Инновац. менедж вопр 4 к гос
.docСпециалисты по подготовке отчетов могут быть в штате отдела научно-технологической информации, получающего основные публикации. Главная функция этого отдела – предоставление информации тем, кто в ней заинтересован. Это может быть рассылка рефератов, обзоров, выполнение индивидуальных заказов на необходимую литературу. Последняя форма особенно полезна тогда, когда ученый и инженер приступают к работе в новой области. Что касается исследовательских подразделений, в деятельности которых часто приходится переключаться с одной темы на другую, то полезно привлекать к ним специалистов службы информации, например патентоведов.
Привлечение к исследованиям, разработке и внедрению новых специалистов требует особого рассмотрения и специальных усилий для их вхождения в проблему. Здесь могут быть полезны такие методы, как вводные курсы, специальные лекции, ознакомление с положением и должностными инструкциями данной организации, правилами техники безопасности и т.д.
В ряде подразделений, особенно удаленных от крупных городов, ученым и специалистам трудно следить за последними достижениями в своей области. Следует всячески поощрять их участие в научных конференциях, совещаниях научных обществ, не ограничивать средства на командировочные и дорожные расходы при проведении научных коллоквиумов, симпозиумов, практических конференций и т.д.
Важно поддерживать контакты между различными группами ученых и специалистов внутри отдела. Полезно проводить семинары отделов, рассылать отчеты. При этом руководители отделов должны делать все возможное для усиления научных контактов.
При применении сетевых методов или управления по целям периодически появляются документы (справки о ходе работ или аналитические отчеты), служащие средством коммуникации между учеными, инженерами, менеджерами и контроля деятельности подразделения.
В программах, ориентированных на решение технических проблем или выполнение междисциплинарных поисковых исследований, появляется необходимость в создании комиссий для обмена идеями между участвующими в программе подразделениями, для обсуждения совместных работ, обмена информацией между различными уровнями менеджмента, приведения объемов и границ исследований в соответствие с имеющимися силами. Это позволяет скоординировать работу различных подразделений. Такие комиссии полезны для организации сети коммуникаций. Не меньшего внимания требует и вопрос об их расформировании, когда необходимость в комиссиях на определенных стадиях развития программы исчезает.
Приведенные соображения говорят о том, что хорошо организованные коммуникации служат важным условием рационального менеджмента инновациями как по отношению к их целям, так и для создания благоприятного социально-психологического климата.
При этом следует подчеркнуть настоятельную необходимость для инновационных организаций при создании коммуникационных сетей использования современных информационных технологий и профессиональных ЭВМ с единой базой данных, позволит повысить достоверность информации, ускорить процессы ее получения, использования и отправления.
Основа формирования инновационных организаций.
Организационная структура инновационной организации должна быть ориентирована на ее цели, служить средством все более эффективного их достижения. Организационные структуры динамичны по своей природе. Они подвержены воздействию внешних факторов, влиянию лиц, входящих в организацию, и меняются с изменением целей.
Организационные структуры создают под определенные цели. Даже тогда, когда цели полностью ясны для высшего менеджмента, средний и низший уровень могут преследовать совершенно иные цели как в отношении организации в целом, так и для себя лично. Это особенно справедливо для специалистов с их преданностью профессиональным интересам. Если даже в организации, например в партисипативной, обеспечивается активное участие персонала в принятии решений, вряд ли этот персонал будет един во мнении о том, чем организация должна заниматься, не говоря уже о средствах достижения ее конечных целей.
Цели формируются путем анализа мнений и желаний членов организации с учетом влияния внешних и внутренних факторов. При этом решающее значение имеют цели менеджеров, занимающих высшие посты. В связи с этим появляется концепция так называемой оперативной цели, которая может отличаться от официальной. Желательно, чтобы цели были как можно ближе, поскольку распределение основных ресурсов (финансов, персонала, материально-технических ресурсов) для достижения конечной цели будет определяться при анализе целей всех уровней организационной структуры.
Необходимо добиваться четкой формулировки поставленных целей и сотрудничества персонала всех уровней при их достижении. При этом важным условием является восприимчивость менеджеров к изменениям целей. Эти изменения могут возникать под действием следующих факторов:
внешних: конкуренция, условия заключенных сделок;
внутренних, когда в организации получены результаты, оправдывающие изменение ее целей;
изменения внешних и технологических требований, например, если первоначально поставленная цель была достигнута или уровень технологии в области функционирования организации значительно изменился.
