стандартная
Преобразование текста в таблицу или таблицы в текст	Таблица/Преобразовать
Добавление строк, столбцов, ячеек	Таблица/Вставить
Удаление строк, столбцов, ячеек	Таблица/Удалить
Выделение строк, столбцов, ячеек	Таблица выделить или с помощью мышки
Объединение ячеек	Выделить ячейки затем Таблица/Объеденить ячейки или Объеденить ячейки в контекстном меню
Разбиение ячеек	Таблица/Разбить ячейки или Разбить ячейки в контекстном меню
Изменение границ и заливки	Границы и заливка в контекстном меню
Изменение направления текста	Направление текста в контекстном меню
Выполнение расчетов	Таблица/Формула

Таблица 2.4. Действия с таблицами в MSWord.

MS Excel. MS Excel – это мощный табличный процессор, позволяющий выполнять математические, статистические, финансовые вычисления, строить графики и диаграммы. Рабочее окно (рис. 2.29.) программы содержит строку заголовка (1), сктроку меню (2), панели инструментов (3), имя текущей ячейки (4), строка формул (5), закладки имеющихся листов (6), полосы прокрутки (7).

Рис. 2.29. Окно MSExcel.

Документ MS Excel называется книгой. Каждая книга состоит из листов. Рассмотрим пункты меню MS Excel (табл. 2.5.).

Пункт меню	Действия
Файл	Создание, открытие, сохраниение, печать, пареметры страницы
Правка	Редактирование документа (отмена, вырезание, копирование, вставка, выделение, очистка, замена)
Вид	Настройка вида окна, панелей инструмента
Вставка	Вставка строк, столбцов, листов, диаграмм, функций, русунков, объектов
Формат	Форматирование ячеек, установка параметров строки, столбца, листа
Сервис	Дополнительные возможности
Данные	Сортировка, фильтр, итоги и др.
Окно	Работа с открытыми окнами MSExcel
Справка	Вызов справки

Таблица 2.5. Пункты меню MSExcel.

Версия MS Excel 2003 содержит 20 панелей инструментов, каждая из которых содержит инструменты для определенной работы. Отобразить или убрать панель инструментов можно с помощью пунктов меню Вид/Панели инструментов.

Рабочая область окна MS Excel состоит из ячеек. Каджая ячейка имеет адрес, который состоит из номера столбца и номера строки. Столбцы нумируются латинскими буквами (A,B,C,…,Y,Z,AA,AB,…), строки нумируются числами (1,2,3,…). Для каждой ячейки можно установить с помощью меню Формат/Ячейки или Формат ячеек в контекстном меню следующие свойства: формат ячейки (числовой, текстовый, процентный, денежный и др.), выравниевание (вертикальное выравнивае, горизонтальное выравнивание, перенос, направление текста), шрифт (аналогичные параметры MS Word), границы (вид и цвет границ ячейки), вид (цвет или узор заливки ячейки) и защита (защита данных от изменений). Эти свойства можно устанавливать для нескольких ячеек, для этого их надо выделить.

Рассмотрим ввод в ячейку формул. Любая формула в MS Excel начинается со знака равно. Ввод формулы завершается нажатием клавиши Enter. Если необходимо вычислить значение числового примера, то нужно просто правильно записать формулу. Если необходимо использовать данные, расположенные в ячейках, то вместо данных используются имена ячеек. Рассмотрим самый распространенные функции и их синтаксис (табл. 2.6.).

Функция	Мат. запись	Запись в MS Excel	Функция	Мат. запись	Запись в MS Excel
Модуль		= ABS(x)	Натуральный логарифм		= LN(x)
Косинус		= COS(x)	Десятичный логарифм		=LOG10(x)
Синус		= SIN(x)	Степень	x^y	=СТЕПЕНЬ(x;y) илиx^y
Тангенс		= TAN(x)	Квадратный корень		=КОРЕНЬ(х)
Арккосинус		=ACOS(x)	Перевод радиан в градусы		=ГРАДУСЫ(х)
Арксинус		= ASIN(x)	Перевод градусов в радианы		=РАДИАНЫ(х)
Арктангенс		=ATAN(x)	Сумма	x1+x2+x3+…+xn	=СУММ(х1;х2;х3;…;xn)
Экспонента	e^x	= EXP(x)	Произведение	x1x2x3…xn	=ПРОИЗВЕД(х1;х2;х3;…;xn)
Логарифм		=LOG(x;y)	Число пи		=ПИ( )

Таблица 2.6. Функции MS Excel.

Функцию можно записать вручную или использовать Мастер функций, который вызывается кнопкой f_x, расположенной левее строки формулы.

Задача 2.1. Записать формулы для вычисления выражений:

а) ; б); в).

Решение:

Для каждой формулы выберем любую ячейку. Введем в выбранную ячейку формулу:

а) ;

б) ;

в) .

Ответ: см. а), б) и в). 

Вопросы:

1. Для чего нужны офисные пакеты?

2. Почему пакет MS Office самый «слабый» и самый распространенный?

3. Как выделить фрагменты текста в разных частях документа?

4. Какие операции включает в себя редактирование (форматирование) фрагмента текста?

5. Сколько миллиметров состоявляет текст размером 12 пунктов?

6. Что такое контекстное меню?

7. Для чего используется MS Excel?

Задачи для самостоятельного решения:

Задача 2.2. Записать формулы для вычисления выражений:

а) ; б).