Deloproizvodstvo-Uchebno-spravochnoe_posobie
.pdfКрейгроуд Болтон БЛ4 8ТФ ВЕЛИКОБРИТАНИЯ
Слова Street, Avenue, Place, Strasse пишутся с заглавной буквы. Если письмо направляется в США, то после названия города дается название штата, часто сокращенное. При адресовании пи
сем в Великобританию может быть указано графство.
Указание на конкретное лицо *^К сведению". Альтернативой
включения имени и должности получателя в реквизит "адрес" яв ляется внесение их в графу "К сведению". Если в адресе не указа ны эти данные, то они могут содержаться в особом элементе пись ма, который не является обязательным, но присутствует в том слу чае, когда автор заинтересован, чтобы его письмо поступило конкретному лицу. Эта отметка — указание на конкретное лицо — помещается отдельной строкой под адресом. Например:
Attention: Mr. P.Cooper
или
Attention of: P.Cooper
или
For the Attention of Mr. P.Cooper
Вместо фамилии лица может быть указана должность или на звание отдела, в который направляется письмо. Например:
Attention of the Sales Manager
Attention — Sales Department
Вступительное обращение. В деловых письмах используются следующие обращения:
±"Уважаемые господа" — к организации в целом: Dear Sirs Gentlemen (в США)
• "Уважаемый господин" — к мужчине, если неизвестно его имя:
Dear Sir
•"Уважаемая госпожа" — к женщине, если неизвестно ее имя: Dear Madam
•"Уважаемый г-н Смит" — к мужчине:
Dear Mr. Smith
• "Уважаемая г-жа Смит" — к замужней женщине: Dear Mrs. Smith
220
•"Уважаемая г-жа Смит" — к незамужней женщине: Dear Miss Smith
•"Уважаемая г-жа Смит" — к женщине, если неизвестно ее семейное положение:
Dear Ms. Smith
•"Дорогой Джон" — к человеку, которого вы хорошо знаете, или другу:
Dear John
Менее официально выглядят обращения "Уважаемый
г-н Джон" (Dear Mr. John) или "Уважаемый г-н Джон Смит" (Dear Mr.-John Smith). Имя и инициалы адресата в этом случае обычно опускаются.
После вступительного обращения ставится запятая (в Англии) или двоеточие (в США).
Заголовок к тексту письма включает краткое его содержание. Например: "О возобновлении поставок", "О заполнении дого
вора".
Основной текст письма. Текст большинства писем состоит из трех частей. После приветствия или обращения ("Уважаемый г-н...") следует начало основного текста, где говорится о причи нах обращения; в главной части текста сообщается о деталях (под робностях); в завершающей части делаются выводы, сообщается о планах на будущее и т. д.
В первой части могут использоваться следующие фразы:
...Мы пишем, чтобы узнать (навести справки) о... (... We are writing to inquire about...);
Мы пишем в связи с... (We are writing in connection on with...); Мы интересуемся (заинтересованы) и хотели бы узнать...
(We are interested in... and we would like to know...) и т. п. Предложение, содержащее основное сообщение, может начи
наться такими словами:
Мы хотим сообщить... (We would advise...);
С удовольствием сообщаю, что... (It is my pleasure...);
Имеем честь сообщить Вам, что... (We bed to inform you that...)
ИТ. П.
221
Просьба сообщить необходимую информацию начинается сло вами:
Сообщите, пожалуйста,... (Could you please tell me...); Пожалуйста, сообщите... (Please let me know if...);
Я был бы рад узнать... (I should be glad to know if...) и т. п. Письмо-ответ может начинаться с таких фраз:
Благодарю Вас за письмо от (дата).., (Thank you for your letter of (date)...), Мы получили Ваше письмо (дата)... (We have received your letter of (date)...) и т. п.
В деловой переписке используются следующие выражения бла годарности и внимания:
Очень любезно с Вашей стороны... (It is very kind of you to...); Пишу, чтобы поблагодарить Вас за... (I am writing to thank you
very much indeed for...);
Позвольте воспользоваться случаем, чтобы поблагодарить Вас... (May I take this opportunity of thanking you for...);
Благодарим за Ваш большой вклад в... (Thank you for contributing so much to...);
Примите, пожалуйста, мою искреннюю (глубокую) благодар ность за Вашу помощь... (Please, accept me sincere (deep) appreciation for your help...) и т. п.
Извинения могут начинаться такими словами:
Мы должны извиниться за... (We must apologise for..;); Мы извиняемся за... (We apologise for...);
Мы очень огорчены из-за того, что... (We are extremely sorry for...);
Хочу принести свои самые искренние извинения за... (I wish to offer me sincere apologies for...) и т. п.
После изложения основной причины письма, деталей и под робностей приводятся заключительные фразы:
Буду ждать Ваш ответ... (I look forward to receiving your soon reply...);
С нетерпением жду ответа... (Looking forward to hearing from
you...) ИТ. П.
