2. Организация и совершенствование учета производственных запасов на предприятии.

Объектом исследования данной дипломной работы является ОАО «Балтийский завод» (1856 - 2005 г.).

Задуманный Петром I как город-верфь, Санкт - Петербург был и остается центром судостроения России. 149 лет стоит на правом берегу в устье Невы Балтийский завод. С момента своего возникновения -13 мая 1856 года - Балтийский завод занял ведущее положение в проектировании и постройке кораблей российского флота. Пройден исторический путь от небольшого предприятия, выполнявшего заказы Морского ведомства, до крупного многопрофильного производственного объединения, способного не только строить корабли и суда, но и изготавливать продукцию судового машиностроения и энергетики. В именах кораблей, построенных на Балтийском заводе, вся история страны – периоды войн и революций, разрухи и восстановления. Переход к рыночной экономике заставил завод самостоятельно искать заказчиков. Балтийский завод сегодня обладает высоким техническим и организационным потенциалом, а также подтверждает конкурентоспособность судов и изделий судового машиностроения, поставляемых заводом на мировой рынок.

Масштаб данного предприятия можно увидеть в Структурной схеме управления ОАО «Балтийский завод» (Приложение № 4).

К производственным запасам ОАО «Балтийский завод» относятся сырье и материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, тара и тарные материалы, строительные материалы, топливо, запасные части. материалы, переданные в переработку, а также малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, и прочие материалы.

При организации бухгалтерского учета производственных запасов предприятие ОАО «Балтийский завод» руководствуется различными законодательными и нормативными документами.

Организация учета поступления и расходования производственных запасов. Отчетность об их движении.

На предприятии ОАО «Балтийский завод» отпуск материально -производственных запасов в производство или при ином выбытии их оценка производится по себестоимости единицы запасов в соответствии с учетной политикой предприятия¹.

Процесс движения материалов на предприятии ОАО «Балтийский завод» состоит из трех основных стадий: стадии поступления материалов в предприятие, стадии расходования материалов в предприятии, стадии выбытия материалов из предприятия.

На первой стадии производится принятие материалов к учету на основе первичных учетных документов и их стоимостная оценка.

Материалы поступают на предприятие путем:

• приобретения материалов за плату;

• изготовления материалов самой организацией;

• поступления материалов в счет вклада в уставный капитал;

• безвозмездного получения материалов;

• поступления материалов в обмен на другое имущество;

• поступления материалов в результате ликвидации основных средств и иного имущества.

На второй стадии происходит расходование материалов — их отпуск на производство продукции, исправление брака, обслуживание производства и для управленческих нужд предприятия.

На третьей стадии осуществляется учет материалов, выбывающих из предприятия вследствие различных причин.

Выбытие материалов из предприятия может происходить по следующим основным причинам:

• списание материалов;

• продажа (реализация) материалов;

• передача материалов в счет вклада в уставный капитал других организаций;

• безвозмездная передача материалов другим организациям и лицам;

• передача материалов в обмен на другое имущество;

• передача материалов в счет вклада по договору простого товарищества.

Все операции по движению МПЗ должны оформляться первичными учетными документами.¹

Для оформления и учета хозяйственных операций по движению материалов установлены унифицированные формы первичной учетной документации таблица 2. (Приложение № 5.)

При учете материалов на всех стадиях его движения следует руководствоваться Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов².

Поступающие на предприятие ОАО «Балтийский завод» материалы, как правило, направляются на склад. На материалы, поступающие по договорам купли-продажи, поставки и другим аналогичным договорам, предприятие получает от поставщика (грузоотправителя) расчетные и сопроводительные документы.

Расчетные документы на поступающие материалы с приложенными к ним сопроводительными документами передаются соответствующему подразделению организации как основание для приемки и принятия к бухгалтерскому учету материалов. При приемке материалов необходимо:

• зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;

• проверять соответствие данных этих документов договорам поставки по ассортименту, ценам и количеству материалов, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки, предусмотренным договором;

• проверять правильность расчетов в расчетных документах;

• оплатить расчетные документы полностью или частично или мотивированно отказаться от оплаты;

• определять фактические размеры ответственности в случае нарушения условий договора;

• передавать документы в подразделения организации в сроки, предусмотренные правилами документооборота организации.

Для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы и доверенность на получение материалов.

Оформление доверенностей производится в порядке, установленном действующим законодательством по формам № М-2 (Приложение № 6) или № М-2а (Приложение № 7). Форму № М-2а применяют организации, у которых получение материалов по доверенности носит массовый характер. Доверенность выдается обычно сроком на 15 дней.

При приемке материалы подвергаются тщательной проверке в отношении соответствия ассортименту, количеству и качеству. Порядок и сроки приемки материалов по количеству и качеству устанавливаются специальными нормативными документами.

Приемка и оприходование поступающих материалов и тары оформляется соответствующими складами, как правило, путем составления приходных ордеров формы № М-4 (Приложение № 8 ) при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными. Приходный ордер формы № М-4 в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления материалов на склад.

Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество материалов.

В случае несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, а также в случаях, когда качество материалов не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой, течь жидких материалов и т.д.), приемку осуществляет приемочная комиссия, которая оформляет ее актом о приемке материалов формы № М-7 (Приложение № 9 ).

Акт в двух экземплярах составляется членами приемочной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.

После приемки материалов акты с приложением документов (транспортных накладных и т. д.) передают: один экземпляр - а бухгалтерию организации для учета движения материалов, другой - отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику.

В случае составления приемного акта формы № М-7 приходный ордер (форма № М-4) не оформляется.

