4 Цели, задачи и функции информационного обеспечения управления в организации

Цель информационных систем – производство нужной для организации информации для обеспечения эффективного управления всеми ее ресурсами, создание информационной и технологической среды для осуществления управления организацией.

Основными задачами информационного обеспечения управления являются:

·           обеспечить выживаемость и дееспособность фирмы;

·           обеспечение работников оперативной информацией, способствующей более эффективному трудовому процессу;

·           соблюдение адресности информации;

·           устранение неразберихи в получении информации и ее использовании;

·           расширение функций предприятия в соответствии с требованиями рынка.

Информационная функция — целенаправленный специализированный вид управленческой деятельности, генерируемый информационной системой и характеризующийся однородностью действий с информацией любого вида.

Информационная система компании (в частности, ИСУП) должна выполнять следующие функции:

- позволять накапливать определенный опыт и знания, обобщать их в виде формализованных процедур и алгоритмов решения;

- постоянно совершенствоваться и развиваться;

- быстро адаптироваться к изменениям внешней среды и новым потребностям организации;

- соответствовать насущным требованиям человека, его опыту, знаниям, психологии.

5 Информационная инфраструктура организации

 

В целом информационную инфраструктуру предприятия можно подразделить на собственное информационное поле и внешнее. Собственное информационное поле объединяет информацию, зарождающуюся внутри предприятия. К такой информации следует относить:

- данные бухгалтерского учета и другой обязательной отчетности за текущий и прошлые периоды;

- первичные документы бухгалтерского, торгового и оперативного учета;

- приказы и распоряжения руководителя и менеджеров всех звеньев (письменные и устные);

- данные внутреннего документооборота (бумажного и электронного);

- результаты собственного анализа финансово-хозяйственной деятельности;

- другие данные (например, результаты анкетирования сотрудников предприятия).

Важно отметить, что качество собственного информационного поля предприятия в основном зависит только от позиции самого предприятия (в первую очередь, руководства). Четкая организационная структура управления, рациональное распределение функциональных обязанностей среди персонала, надежный и удобный учет на базе современных автоматизированных систем, продуманная схема документооборота способствуют улучшению и развитию информационного поля, что, в свою очередь, приводит к повышению качества принимаемых управленческих решений. Напротив, пренебрежение к проблемам сбора, обработки и анализа внутренней информации чревато тяжелыми проблемами при управлении бизнес-процессами на предприятии. И все-таки оптимизация внутреннего информационного поля предприятия задача достаточно простая по отношению к внешнему полю.

Дело в том, что собственное поле формируется за счет внутренних источников информации, которые легко можно проверить на полноту и достоверность. В случае внешнего поля это отнюдь не гарантировано. Количество разновидностей внешней информации и ее источников весьма значительно, поэтому ограничимся перечислением основных:

- законы, указы, приказы и другие нормативные документы федерального уровня;

- нормативные акты отраслевого, регионального и местного уровня (часто противоречивые);

- комментарии к указанным выше нормативным актам (пресса, другие СМИ, базы данных, Интернет);

- данные о состоянии отрасли (СМИ, Интернет, результаты заказных исследований);

- данные о состоянии мировой экономики (СМИ, базы данных, Интернет);

- реклама и информация партнеров и конкурентов (прямая реклама, СМИ, выставки, семинары и конференции, презентации, Интернет);

- информация от клиентов (обратная связь);

- выводы консультантов и экспертов, результаты внешних (заказных) маркетинговых исследований и аудиторских проверок.

Кратко перечислим основные проблемы, возникающие при создании внешнего информационного поля.

Частичность информации. В ряде случаев источник дает не всю информацию, а какую-то ее часть. При этом непонятно, где и как можно найти недостающую информацию.

Недостоверность информации. Часть информации (особенно в некоторых СМИ и в Интернет) представляется сомнительной, а в ряде случаях и ложной. Тем не менее, других источников может не быть, и тогда приходится либо учитывать такую информацию, либо отказываться от нее.