В заключительной части может быть дана оценка приведен ной в письме информации:
222
Надеюсь, что эта информация Вам поможет (I hope that this information will help you);
Пожалуйста, без колебаний свяжитесь со мной, если Вам нуж на более подробная информация (Please, do not hesitate to contact me if you need any further information) и т. п.
Заключительная формула веэ§€ливости. В качестве заключител ной фразы в письмах к организациям используются такие выра жения:
Yours faithfully Yours truly Yours very truly.
Указанные фразы можно перевести как "С уважением", "Ис крение Ваш", "Наилучшие пожелания".
ВАнглии наиболее распространенными сочетаниями вступи тельного обращения и заключительной формулы вежливости яв ляются следующие:
Dear Sirs/Sir/Madam Yours faithfully
Dear Mr./Mrs./Miss/Ms Smith Yours sincerely Dear John Best wishes.
Вданных формулах заключительная фраза соответствует на чалу письма. Эти же формулы часто используются в письмах рос сийских организаций.
Подпись. В письмах иностранных корреспондентов подпись размещается обычно под заключительной формулой вежливости. Фамилия лица, подписавшего документ, помещается под личной подписью, а затем указывается должность. Например:
Yours sincerely Mr. S Basuki Manager
Подпись выглядит иначе, если письмо подписывает работник фирмы по поручению руководства. Например:
For а. Smith and Co., Ltd D.Whith
Export Department
Перед подписью может стоять отметка "p.p." — "за", "от име ни", или "Per pro" — "по доверенности" (от латинского выраже ния "per procura"). Сотрудники организации используют эту от метку, когда подписывают письма от имени своих руководителей.
223
Отметка о наличии приложений. В письмах зарубежных кор респондентов отметка о наличии приложений располагается в нижнем левом углу, под подписью. Она состоит из слова "Enclosure", если приложение одно, или "Enclosures", если их не сколько. При этом обычно указывают их количество. Например:
2 Enclosures
Возможно сокращенное обозначение: End.. В отметке о при ложений могут быть названы документы-приложения.
Указание нарассылку копий письма. В письмах зарубежных кор респондентов бывает специальная отметка о копиях письма. Та кая отметка проставляется у нижнего поля документа и включает сокращение "с.с." (от "карбоновые копии") и название фирмы, которой выслана копия. Например:
с.с. Messrs Paul and Jackson Ltd., Lawyers
Если автор желает подчеркнуть, что копий нет, он делает от метку "без копий" ("without copies").
Постскриптум
За рубежом допускается внесение дополнительной информа ции в деловое письмо после его подписания. Это избавляет от не обходимости составлять новое письмо и дает возможность опе ративно сообщать о событиях, случившихся уже после подписа ния письма. Приписка располагается в конце письма после подписи и начинается буквами P.S. (от лат. post scriptum — "пос ле написанного"). В конце приписки еще раз ставится подпись.
Оформление второго и последующих листов письма
В зарубежной корреспонденции для оформления второго и последующих листов документа используется специальная бума га с напечатанным типографским способом в верхнем левом углу (1 см от верхнего края) названием организации. В правом верх нем углу печатаются слова "Лист для продолжения письма Х9...".
Например:
Continuation Sheet No...
Под названием фирмы, направляющей письмо, указываются организация, которой оно адресуется, и дата. Например:
224
Mills and Green Continuation Sheet No Messrs. A.Smith and Co., Ltd
12 May 2002
Многие британские фирмы пользуются дополнительными ли стами без надписи справа. В этом случае страницы нумеруются, а справа внизу на всех страницах, включая первую, но кроме после дней, пишется: "Continued" — или сокращенное: Cont'd (Countd), что значит "имеется продолжение".
6. РАБОТА С КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
6.1. Технология учета и рассмотрения поступивших конфиденциальных документов
6.1.1. Назначение и виды учета конфиденциальных документов
Наиболее существенным отличием технологии обработки и хра нения конфиденциальных документов от технологии обработки и хранения документов открытых, которое составляет основу процес са защиты конфиденциальных документов от любого вида угроз по организационным и техническим каналам, мы считаем многоступен чатый учет всех процедур и операций, выполняемых с документом.
Учет (чаще используется термин "регистрация") открытых документов в первую очередь преследует цель включения доку мента в справочно-информационную систему для целей справоч ной и поисковой работы по документам и контроля исполнения поручений и заданий, содержащихся в документе.
Учет конфиденциальных документов прежде всего преследует цель сохранности документов и фиксирования их местонахожде ния. В связи с этим к конфиденциальным документам скорее все го применим более широкий термин "учет документов" (в дан ном случае регистрацию мы рассматриваем лишь как запись ис ходных сведений о документе).