Материалы должны приходоваться в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, в штуках). По этим же единицам измерения устанавливается учетная цена.

Если в расчетных и сопроводительных документах поставщика указана более крупная (или более мелкая) единица измерения (например, в тоннах), чем принято на предприятии (например, в килограммах), такие материалы приходуются в той единице измерения, которая принята на данном предприятии.

Перечень материалов, которые могут завозиться транзитом непосредственно в подразделения организации, должен быть оформлен распорядительным документом по предприятию.

Поступившие материалы должны быть своевременно оприходованы.

Приемные акты и приходные ордера должны, как правило, составляться в день поступления соответствующих материалов на склад или в другие установленные в организации сроки, но не позже сроков, установленных нормативными актами для приемки поступающих грузов.

Сдача подразделениями на склад материалов оформляется накладными на внутреннее перемещение материалов.

Для принятия к учету материалов, оставшихся от ликвидации основных средств и иного имущества, используется акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35), (Приложение № 10 ).

Материалы, полученные от других организаций (в том числе безвозмездно) и изготовленные в организации, также подлежат принятию на соответствующие склады предприятия.

Отражение в бухгалтерском учете стоимости поступивших материалов будет различным в зависимости от источников поступления и условий их получения. Однако в любом случае в первичных учетных документах, отражающих поступление материалов, должны содержаться данные об их количестве и стоимости. В противном случае, если документ не содержит сведений, необходимых для достоверного учета поступивших материалов и не отвечает требованиям, предъявляемым к первичным учетным документам, то у бухгалтера нет достаточных оснований для принятия данных материалов к учету.

Под отпуском материалов на производство¹ понимается их выдача со склада (кладовой) непосредственно для изготовления продукции (выполнения работ, оказания услуг), а также отпуск материалов для управленческих нужд предприятия.

Материалы отпускаются с центральных складов предприятия и в зависимости от структуры предприятия на склады подразделений или непосредственно в подразделения предприятия (при отсутствии у них складов) и из цеховых складов (кладовых) в производство (участкам, бригадам, непосредственно на рабочие места) в соответствии с установленными нормами и объемами производственной программы (заданиями).

Первичными учетными документами по отпуску материалов со складов предприятия в подразделения предприятия являются лимитно-заборная карта (форма № М-8), (Приложение № 11), требование-накладная (форма № М-11), (Приложение № 12) и накладная (форма № М-15)¹, (Приложение № 13).

Лимитно-заборная карта предназначена для отпуска материалов, систематически потребляемых для изготовления продукции, а также для контроля за соблюдением лимитов.

В случае отпуска материалов сверх лимита в первичных учетных документах (лимитно-заборных картах, требованиях-накладных) проставляется штамп (надпись) «Сверх лимита». Отпуск материалов сверх лимита производится при наличии разрешения руководителя или лиц, им на то уполномоченных. На документах указываются причины сверхлимитного отпуска материалов.

Для сокращения количества первичных документов там, где это целесообразно, рекомендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках складского учета материалов. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре. Операции по передаче материалов из одного подразделения предприятия в другое оформляются накладными на внутреннее перемещение материалов².

Для учета движения материальных ценностей внутри предприятия между структурными подразделениями или материально ответственными лицами применяется требование-накладная (форма № М-11).

Для учета отпуска материалов хозяйствам своего предприятия, расположенным за пределами его территории, или сторонним организациям применяется накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15).

Бухгалтерская служба предприятия обязана:

• проверять поступившие от подразделений организации отчеты и документы;

• производить сверку отчетов подразделений организации с данными складского учета организации, а также с данными бухгалтерской службы.

При выявлении расхождений производятся соответствующие исправления, которые вносятся в отчеты, карточки учета материалов и другие учетные документы. О внесенных исправлениях уведомляются склады, цехи и другие подразделения, в которых установлены расхождения.

Выбытие материалов в результате их продажи оформляется соответствующим подразделением предприятия, осуществляющим снабженческо-сбытовые функции, либо должностным лицом, выполняющим аналогичные функции, путем выписки накладной на отпуск материалов на сторону (форма № М-15), на основании договоров или других документов и разрешения руководителя предприятия или лиц, им на то уполномоченных.

При перевозке грузов автотранспортом оформляется товарно-транспортная накладная.

Порядок вывоза и выноса с территории предприятия материалов, оформления пропусков на вывоз и вынос, организация контроля за вывозом (выносом) материальных запасов устанавливаются предприятием.

Списание материалов может осуществляться в следующих случаях:

• материалы пришли в негодность по истечении сроков хранения;

• материалы морально устарели;

• при выявлении недостач, хищений или порчи материалов, в том числе вследствие аварий, пожаров, стихийных бедствий и других чрезвычайных обстоятельств.

Подготовка необходимой информации для принятия руководством предприятия решения о списании материалов осуществляется комиссией с участием материально ответственных лиц.

Комиссией составляется акт на списание материалов, в котором указывается:

• наименование описываемых материалов и их отличительные признаки;

• количество;

• фактическая себестоимость;

• установленный срок хранения;

• дата (месяц, год) поступления материалов;

• причина списания;

• информация о взыскании материального ущерба с виновных лиц.

Акт утверждается руководителем предприятия или лицом, им уполномоченным.

Списанные материалы, использование которых возможно в хозяйственных целях (материалы с пониженными качественными характеристиками), или подлежащие сдаче в виде отходов (лом, ветошь и т.п.) приходуются на склад (кладовую) предприятия на основании акта на списание и накладной на внутреннее перемещение материальных ценностей.