8.ДОКУМЕНТАЦИЯ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
8.3.Управление документами
Документы, поступающие из внешних источников, – законы, стандарты, классификаторы и технические условия.
Актуализация внешних документов осуществляется постоянно. Поступившие внешние документы сортируются и идентифицируются, регистрируются в журнале контроля внешних документов, затем распределяются среди заявителей в соответствии с заявками.
Контроль актуальности внешних документов производится уполномоченным по качеству.
С быстрым развитием компьютерных сетей выполнение требований в отношении управления документацией стало относительно простым делом. Самый простой путь к обеспечению управления документацией – наличие доступа к ним по компьютерным сетям, предпочтительно при повсеместном отказе от копий на бумажных носителях.
8.4. Управлениезаписями
Запись – это документ, отражающий достигнутые результаты или содержащий свидетельства осуществленной деятельности.
4.2.4. Управление записями
Должны быть установлены и сохраняться записи, необходимые для представления доказательств соответствия требованиям и эффективного функционирования системы менеджмента качества. Записи должны быть удобочитаемыми, легко распознаваемыми и восстанавливаемыми. Должна быть создана документированная процедура для установления действий по управлению, необходимых для идентификации, хранения, защиты, восстановления, установления времени хранения и месторасположения записей.
Отчетность существует во всех компаниях. В отчетах содержится информация, помогающая эффективно управлять бизнесом. В стандарте ИСО серии 9001:2000 имеются ссылки на необходимость тех или иных отчетов. Организации необходимо доказывать, что она действительно сделала, т. е. записывать определенную информацию, подтверждать соответствие установленным требованиям. Этот пункт стандарта определяет, как следует управлять отчетностью.
Необходимо решить, какие отчеты действительно необходимы для дела. Следует также установить, как долго должны сохраняться отчеты определенного вида, где их можно найти и порядок их уничтожения. Сохранять нужно только то, что должно быть сохранено. Нет необходимости сохранять отчеты только ради удовлетворения аудиторов.
Виды записей:
подтверждающие соответствие выполненных работ установленным требованиям (например, результаты проверок и испытаний, документы, под-
Управление качеством. Электрон. учеб. пособие |
-143- |
8.ДОКУМЕНТАЦИЯ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
8.4.Управление записями
тверждающие соответствие работы утвержденным чертежам, отчеты о калибровках и соответствии продукции установленным требованиям);
о функционировании систем качества (например, отчеты по результатам аудита, о выявлении несоответствий и проведенном обучении персонала); вспомогательных процедурах (например, протоколы проверок, заседа-
ний, записи об управлении производственным процессом и отчеты); совершенствовании процессов (например, отчеты, спецификации мо-
дернизированных и усовершенствованных процедур и протоколы проверок руководством);
проведенных операциях (например, результаты рассмотрения контракта, производственного контроля, протоколы).
Контрольныевопросы
1.Какие требования предъявляются к документации системы менеджмента качества?
2.Дайте определение Руководству по качеству.
3.Поясните требования к Руководству по качеству, данные в стандарте ИСО серии 9001:2000.
4.В каких целях используется Руководство по качеству?
5.Что такое документированная процедура?
6.Какие документированные процедуры необходимо обязательно разработать для внедрения системы менеджмента качества?
7.Какие документы считаются управляемыми?
8.Дайте определение понятия «документ».
9.Раскройте сущность понятия «запись».
10.Для чего необходима актуализация документов?
11.Какие документы относятся к внутренним документам, а какие к внешним?
Управление качеством. Электрон. учеб. пособие |
-144- |