Таким образом, следует различать эффективное достижение целей и эффективную работу организации. Сомнительно, чтобы организация работала эффективно при наличии множества нередко противоречащих друг другу целей.
Организация работает эффективно тогда, когда в ней существует правильное разделение труда и глубокая специализация подразделений, обеспечивается совместное получение конечного продукта, утвержден порядок принятия решений, допускается высокая степень организационной автономии, поддерживаются интенсивные коммуникации. Продуманный подход к структуре и процессам при хороших коммуникациях во всей организации позволит ставить четкие цели, обеспечивать их эффективное и полное достижение. Таким образом, постановка ясных целей и использование методов эффективного и умелого их выполнения – задача, которую постоянно приходится решать менеджерам организации.
Каждый специалист располагает доступом к большим ресурсам и если он использует их эффективно, может достичь гораздо большего, чем в небольшой лаборатории.
Планирование крупных программ целиком может осуществляться профессионалами. Такое планирование позволяет увязать все аспекты исследований с конечным результатом.
Преимущества крупной организации проявляются также в экономии на закупках, текущих технических услугах, использовании рабочей силы, применении ЭВМ в менеджменте, за счет эффекта масштаба.
Эти преимущества менее явно проявляются в многоцелевых инновационных организациях по сравнению с теми, которые преследуют единственную цель.
Следовательно, можно считать оправданным объединение в известных пределах мелких подразделений для использования преимуществ крупной организации. В настоящее время наблюдается тенденция слияния небольших подразделений и промышленных инновационных организаций в крупные предприятия.
В качестве преимущества небольших подразделений отметим следующее: они в большей степени отвечают запросам специалистов, не терпящих ограничений свободы выбора направлений исследований и не приспособленных по складу своего ума к манипулированию большими объемами ресурсов.
Для успешного выполнения исследований, ориентированных на программу, необходимо тесное взаимодействие инженеров и ученых. Как только появляются реальные шансы на успешное завершение исследований, целесообразно подключить к работе разработчиков. Их задача заключается в разработке предварительной конструктивной схемы без излишней детализации. Это позволяет выявить те области техники, дополнительное изучение которых необходимо для проработки конструкции, и одновременно разработать план дальнейших исследований, который может внести коррективы в первоначальный план.
С другой стороны, предварительное проектирование может выявить необходимость анализа новых областей, изучение которых будет сопряжено с очень большими затратами или принципиальными научными трудностями. Поэтому под угрозой может оказаться весь проект, от которого придется или отказаться, или предложить новую конструктивную схему, построенную на более простой технической основе. Схема окончательного проекта формируется в результате диалога между исследователем и инженером. Эта схема должна прежде всего исходить из принципов, заложенных на исследовательской стадии, минимизации суммарных затрат на научно-исследовательские работы и создания такой продукции, которая удовлетворяет требованиям намеченного для ее реализации рынка.
Конечно, налаживание и поддержание такого содружества исследователей и инженеров требует глубокой организационной проработки. Вряд ли целесообразно создавать для этого специальное инженерно-конструкторское подразделение, хотя принадлежность инженера к одному отделу имеет свои преимущества: высокое качество проектирования, возможность стандартизации конструкции, перспективы служебного роста. Один из полезных приемов состоит в том, чтобы назначать менеджером программы человека, располагающего знанием и опытом в области инженерно-конструкторского проектирования (если он ученый) либо со знанием научно-исследовательской практики (если он инженер). Второй прием заключается в закреплении инженеров за научными подразделениями, и для проведения работы совместно с исследователями, начиная с некоторого момента выполнения программы. Вместе с тем необходимо постоянно убеждать работников в абсолютной необходимости тесных творческих контактов между исследователями и разработчиками и предпринимать в этом направлении конкретные шаги всякий раз, когда речь идет о практическом использовании результатов исследований.
Научные работники имеют объективное желание выполнять исследования своими силами независимо от того, проводят ли аналогичные исследования в другом месте, в лучших условиях, с лучшим научным оборудованием и более подготовленным персоналом. Безусловно, наиболее глубокое понимание любой проблемы приходит тогда, когда сам занимаешься ее решением. Тем не менее ориентированные на проекты исследования все больше зависят от большего числа научных дисциплин. Даже результаты фундаментальных исследований все больше определяются многими другими дисциплинами, привлечение которых необходимо для решения крупных проблем. Именно поэтому следует тщательно взвешивать целесообразность проведения всех без исключения исследований своими силами.
