2. Методика проектирования форм первичных, результатных и машиночитаемых документов.

В настоящее время система автоматизированной обработки экономической информации. Основным носителем информации является документ.

Под документом понимается информация, зафиксированная в строгой логической последовательности на некотором физическом носителе и отображающая сущность экономического объекта, явления или события.

Документы, которые содержат исходные данные предприятий и организаций, принято называть первичными.

А документы, которые содержат сведения обобщающего характера и используются для принятия экономически обоснованных управленческих решений, - выходными или результатными.

Первичные документы – являются основным средством представления юридически оформленных сведений о производственно-хозяйственной деятельности экономического объекта.

Несмотря на развитие безбумажной технологии сбора и регистрации информации, первичный документ в настоящее время и в ближайшем будущем не потеряет своего значения. Как носитель информации, первичный документ представляет собой бланк установленной формы, заполненный необходимым количеством данных и подписанный как вручную, так и с использованием электронных подписей.

На практике применяются различные способы проектирования первичных документов. Однако все они сводятся к трем основным этапам:

I Этап: Определение содержания документа

Этот этап связан с разработкой и определением необходимого числа показателей, которые будут использоваться для решения задач. Особое внимание на этом этапе уделяется выделению постоянной и переменной информации.

II Этап: Размещение реквизитов на бланке документа

Типовая структура первичного документа предусматривает его разбивку на 3 основные части:

1. Заголовочная, куда входят наименование предприятия, почтовый адрес предприятия, индекс формы документа, а также наименования и значения реквизитов признаков, являющихся постоянными для данного документа или группы документов, а также наименование документа и его номер.

2. Содержательная,в которой находятся наименования переменных реквизитов признаков, а также их числовые значения.

3. Оформительная,содержит подписи ответственных лиц, даты заполнения.

В различных частях документа реквизиты могут размещать разными способами: линейным, анкетным, табличным.

Линейные способ– предусматривает размещение реквизитов в 2-х строках: в верхней заполняются наименования, в нижней – значения.

Анкетный способ– используется для размещения реквизитов в виде 2-х граф. Левая графа предназначена для наименований, а правая – для их значений.

Табличный способ– размещение различных реквизитов в виде таблицы с графами по вертикали и строками по горизонтали, а в получившиеся ячейки записываются значения.

III Этап: Расчет площади бланка и разработка образца документа

Бланки документов разрабатываются строго определенного формата с применением ГОСТа. Например А4 297x210, А3 420х297.

Выходные или результатные документы содержат информацию, полученную в результате обработки данных, в частности с использованием средств вычислительной техники.

Методика проектирования форм результатных документов предусматривает 2 этапа:

1. Этап

Анализируется состав выходных показателей, выделяются те показатели, которые будут рассчитываться на компьютере. На этом этапе необходимо уточнить требования заказчика к составу результатной информации.

2. Этап

Непосредственно проектируется каждый документ, т.е. из общего состава показателей выделяются отдельные реквизиты, намечаемые для включения в те или иные формы документа. Для каждого документа проектируются информационные зоны, а также определяются размеры и расположение строк и граф.

Типовая структура выходного документа предусматривает выделение 2-х частей: заголовочной и содержательной.

Заголовок - включает заголовок документа, дату составления, наименование и кодовое обозначение некоторых справочных признаков.

Содержательная часть - форматная строка с наименованиями граф, отделяющих одну строку от другой, а также таблицу, в которой обозначаются наименования реквизитов признаков и реквизитов основания.

Структура экономической информации – под структурой информации понимается выделение элементов, информационных единиц, их взаимосвязь. По структурному составу информационной совокупности ( инф. совокупность – группа данных, характеризующих объект, процесс и т.д.) можно разделить на:

- реквизиты

- показатели

- документы

- информационные массивы и системы.

Реквизит– это элементарная неделимая единица экономической информации, несущая качественную или количественную характеристику какого-либо экономического процесса.

Реквизиты подразделяются на реквизиты-признаки и реквизиты-основания.

Реквизиты-признаки – характеризуют качественные свойства отображаемого объекта (название, код материала)

Реквизиты-основания– количественная сторона (вес, цены)

Объединение этих реквизитов образуют показатель.

Показатель– это логическое высказывание, которое содержит и качественную и количественную характеристику объекта или процесса. Показатель состоит из одного реквизита-основания и нескольких реквизитов-признаков.

Показатели объединяются в документ.

Документ– это информация, зафиксированная в строгой экономической последовательности на физическом носителе и отображающая сущность экономического объекта, явления или события.

Совокупность документов по определенному признаку образует информационный массив.

Совокупность массивов, относящихся к группам однотипных задач, образуют информационную систему этого объекта.

В настоящее время разработаны способы, позволяющие автоматизировать ввод информации в компьютер без предварительного переноса на промежуточный носитель, одним из них является применение считывающих устройств. Документы, разработанные для автосчитывания с них информации, называются машиночитаемыми. Их эффективное применение возможно лишь при стандартизации их форм и правил обращения с ними. Машиночитаемый документ утверждается в установленном порядке и имеет юридическую силу.

