- •Тема 2. Аналитико - синтетическая обработка ретроспективной документной информации
- •2.1.Понятие об описании документов и дел.
- •2.2. Этапы и способы описания.
- •2.3. Информационные характеристики документов и дел.
- •2.3.1. Элементы заголовка дела.
- •2.3.2. Обобщенные и сложные заголовки.
- •2.3.3. Составление аннотаций.
- •2.3.4. Типовые заголовки.
- •2.3.5. Требования, предъявляемые к заголовку.
- •2.3.6. Дифференцированный подход к описанию.
- •2. 4. Особенности описания документов и дел личного происхождения.
- •2.5. Особенности составления заголовков документов и дел досоветского периода.
2.3.6. Дифференцированный подход к описанию.
Степень подробности научного описания документов и дел зависит от ценности документной информации, ее уникальности. Дела, содержащие ценные исторические источники, описываются максимально подробно с аннотированием отдельных документов. На особо ценные, уникальные дела составителя внутренняя, подокументная опись.
2. 4. Особенности описания документов и дел личного происхождения.
При описании документов и дел личного происхождения учитывается особенность этих материалов.
Перечислите виды документов, характерные для дел личного происхождения.
В фондах личного происхождения, как правило, откладываются творческие материалы, переписка, альбомы, записные книжки, материалы биографического, служебного и имущественно-хозяйственного характера, а также материалы членов семьи и других лиц.
Перечислите дополнительные элементы информации, которые присутствуют при описании дел личного происхождения.
Основная специфика при описании документов личного происхождения заключается в составлении заголовка.
В основе заголовков лежат уже известные Вам элементы: виды документов или дел, автор, корреспондент, вопрос. Значительно реже в заголовке указывают территорию и время, а также особенности материалов.
При составлении заголовков необходимо учитывать, на что они составляются: на рукописи или переписку, альбомы или другие материалы.
2.5. Особенности составления заголовков документов и дел досоветского периода.
Состав и содержание документов, созданных в предшествующие исторические эпохи, а так же дел, сформированных в делопроизводстве XVI-XVII и XVIII-XIX вв., обладают рядом специфических черт и особенностей, которые следует учитывать при составлении заголовка.
Особым своеобразием отличаются документы XV-XVII вв., т.к. в них отображается самобытный облик Российского государства и особый стиль русского языка. Реорганизация структур госуправления, развитие языка и расширение функций государства приближает документы этого периода к современным, с точки зрения приема их описания. Если документы XV-XVII вв., из-за своеобразия делают возможным включение в состав заголовков отдельных оборотов речи и даже целых фраз, целиком заимствованных из текста или самоназвания документа, то для документов и дел XVIII-XIX вв. такие заимствования, как правило, не производятся.
При описании документов и дел XV-XVII вв. Особое внимание уделяется сохранению транскрипции имен и фамилий упоминающихся в них персоналий, названия должностей и титулов.
Укажите правила передачи должностей и титулов при описании документов
XV--XIX вв.
При описании документов и дел XV-XIX вв. надо помнить о соблюдении и следовании тем видам и разновидностям документов, которыми документы сами себя называют, и не прибегать к произвольным заменам, уточнениям и модернизациям терминов, сложившимся в делопроизводстве того времени.
При описании документов и дел предшествующих исторических эпох с особым вниманием надо подходить к фиксации того или иного должностного или церковного звания исторического лица, упоминаемого в документах, с тем, чтобы оно соответствовало занимаемому им положению именно в тот период, к которому относится документ.
Следует избегать вульгаризированных эпитетов и определений, носящих отпечаток исторического или идеологического противостояния. В равной степени это относится как к представителям правящих классов и сословий, так и к подданным слоям населения. В последнем случае следует воздержаться от идеологических перекосов, содержащихся в тексте самих документов (объясните, почему):
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ:
1. Дайте определение вторичной документной информации.
2. Почему опись называют матерью “всех архивных справочников”?
3. Охарактеризуйте этапы и способы описания.
4. Перечислите информационные характеристики документов и дел.
5. В чем состоит разница между простыми, обобщенными и сложными заголовками?
6. Найдите ошибки в заголовках дел.
Дело о нырнутии в воду и самовольном невыхождении из оныя.
Общая переписка по вопросам работы отдела снабжения.
Дело о немирном житии ключаря Федотова.
Переписка о поставках по обязательствам синтетических материалов финской фирме “Эрко” Главного управления механика и энергетика Министерства строительных материалов СССР.
ТЕСТЫ
1. Заголовок дела составляется:
- на основании внимательного изучения документов дела;
- на основании поверхностного просмотра первых листов дела;
- списывается с обложки дела;
- сочиняется на основании изучения исторической справки о фондообразователе и фонде.
2. Данный заголовок единицы хранения является:
1) Записная книжка актера МХАТ Орлова В.А. 1927-28 гг.
простым
обобщенным
сложным
2) Переписка с архивными учреждениями о разработке проекта Правил работы государственных архивов СССР.
простым
обобщенным
сложным
3) Устав акционерного общества “Экспо-строй”, переписка с Министерством юстиции Российской Федерации о регистрации учредительных документов общества.
простым
обобщенным
сложным
ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ ЗАДАНИЕ
1) Определите, кому могли принадлежать эти высказывания.
“Первая главная обязанность служащих в архиве есть составление описаний и содержание рукописи указателей к рукописям вверенного им хранилища. Эта обязанность далеко не так легка, как может казаться с первого взгляда : лишь специалист, знающий основательно свой предмет, может в нескольких словах, точно и ясно определить как название, так и существенное.”
“Если нет инвентарей ( inventaire sommaire ) хранилищу документов, то это равносильно невозможности узнавать о существовании документов иначе как случайно - следовательно, мы можем сказать, что успехи истории в значительной степени зависят от усовершенствования общего инвентария архивных документов.”
2) Объясните, как проявляется в процессе описания диалектическая взаимосвязь всех процессов работы с документами, которые основываются на природе самого документа?
Cписок основных источников и литературы по теме
Источники
Дифференцированный подход к описанию документов. Методические рекомендации. Вып. 1. М., 1969.
Методы описания документной информации: Метод. рекомендации. М., 1986.
Совершенствование научно-справочного аппарата к документам бывших партийных архивов: Методические рекомендации. М., 1994.
Литература
Белянина Л.И., Ларина В.Г., Химина Н.И. Научно-справочный аппарат в бывших партийных архивах: состояние и перспективы развития // Отечественные архивы. 1994. № 5.
Ковальчук Н.А., Осичкина Г.А., Бутько С.П. Основные информационные справочники в системе НСА государственных архивов. М., 1985.
Хлопов В.Г., Благодатская В.И. Описание документов бывших партийных контрольных органов//Отечественные архивы. 1999. №3.