В последние годы характерной становится тенденция крупных инновационных организаций покупать и заказывать по контрактам исследования и разработки. Возникли многочисленные исследовательские и консультативные фирмы, предоставляющие услуги специалистов всевозможного профиля. Исследовательская работа требует все более глубоких специальных знаний, все более дорогостоящего оборудования. Поэтому экономичнее использовать научные кадры и оборудование там, где они имеются, а не заставлять научных работников постоянно приобретать новые навыки или закупать дорогое оборудование, которое затем будет простаивать. Потребность в изучении какой-либо специальной обработки подчас носит весьма кратковременный характер. Поэтому было бы весьма неэкономично (как в отношении времени, так и затрат) создавать новое подразделение, но с новым персоналом и помещениями, только затем, чтобы распустить его по завершении работ, тогда как другая организация давно располагает условиями и персоналом, позволяющими выполнить необходимые исследования и разработки.
Таким образом, одной из важных обязанностей любого менеджера научных исследований в настоящее время является поддержание правильного соотношения между исследованиями, проводимыми внутри и вне его подразделений. Максимальной экономичности он добьется тогда, когда часть средств будет расходовать на финансирование исследований вне подразделения, часть средств – на покупку результатов исследований, часть – на контакты с высшими учебными заведениями при одновременном постоянном анализе возможностей продажи результатов своих исследований.
Учитывая важность научной информации, необходимо постоянно анализировать возможность международного сотрудничества для покупки необходимых сведений за рубежом. Это позволит сберечь время и деньги. Необходимо рассматривать и вопрос финансирования исследований в других странах, накопивших большой опыт в решении соответствующей научной проблемы.
Выбор цели и стратегии. В наше время научные исследования редко проводят ради них самих. В большинстве случаев тематика инновационных программ определяется целями и стратегией организации. Можно выделить две основные ситуации, в которых инновации помогают сформулировать общую стратегию исследовательской организации:
цель сформулирована конкретно, и инновация – одно из средств ее достижения;
цель неизвестна. Это может быть тогда, когда необходимо стимулировать технологический прогресс в оборонной промышленности, сельском хозяйстве, промышленности и т.д., и менеджер программы ищет научную концепцию, на которой можно построить программу решения задачи.
Однако природа науки такова, что не всегда можно предугадать, разработка каких идей оправдает себя в будущем.
В случае когда цель сформулирована конкретно, наиболее важно правильно обосновать программу – именно ту, которая нужна. Это может быть сделано только на основе сочетания перспективных исследований с современными количественными методами прогнозирования затрат и выгод. Чем крупнее программа, тем более глубокими должны быть поисковые исследования, оценки затрат на разработки, анализ рынка. Вопрос о переходе от перспективных исследований к программе сам по себе очень сложен. Слишком продолжительное предварительное изучение требует больших затрат, и результат выполнения программы может не найти спроса.
Невозможность точной оценки стоимости и сроков завершения крупных программ вызывала серьезное беспокойство и привела к разработке математических методов выбора программ.
Тем не менее даже в этих условиях состав инноваций для программы в целом определяется детальным описанием того, как данная программа должна будет выполняться (предполагается, что ранее были проведены все необходимые фундаментальные и поисковые исследования, подтвердившие возможность достижения поставленной цели). Такое детальное описание позволяет составить перечень задач инновационной программы различной сложности, решение которых обеспечивает достижение конечной и промежуточных целей.
Вопрос: где следует реализовывать инновационную программу? Ответ на него зависит от наличия ресурсов и опыта при условии, что поставленные задачи могут быть решены более эффективно в другом месте, от необходимости привлечения специалистов или уникального оборудования других организаций, от финансовых и иных соображений. Если решено выполнить ряд исследований на стороне, следующим шагом будет выбор подрядчика и заключение контрактов. Может случиться, что нужный контракт заключить не удастся, тогда следует пересмотреть ситуацию, приступить к найму дополнительного персонала, к созданию необходимых установок для проведения запланированных работ.
В результате будет разработана инновационная программа, план НИОКР по достижению конкретно сформулированной цели. Часть этого плана включает работы, выполняемые собственными силами, другая – по контрактам. Далее необходимо назначить менеджера программы, отвечающего за достижение поставленной цели и выполнение запланированных работ.