Информация в таких документах может быть зафиксирована способами:

- различного типа нормализованные шрифты,

- графические методы (штриховое кодирование)

- перфорационное кодирование

- машинное кодирование.

При проектировании машиночитаемых документов учитываются требования к качеству материала, из которого они изготовлены. Существуют 2 основных способа считывания информации с машиночитаемых документов:

- магнитное;

- оптическое.

3. Технология кодирования

Развитие электронной обработки информации выявило слабое звено процесса обработки – ввод информации.

Длительно время этот процесс был достаточно многостадийным. В первичных документах информация переносилась на машинные носители, затем осуществлялись ввод в ЭВМ и обработка результатов. Все это было достаточно трудоемким и требовало перехода к новым технологиям, связанным с автоматизацией ввода информации. В результате конкуренции различных технологий определились 3 наиболее перспективные технологии кодирования:

1. Алфавитно-цифровое кодированиестилизованными знаками по предварительно нанесенной сетке.

2. Магнитное кодирование

3. Штриховое кодирование

Первая технология позволяет кодировать знаки таким образом, что они могут считываться и людьми и кодочитаемыми устройствами ЭВМ. Технология не получила широкого распространения, т.к. на начертание символа накладываются жесткие ограничения и методы распознавания таких кодов требуют применения достаточно сложных устройств.

Технология написания магнитных кодов достаточно проста, но имеется недостаток:

- требуется непосредственный контакт считывающего устройства и носителя информации, т.е. исключается дистанционное считывание кодов;

- информация достаточно легко может быть разрушена или искажена;

- визуально невозможно контролировать наличие и сохранность информации, поэтому в настоящее время наиболее удобной признана технология штрихового кодирования.

В основе этой технологии лежит способность электронно-оптических устройств преобразовывать различную ширину штрихов в двоичные числа, а сопряженная со считывающим устройством электронно-вычислительная техника преобразует двоичные комбинации в символы.

Нанесение штриховых кодов возможно вручную, либо можно наклеить заранее напечатанные этикетки.

Оптические считывающие устройства для штриховых кодов подразделяются на 3 класса:

1. с неподвижным лучом;

2. с подвижным лучом и автоматическим сканированием;

3. с внешним освещением и электронным сканированием.

Устройство 1– это ручные устройства, сопряженные с устройствами накопления и обработки информации.

Устройство 2– используются для считывания кодов с движущихся объектов и отличаются высокой надежностью и скоростью считывания.

Устройство 3– могут считывать код на расстоянии до 1,5 м от объекта и требуют высокого уровня внешнего освещения и сложной оптической аппаратуры.

Все используемы штрихкоды независимо от длины и типа кодирования состоят из 4-х частей:

1 - начальный символ

2 – информационная последовательность

3 – контрольные разряды, обеспечивающие защиту информации от искажения

4 – конечный символ.

1. Методика проектирования инф. массивов

Проектирование осуществляется в 3 этапа:

1 –Определяется существующая первичная документация, проводится ее анализ и сопоставление с содержанием проектируемой результатной информацией. Устанавливается, в какой степени существующий перечень первичных показателей обеспечивает разработку проектируемых выходных документов. Затем производится анализ инфопотоков и предварительный расчет параметров экономической эффективности, анализируется состав избыточных и дублирующих показателей. На основе такого обследования формируются инфомассивы постоянной и переменной информации.

2 – Для каждого инфомассива определяется логическая структура его записей. При этом разработчик должен руководствоваться следующими принципами:

- минимальная избыточность данных

- целостность инфосистемы

- обеспечение высокой скорости доступа к данным.

3- Определяется внутримашинная структура записи, т.е. выделяется тип и значность каждого реквизита и выбирается конкретная среда накопления информации.

При выборе конкретной среды накопления информации необходимо учитывать:

- тип используемого компьютера

- инфоемкость носителя информации

- способы доступа к информации, обеспечение определенного уровня достоверности и надежности

- скорость ввода-вывода данных.

Организация проектирования ИТ

1. Виды экономической информации

Экономическая информация – представляет собой совокупность различных сведений экономического характера, которые можно фиксировать, передавать, обрабатывать, хранить и использовать для осуществления функций планирования, учета, контроля, анализа и управления народным хозяйством и его звеньями.

ЭИ включает в себя сведения о составе трудовых, материальных и денежных ресурсов, состоянии работы объектов на определенный момент.

Для ЭИ характерны большие объемы, многократное повторение циклов ее получения и обработки, многообразие источников и потребителей, децентрализация сбора исходных данных.

Источником ЭИ является производственно-хозяйственная деятельность предприятий, фирм, отраслей, и их в целом.

Для облегчения изучения ЭИ и разработки путей ее компьютеризации ведется систематизация информации в 2-х основных направлениях:

1. по содержательной роли – выделяются виды ЭИ по признакам, существенным для проектирования и функционирования автоматизированных систем обработки информации.

