10.5. Прием-передача документов

при смене руководителя архива

10.5.1. При смене руководителя архива прием-передача документов и справочного аппарата к ним, а также помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту (приложение 48).

Для приема-передачи дел руководителя архива приказом руководителя организации назначается комиссия в составе не менее трех человек. В состав комиссии включается представитель службы ДОУ.

10.5.2. При приеме-передаче дел необходимо проверить наличие и состояние:

документов архива, в том числе особо ценных дел и страховых копий особо ценных документов;

учетных документов и справочного аппарата к документам (паспорта архива, описей дел и заменяющих их номенклатур дел, листов фондов и карточек фондов, книг поступлений и выбытия документов, справочных карточек);

печатей и штампов архива (при их наличии);

противопожарного и охранного оборудования.

Необходимо проверить также условия хранения документов.

10.6. Порядок приема-передачи документов

при реорганизации организации

10.6.1. Порядок приема-передачи документов организации при реорганизации последней определяется распорядительным документом о реорганизации организации.

В состав ликвидационной комиссии по реорганизации организации должен входить представитель соответствующего архивного органа.

10.6.2. При реорганизации организации с передачей ее функций другой или нескольким организациям, в том числе с изменением форм собственности, документы передаются организации или организациям-правопреемникам.

10.6.3. При реорганизации организации, когда из ее состава выделяется структурное подразделение со статусом организации, последней передаются не завершенные делопроизводством дела, относящиеся к профилю ее деятельности, а также личные дела и лицевые счета сотрудников, перешедших на работу в эту организацию.

10.6.4. Перед передачей документов реорганизованной организации проводится проверка наличия и состояния дел, хранящихся в делопроизводстве и архиве, а также их научно-техническая обработка.

Приложение 1

к п. 2.4.1

Наименование организации

Фонд N ________ УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ N ______ Наименование должности

дел постоянного хранения руководителя организации

за __________ год Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Название раздела (структурного подразделения организации)
N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примеча- ние
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено _______________________ ед. хр.,

(цифрами и прописью)

с N ________________________ по N __________________, в том числе:

литерные номера: _________________________________________________

пропущенные номера: ______________________________________________

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Наименование должности

руководителя архива Подпись Расшифровка подписи

(лица, ответственного

за архив)

Дата

УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от _________ N ______ от ___________ N ______

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

Приложение 2

к п. 2.4.1

Наименование организации

Фонд N ________ УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ N ______ Наименование должности

дел временного (свыше 10 лет) руководителя организации

хранения

за __________ год Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Название раздела (структурного подразделения организации)
N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Кол-во листов	Примеча- ние
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено _______________________ ед. хр.,

(цифрами и прописью)

с N ________________________ по N __________________, в том числе:

литерные номера: _________________________________________________

пропущенные номера: ______________________________________________

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата

Наименование должности

руководителя архива Подпись Расшифровка подписи

(лица, ответственного

за архив)

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от ______ N ______

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма годового раздела сводной описи дел временного

(свыше 10 лет) хранения

Приложение 3

к п. 2.4.1

Наименование организации

Фонд N ________ УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ N ______ Наименование должности

дел по личному составу руководителя организации

за __________ год Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Название раздела
N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примеча- ние
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено ___________________________ ед. хр.,

(цифрами и прописью)

с N ________________________ по N __________________, в том числе:

литерные номера: _________________________________________________

пропущенные номера: ______________________________________________

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата

Начальник службы кадров

(инспектор по кадрам) Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК

архивного учреждения

от ______ N ________ от _________ N ______

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу

Приложение 4

к п. 2.4.1

Наименование организации

АКТ УТВЕРЖДАЮ

___________ N _______ Наименование должности

_____________________ руководителя организации

(место составления)

о выделении к уничтожению Подпись Расшифровка

документов, не подлежащих подписи

хранению Дата

На основании _____________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов

__________________________________________________________________

с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности

и утратившие практическое значение документы фонда N _____________

(название

фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Крайние даты	Номера описей	Индекс дела по номенкла- туре или N дела по описи	Кол-во ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Приме- чание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого ______________________ ед. хр. за _____________________ годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ____ годы утверждены по личному

составу

согласованы с ЭПК ________________________________________________

(наименование архивного учреждения)

(протокол от _______________ N _____________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от _________ N __________

Документы в количестве __________________________________ ед. хр.,

(цифрами и прописью)

весом ______ кг сданы в __________________________________________

(наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от ________ N _______

Наименование должности работника,

сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника

архива, внесшего изменения

в учетные документы Подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма акта о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

Приложение 5

к п. 2.4.2

__________________________________________________________________

(Название государственного архива)

__________________________________________________________________

(Название организации)

Фонд N _______

Опись N ______

__________________________________________________________________

(Название описи)

__________________________________________________________________

_______________________

(Крайние даты)

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма титульного листа описи

электронных документов постоянного хранения

УТВЕРЖДАЮ

Протокол ЭПК ______________

(название

архива)

____________ N ____________

Фонд N

Опись N

За _____________ год

N ед. учета	N ед. хр.	Заголовок ед. учета	Дата созда- ния	Объем (Мбайт)	Кол-во записей (для баз данных)	Фор- мат дан- ных	Состав текстовой сопрово- дительной докумен- тации	Приме- чание
1	2	3	4	5	6	7	8	9

В данный раздел описи включено ______________________ ед. учета с

(цифрами и прописью)

N ____ по N ____;

______________________ ед. хр. с N ___ по N ___ объемом ___ Мбайт.

(цифрами и прописью)

Всего в опись включено ______________________ ед. учета с N ______

(цифрами и прописью)

по N _____;

______________________ ед. хр. с N ___ по N ___ объемом ___ Мбайт.

(цифрами и прописью)

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК (ЦЭК) организации N _______________

Председатель ЭК (ЦЭК) организации ________________________________

(должность, подпись,

расшифровка подписи)

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма описи электронных документов постоянного хранения

Приложение 6

к п. 6.3.3

ЛИСТ ФОНДА N ______________

_______________________________________ __________________________

(Местонахождение фонда (наименование (Дата первого поступления

организации, где хранится фонд)) документов фонда)

Крайние даты каждого названия фонда	Название фонда
1	2