В случае когда цель сформулирована в общем виде, необходимо прежде всего уточнить формулировку основной цели и максимально вытекающих из нее целей. Этот случай, несомненно, наиболее типичен для инновационных организаций. Формулировка конкретных целей, вытекающих из общей, – наиболее трудная задача, поскольку такие конкретные цели должны максимально отвечать стратегии организации. Неудача или успех конкретизации цели в значительной мере определяет успех работы научных подразделений или организации в целом.
После того как цели сформулированы достаточно четко, следующим шагом является анализ допустимых программ и их оценка с точки зрения соответствия поставленным целям. Допустимые программы должны быть двух типов.
Первый тип – это программы, вытекающие из анализа деятельности существующей организации и позволяющие выявить области научных исследований, обещающих в перспективе большие прибыли.
Второй тип – это программы, необходимость в которых возникла в ходе исследований. Их возникновение и последующий анализ свидетельствуют о том, что они способствуют достижению целей головной организации. Эта задача весьма трудная, поскольку даже лучшие ученые предпочитают развивать известные идеи. Действуя же иначе, они, возможно, откроют новый принцип, однако оценка его значимости для решения практических проблем, как правило, выходит далеко за область интересов таких ученых, вызывает у них трудности точно так же, как и внедрение продуктовых инноваций. Опубликовано большое количество работ об источниках технических новаций, и теперь можно считать установленным, что рынок сильнее стимулирует такие новации, чем научную ценность идеи.
Не существует правил, как формулировать такие идеи. Важно, чтобы они могли быть развиты в процессе исследований и чтобы ученые, способные их выдвигать, были достаточно хорошо знакомы с работой всей организации и состоянием проводимых в ней научных исследований.
В случае когда цель неизвестна, истинно новые идеи, как правило, приходят в организацию, проводящую исследования по конкретной тематике, извне. В самой же организации их можно стимулировать только путем налаживания и поддержания сложной сети коммуникаций между учеными различных специальностей, а также между рядовыми исследователями и научными руководителями, хорошо знакомыми с целями всей организации.
Важно широко информировать персонал о целях организации, наладить надежную сеть коммуникаций для организованного поиска научных идей и практических путей их реализации. Важно также выделять ресурсы для разработки проблемных программ и оригинальных идей. Их разработка подчас требует больших затрат, а вероятность успеха ниже. Но такие работы могут принести значительную прибыль в долгосрочной перспективе и тем самым поддерживать жизнеспособность организации.
Выбор идеи. Несмотря на то, что основным источником новых идей считают научные подразделения, полезные научные идеи часто приходят и из многих других источников. Как показывают исследования, 20% идей выдвигаются заказчиками. Есть основания считать, что такая ситуация характерна не только для сферы прикладных исследований.
Общие соображения могут помочь выявить области, в которых научные исследования наиболее перспективны с точки зрения достижения целей организации. Необходимо использовать методы, с помощью которых могут быть выдвинуты идеи, а затем на их основе сформулированы конкретные темы исследований.
Один из методов, иногда называемый «мозговой атакой», заключается в проведении встреч ученых, их менеджеров и представителей высшего менеджмента. В них участвуют также консультанты, сбытовики, сотрудники инженерно-конструкторских отделов организации и других организаций. На этих встречах поддерживается обстановка, способствующая свободному выражению идей. Смысл этих встреч состоит в «перекрестном опылении» идей и увязке неясных научных догадок в стройную концепцию. «Мозговая атака» требует подготовки и специального обучения. Ее не следует рассматривать как бесполезную трату времени на очередное заседание. Назначение «мозговой атаки» состоит в мотивировании свободного и широкого мышления.
Полезным способом выдвижения или раскрытия идей являются также коллективные посещения подразделений для анализа работы их сотрудников. Наибольшее количество научных идей генерируют исследовательские отделы. Поэтому необходимо создавать в них обстановку, мотивирующую творчество. В этом направлении целесообразно предпринять следующие шаги:
предоставить ученым возможность расходовать часть своего времени на исследования по личному усмотрению, не отчитываясь о них перед вышестоящим менеджментом;
создавать междисциплинарные группы и условия для взаимного общения и обмена идеями;
набирать персонал и привлекать к работе представителей других технических профессий;
постоянно заботиться о том, чтобы исследовательский персонал ясно представлял себе стратегические цели организации.
Следующим методом является активное использование патентов. Суть метода состоит в привлечении патентоведов к анализу новых идей, в организации международного патентного поиска в конкретной области. Найденные идеи, которые уже прошли где-то в ином месте стадию поисковых исследований, могут стать основой конкретной программы.
