4. Создание документа

Создание и оформление документа на компьютере начинается с вызова формы (шаблона), на базе которой будет создаваться документ. Это может быть встроенный шаблон Word, бланк организации, унифицированная форма, разработанная в организации, или чистый лист.

Для автоматизации делопроизводственных процессов чаще всего используются заранее созданные шаблоны всех основных видов документов. Это ускоряет процесс создания, обработки и поиска документа.

Создание нового файла Wordосуществляется командойСоздатьКнопки "Office" (меню «Файл»). Если создается новый документ без применения шаблона, то в левой части окнаСоздание документавыбирается в полеШаблоныразделПустые и последние, затем в центральной части данного окна следует щелкнуть кнопкой мыши на значкеНовый документи нажать. Откроется окно нового документаWord2007, которому по умолчанию будет присвоено имяДокумент1. ВWord2010 значокНовый документ сразу становится активным и для создания документа без шаблонов следует щелкнуть левой кнопкой мыши кнопкуСоздать.

Для открытия созданного ранее документа Wordследует выполнить командуОткрытьв менюКнопки "Office"(либо нажать комбинацию клавишCtrl+О). В результате откроется окно, где следует определить папку, где лежит документ его имя и тип.

5. Ввод текста

После того как выбран шаблон документа и установлены параметры страницы, можно вводить текст документа. Кроме символов, отображаемых на экране, в документе присутствуют так называемые непечатаемые символы:

• ¶ символ конца абзаца;

• →- символ табуляции;

• -¹символ конца строки без окончания абзаца и др.

Эти символы помогают видеть расположение текстовых объектов на странице документа и выводятся на экран, но не на печать. Удалять их можно с помощью клавиш Delete или Backspace. Для того чтобы скрыть или вновь отобразить эти символы, надо нажать кнопку»Непечатаемые символы () на панели инструментов ленты «Главная».

Ввод нового текста осуществляется в активном окне в позиции, на которой установлен курсор.

При перемещении мыши указатель меняет форму в зависимости от положения на экране. В области текста курсор имеет вид вертикальной черты I с засечками.

Курсор в тексте имеет вид мигающей вертикальной черты |. При вводе текста обратите внимание на место указателя мыши и курсора. Их легко спутать.

Ввод текста поверх существующего осуществляется в режиме Замены. Пропущенную букву можно вставить при вводе в режимеВставки, при этом строка автоматически раздвигается вправо.

Удалить текст можно с помощью клавиш Delete илиBackspace.

При вводе текста с помощью встроенного алгоритма переноса обеспечивается автоматический переход на следующую строку.

Нажатие клавиши Enterфиксирует конец текущего абзаца и осуществляется переход к следующему абзацу.

Разбиение на строки для создания новой строки в рамках одного абзаца осуществляется одновременным нажатием клавишShift + Enter.

Разбиение на страницы при вводе текста осуществляется автоматически, при этом создаются так называемые "мягкие" разделители страниц.

Иногда необходимо начать текст с новой страницы, когда предыдущая еще не заполнена. Это осуществляется вставкой в документ разрыва страницы – либо через вкладку «Вставка» - «Разрыв страницы», либо нажатием клавиш Ctrt+Enter. При этом в текст документа добавляется "жесткий" разделитель страниц, который в режиме отображения непечатаемых символов, представляется на экране в виде линии из точек со словамиРазрыв страницы.

Для удаления жесткого разделителя страниц следует поместить курсор в конец абзаца, предшествующего разделению, и нажать клавишу Delete.