- •Мария Владимировна Кирсанова
- •Тема 1. Деловое письмо в России
- •1. Законодательные и нормативно-методические основы деловой переписки в России
- •2. Правила оформления делового письма
- •Бланки делового письма
- •Оформление письма с помощью персонального компьютера
- •3. Язык и стиль официальных писем
- •Структура делового письма
- •Синтаксис официального письма
- •Рекомендации по использованию цифр и слов, обозначающих количество или порядок
- •Рекомендации по построению фраз
- •Сокращения как заменители слов и словосочетаний
- •Рекомендации по написанию отчетных наименований словосочетаний, наиболее часто употребляемых в текстах письма
- •Информативность и убедительность делового письма
- •Синтаксические ошибки
- •1. Ошибки, связанные с несоответствием контекста и порядка слов
- •2. Ошибки при употреблении полной и краткой форм прилагательных
- •3. Неправильное использование предлогов
- •4. Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения
- •Лексические ошибки
- •6. Ошибки в употреблении слов-синонимов
- •4. Виды писем
- •5. Переписка деловых людей по электронной почте
- •Контрольные вопросы
- •Задания
- •Приложения
- •2. Реквизиты международного письма
- •3. Отдельные тексты международных писем
- •Контрольные вопросы
- •Задания
- •Приложения Приложение 2.1
- •Приложение 2.2
- •Приложение 2.3
- •Литература
1. Ошибки, связанные с несоответствием контекста и порядка слов
Рассмотрим три примера: 1) К 20 декабря завод «Прогресс» выполнил план; 2) Завод «Прогресс» выполнил план к 20 декабря; 3) К 20 декабря выполнил план завод «Прогресс».
В первом предложении констатируется, что завод план выполнил; во втором содержится указание, к какому сроку завод выполнил план; в третьем указывается, какой завод выполнил план.
2. Ошибки при употреблении полной и краткой форм прилагательных
Составителям деловых писем следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Например:
Неправильно:
Выводы комиссии обоснованные и справедливые
Правильно:
Выводы комиссии обоснованны и справедливы
3. Неправильное использование предлогов
Составители деловых писем нередко не различают случаев, когда речь идет об учреждении, а когда о создании. Например: В наше предприятие распределены на работу молодые специалисты (правильно: На наше предприятие).
В деловой письменной и устной речи получили большое распространение словосочетания с предлогом «о» и с зависимыми существительными в предложном падеже типа: вопрос о доверии; решение о кадрах и т. д. Однако наблюдаются случаи неправильного использования предлога «о». Например:
Управляющий банком отметил о важности поставленного вопроса. Правильно: Управляющий банком отметил важность поставленного вопроса.
4. Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения
В деловых письмах сложноподчиненные предложения, как правило, используются для выражения причинно-следственных связей. При построении сложных предложений следует учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами «что», «который», «если», «чтобы», «где», «вследствие того что», «как». Если придаточное предложение поясняет только одно слово главного предложения, оно обычно следует за этим СЛОВОМ. Например: В работе совещания, на котором присутствовало более 100 человек, приняли участие…
Если придаточное предложение относится к группе сказуемого в главном предложении или ко всему главному предложению, различаются два случая: придаточное ставится перед главным, когда акцент делается на обстоятельствах свершения действия, и после главного, когда оно поясняет основную мысль сложного предложения. Например: Ввиду того, что литье проводилось ускоренным методом, отжиг длился два часа. Отжиг длился два часа, ввиду того, что…
Придаточные предложения могут быть заменены синонимичными причастными и деепричастными оборотами.
Но допускается соединять как однородные синтаксические члены причастные и деепричастные обороты с придаточными предложениями.
Лексические ошибки
1. Неправильное использование слов и терминов
Основная масса ошибок в деловых письмах относится к лексическим. Недостаточная грамотность приводит не только к курьезной бессмыслице, но и абсурду.
Отдельные термины и профессиональные жаргонные слова знакомы узкому кругу лиц определенной профессии, поэтому требуется обязательная расшифровка их в тексте. Расшифровывать нужно и термины, которые в разных отраслях промышленности имеют различное значение.
2. Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов
Часто в деловой язык попадают слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Например: срок выполнения может быть пролонгирован(вместо продлен).Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.
3. Плеоназмы
Одной из причин Плеоназмов (от греч. pleonasmos – излишество) является неправильное употребление иностранных слов, например: промышленная индустрия(в слове «индустрия» уже заключено понятие «промышленная»); форсировать строительство ускоренными темпами(«форсировать» означает «вести ускоренными темпами»). Плеоназмы засоряют язык.
4. Тавтология
Это смысловой повтор, который возникает в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова. Например: польза от использования навесных агрегатов; следует учитывать следующие факторы.
5. Неразличение слов-паронимов
Паронимами называются близкие по звучанию родственные слова, различающиеся по смыслу: гарантийный – гарантированный; поместить – разместить и т. д. Часто составители деловых писем вместо слова «командированный» употребляют слово «командировочный». Слово «командированный» образовано от глагола «командировать» и имеет значение «лицо, посланное в командировку». Слово «командировочный» образовано от имени существительного «командировка» и означает предметы и обстоятельства, связанные с этим понятием.