Итак, основная цель учета конфиденциальных документов — обеспечение их физической сохранности, комплектности и цело стности, контроль за доступом к ним персонала, проверка реаль-
226
ного наличия документов и аналитическая работа по осведомлен ности персонала о содержании документов.
Справочная работа и контроль исполнения документов, хотя и относятся к стадиям обработки документов, часто не являются основными технологическими процессами. В отличие от откры тых документов конфиденциальные документы (на любом носи теле) учитываются сразу при поступлении или перед изготовле нием первого варианта беловика, т. е. до рассмотрения, распреде ления или согласования, подписания.
При ведении учета конфиденциальных документов возможно возникновение следующих опасных ситуаций:
—выпадение документа из учетной системы за счет ошибоч ных или злоумышленных действий работника службы 1СД;
—отсутствие фиксируемого контроля за документом при пе реходе его от одной технологической стадии движения и проце дуры обработки к другой;
—включение конфиденциальных сведений из документов в учетные формы;
—утечка информации по техническим каналам;
—использование работником службы КД традиционной или автоматизированной технологии, не предназначенной для обра ботки и хранения конфиденциальных документов, или самодель ной, непрофессиональной технологии;
—нарушение порядка выполнения учетных операций и веде ния справочно-информационного банка данных по документам.
Основной способ защиты информации при указанных угро зах — строгая регламентация специализированных технологичес ких процедур учета и контроль за соблюдением работниками служ бы КД и персоналом утвержденных руководством организации требований и правил.
Учет конфиденциальных документов предназначен для:
— фиксирования факта поступления пакета с документами, отдельного бумажного или машиночитаемого документа, или документа, поступающего по электронной или факсимильной почте (линиям связи);
227
—фиксирования факта регистрации исходных сведений о до кументе и включения его в справочно-информационный банк дан ных по документам;
—фиксирования факта переноса информации с бумажного документа на машинный носитель, факта включения документа в электронную базу данных и факта помещения бумажного доку мента в соответствующее дело;
—фиксирования факта перемещения документа (всех обраще ний персонала к документу) в процессе его рассмотрения, испол нения и возвращения в службу КД (регистрация рабочих сведе ний);
—фиксирования местонахождения документа (у менеджера, референта, в деле, файле, на машинном носителе вне ЭВМ и т. д.)
влюбой момент времени в период исполнения документа и при его архивном хранении;
—фиксирования факта регистрации исходных сведений о под готовленном документе;
—фиксирования факта начала и окончания составления, из готовления и издания документа;
—фиксирования факта дальнейшей работы над изданным документом или отправления его адресату (регистрация рабочих сведений);
—фиксирования факта оформления специально подготовлен ных носителей для составления конфиденциальных документов;
—фиксирования факта перевода документа с одного вида уче та на другой и идентификации (соответствия) учетных номеров;
—обеспечения поисковой, справочной и контрольной рабо ты по конфиденциальным документам;
—регулярного фиксирования комплектности документа при выполнении каждой технологической процедуры с целью предуп реждения утраты копий и экземпляров документа, черновиков, редакций, приложений, отдельных листов и рабочих записей;
—фиксирования в машинном журнале всех действий, кото рые выполняются с электронными документами в базе данных;
—фиксирования регулярных контрольных операций второго работника службы КД по проверке правильности выполнения
228
работником службы всех технологических операций и проверке наличия документов.
Учет конфиденциальных документов централизуется по кате гориям документов на участках службы 1СД. Он всегда делится на несколько видов, так называемых учетов, соответствующих ста диям технологической обработки документов в документопотоках и обеспечивающих четкое распределение учетных операций по участкам службы КД. Это позволяет дробить знание тайны фирмы между несколькими независимыми работниками этой службы и осуществлять коллегиальность в контроле за сохранно стью документов на каждом участке.
В предпринимательских структурах целесообразно вести сле дующие виды учета конфиденциальных документов и дел:
—учет пакетов (конвертов), содержащих конфиденциальные документы, а также учет поступления незаконвертованных доку ментов, документов, поступающих по телеграфной, электронной почте и факсимильной связи с грифом конфиденциальности (па кетный учет);
—пакетный учет поступления документов, не имеющих гри фа конфиденциальности, но отнесенных к документам ограничен ного доступа в перечне данной фирмы;
—учет входящих (поступивших, входных) документов (вхо дящий учет);
—учет подготовленных исходящих и внутренних документов (учет подготовленных документов или исходящий учет);
—инвентарный учет документов;
—номенклатурный учет дел.
Следовательно, в предметном и технологическом аспектах учет конфиденциальных документов значительно отличается от реги страции открытых документов и делится на ряд видов, что опре деляется необходимостью защиты документов от тех угроз, кото рые могут стать причиной несанкционированного доступа зло умышленника к тайне фирмы.
Традиционный учет отличается надежностью и распространя ется на документы, которые имеют любой вид носителя — бумаж ный, технический, а также на электронные документы.
229