Применение рассмотренных методов в практике управления исследованиями и разработками позволит выявить наиболее перспективные программы.
Методы выбора программ. Следующий шаг состоит в выборе программ, которые будет осуществлять исследовательский отдел. Это необходимо в связи с тем, что обычно в программу исследований невозможно включить все поступившие предложения.
Было бы очень удобно выбирать программы, используя математические методы. В последние десятилетия предпринимаются настойчивые попытки построения формальных методов описания и выбора программ, распределения между ними ресурсов и определения величины отношения выгод к затратам. Необходимо заметить, что нельзя просто взять и расположить программы по убывающему значению их эффективности и сформировать портфель заказов, начиная с первого в этом списке. К сожалению, это возможно лишь после того, как программа выполнена, и отпущенные на нее средства израсходованы.
При выборе программ следует руководствоваться следующими соображениями:
наиболее эффективно использовать научные кадры, имея в виду, что некоторые исследования могут быть успешно завершены только при привлечении к ним опытных специалистов, тогда как для других могут быть использованы специалисты менее высокой квалификации. Необходимо использовать опыт, накопленный научными работниками. Это не означает, что они не могут изменять свою специализацию. В ряде случаев это желательно как для расширения их эрудиции, так и для усиления эффекта «перекрестного опыления». Иначе при выборе программ следует учитывать имеющийся опыт научных кадров. Иногда в подразделении имеется работник или их небольшая группа с очень узкой специализацией, оснащенная дорогой специальной научной аппаратурой. Такая группа должна быть постоянно загружена работой, пусть даже это не всегда очень выгодно. Часто стоимость новых установок и оборудования составляет основную часть расходов по программе. От таких программ подчас приходится отказываться в пользу тех, где можно использовать имеющиеся приборы и оборудование;
желательно, чтобы исследования были взаимоувязаны и отражали накопленный научный опыт подразделения. Программы следует выбирать так, чтобы портфель заказов способствовал росту научного потенциала и престижа;
очень часто научные исследования служат лишь одной из многих составляющих успешного завершения программы. Менеджер программы часто вовсе не является сотрудником выполняющей программу организации или исследовательского отдела. Поэтому менеджеры НИОКР должны располагать сведениями о программе в целом для организации исследований и разработок в соответствии с программой. Исследовательскому отделу, одновременно участвующему в нескольких разноплановых по характеру программах, очень трудно добиться высоких результатов. Желательно выбирать такие программы, в которых выполнение большей части работ зависит только от возможностей данного исследовательского подразделения;
оценивать программы должны лица, имеющие соответствующий опыт в той области, к ко-торой относятся программы. Некоторые менеджеры блестяще справляются с организацией работы небольшой группы, выполняя при этом значительную часть исследований. Однако они не всегда имеют ясное представление о значимости работы группы для выполнения программы в целом;
некоторые программы выполняют сравнительно быстро, другие – дольше. Желательно располагать программами разной длительности, с тем чтобы научно-исследовательский отдел сохранял в целом свою жизнеспособность. Ресурсы при этом могут распределяться по приоритетам, что необходимо при одновременном выполнении нескольких программ;
научные исследования делятся на две большие группы: улучшение существующих процессов или продукции; разработка новых процессов или продукции. Желательно поддерживать разумное равновесие между этими двумя группами, поскольку первая из них способствует консолидации опыта отдела, а вторая открывает новые перспективы, приводящие со временем к появлению и развитию нового опыта;
работа по отбору программ должна вестись постоянно. По мере завершения отдельных программ появляются новые средства или исследовательский персонал. Выбор программ зависит от наличия ресурсов в данный момент времени, а не только от того, какой из них экономически наиболее выгоден;
практически все прикладные научно-исследовательские подразделения, за исключением проводящих только испытания или техническое обслуживание, рано или поздно приступают к проведению исследований, непосредственно не связанных с программами заказчиков. Важно, однако, чтобы эти работы рассматривались как необходимые и занимали определенное место в деятельности подразделения. Что касается времени, которое может быть уделено таким работам, то здесь трудно дать конкретные рекомендации. Оно тем больше, чем важнее для подразделения вести поиск в новых областях, и тем меньше, чем более важны для нее требования заказчика. По некоторым данным, оптимальная продолжительность поисковых исследований составляет около 10% общего фонда времени, что представляется достаточно разумным и позволяющим эффективно контролировать деятельность исследований.