Связанные таблицы.

Базы данных это обычно связанные таблицы. Рассмотрим пример работы малого предприятия, занимающегося прокатом видеокассет. Для того, чтобы знать, кто какую кассету взял и когда должен возвратить, сколько кассет каждого наименования осталось на складе, предприятию необходима база данных. Но если все сведения о клиентах и видеокассетах хранить в одной базе, она станет неудобной в работе. В ней начнутся повторы данных. Каждый раз, как гражданин Н. Возьмет очередную кассету, его паспортные данные и домашний адрес надо будет вносить в базу.

Гораздо удобнее сделать несколько таблиц. В одной хранить все сведения о клиентах, в другой – сведения о выданных кассетах, в третье – остаток кассет на складе. После этого отдельные поля таблиц связывают. Если из таблицы Прокатизвестно, что клиент Н. Взял кассету D003, то система управления базами данных мгновенно найдет в таблицеКлиентывсе данные об этом человеке, а в таблицеСкладвсе данные об этой кассете.

Поля уникальные и ключевые.

Создание БД всегда начинается с разработки структуры ее таблиц. Структура должна быть такой, чтобы при работе с базой требовалось вводить в нее как можно меньше данных. Если ввод каких-то данных приходится производить неоднократно, базу делают из нескольких связанных таблиц. Структуру каждой таблицы разрабатывают отдельно. Для того, чтобы связи между таблицами работали надежно и по записи из одной таблицы можно было однозначно найти записи в другой таблице, надо предусмотреть в таблице уникальные поля. Уникальное поле – это поле, значение в котором не могут повторяться.Если ни одно поле в таблице не может служит уникальным, то его создают искусственно. Для того, чтобы записи в уникальном поле не повторялись, существует понятиеключевое поле. Для этого каждая таблица должна содержать одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих каждую запись в таблице. Это называется ключевым полем таблицы. Если для таблицы обозначены ключевые поля, то это предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле.

Описание логической организации данных файловой модели.

При описании логической организации данных каждому файлу присваивается уникальное имя и дается описание структуры его записей. Описание структуры записей включает перечень входящих в нее полей и их порядок внутри записи. Для каждого поля задается сокращенное обозначение – имя поля (идентификатор поля внутри записи), формат поля – тип хранимого данного, длина поля и точность числовых данных. Для полей, выполняющих роль уникального (первичного) ключа записи, указывается признак ключа.

Субд Access.

Существует немало систем управления базами данных. Многие из них не являются законченными продуктами, а специализированными языками программирования. С их помощью каждый, кто освоит этот язык, может сам создавать нужные структуры, вводить в них необходимые элементы управления. К подобным языкам относятся Clipper, Paradox, FoxPro и др.

Необходимость программирования всегда сдерживала широкое внедрение баз данных в малом бизнесе. Положение изменилось с появлением в составе пакета Microsoft Office СУБД Access. С помощью этой программы простые пользователи получили удобное средство для создания и эксплуатации достаточно мощных баз данных без необходимости что-то программировать. В тоже время работа с Access не исключает возможности программирования. При желании систему можно развивать и настраивать собственными силами. Для этого надо овладеть основами программирования на языке Visual Basic.

Еще одним дополнительным достоинством Access является интегрированность этой программы с Excel, Word и др. программами пакета Office. Данные, созданные в разных приложениях, входящих в этот пакет, легко импортируются и экспортируются из одного приложения в другое.