2. по значениям единиц – строятся классификаторы информации по каким-либо признакам.

Виды информации различаются по:

1. истинности (достоверная, недостоверная)

2. полноте (недостаточная, достаточная, избыточная)

3. стадиям возникновения (первичная, вторичная)

4. стабильности (переменная, постоянная, иногда выделяют условно постоянную информацию)

5. по отношению к объекту управления (внутренняя, внешняя)

6. с позиции технологического процесса решения задач (входная, выходная, промежуточная, переходящая)

7. по функциям управления (учетная, плановая, директивная, статистическая ит.д.)

Также можно различать информацию по:

- степени детализации

- срочности

- способу представления и т.д.

Все перечисленные виды ЭИ должны учитываться при проектировании инфосистем.

1. Цели и методы проектирования ИТ

Проектирование ИТ является основой создания АИС (автоматизированной информационной системы)

Сложилась определенная последовательность создания АИС, разработаны методы и основные принципы проектирования, установлены этапы и правила, регламентирующие данный процесс.

Целью проектирования ИТ является разработка проекта, который представляет собой техническую документацию с детализированным описанием всех проектных решений по созданию и эксплуатации системы.

Способ создания ИТ называется методом проектирования.

При разработке проектов используются следующие методы:

- индивидуальное

- групповое

- автоматизированное

Индивидуальное проектирование– было основным мет дом проектирования на этапе использования ЭВМ 1-ых поколений. Наиболее характерной чертой этого метода является разработка оригинальных методов обследовании объектов и разработка индивидуального проекта. Индивидуальное проектирование характеризуется большими трудовыми и стоимостными затратами а также трудностями комплексной увязки решаемых задач.

Однако опыт проектирования и решения задач подвели к переходу к типовому проектированию.

Типовое проектирование– это индустриальный метод создания ИТ, базирующийся на использовании типовых проектных решений и пакетов типовых продуктов.

Он характеризуется наличием типовых, организационных, технических, математических, информационных и программных средств автоматизации.

Обеспечивает:

-уменьшение трудоемкости;

- снижение стоимости;

- сокращение сроков проектирования, при повышении его качества;

- создание основы для расширения обмена готовыми типовыми компонентами.

Методы типового проектирования можно разделить на подгруппы:

- методы элементного проектирования, использующие типовые решения;

- подсистемное проектирование (пакеты прикладных программ);

- объектное проектирование.

Основой элементного проектирования являются типовые проектные решения, представляющие собой результат выполнения нескольких взаимосвязанных технологических операций проектирования.

Типовое проектное решение (ТПР) включает ТП документацию по информационному, проектному, математическому и организационно-правовому обеспечению АС.

При использовании подсистемного метода предполагается более высокая степень интеграции типовых элементов, когда для каждой подсистемы создаются проектные решения и пакеты прикладных программ.

Метод объектного проектирования базируется на применении типовых проектов АС. Однако из-за большого разнообразия форм объектов автоматизации привязка типового проекта к конкретному объекту может быть неэффективной и требовать значительных материальных и трудовых затрат.

Из методов объектного проектирования отдельной подгруппой выделяют метод группового проектирования: подбирается группа объектов, однотипных по характеристикам. Среди них выделяется базовый объект, для которого и разрабатывается проект. Основной серой применения методов группового проектирования являются непромышленные объекты (склады, торговля, бытовое обслуживание).

Методы модельного проектированиязанимают особое место в совокупности автоматизированных методов, т.к. они связаны с созданием и использованием систем автоматиз. проектирования. (САПР). Основным требованием, предъявляемым к САПР, является возможность построения и поддержания в системе проектирования некоторой глобальной экономической информационной модели проекта автоматизации.

Модель– некоторое отображение информационных компонентов объектов информатизации и явно заданные отношения между ними.

Модель стоится с учетом всех особенностей объекта и его управляющей системы. Она должна содержать в формализованном виде описание совокупностей информационных компонентов и отношения между ними, включая информационные связи и алгоритмическое взаимодействии.

При разработке проектов с использованием модельного метода применяется системный подход, обусловленный использованием компьютеров как на этапе создания системы, так и на этапе ее промышленной эксплуатации. Т.о. использование модельного метода предопределило переход к созданию моделей от индивидуальных проектов, но на значительно более высоком уровне по сравнению с оригинальным методом проектирования.

2. Стадии и этапы проектирования

В практике проектирования АС сформировались 3 относительно самостоятельные стадии:

1. Предпроектная(разработка технико-экономического обоснования (ТЭО) и технико-экономического задания на создание системы);

2. Техническая (разработка технического проекта);

3. Внедрение(эксплуатация системы).

На предпроектной стадии проводится комплекс научно-исследовательских и организационно-технических мероприятий по исследованию проекта. Обследование способствует определению параметров проектной системы. Целью его является определение экономической задачи автоматиз. и подготовки научно-обоснованных решений по соверш. управлению. На стадии 2-го этапа:

- технико-экономическое обоснование, которое подтверждает экономическую целесообразность и производственную необходимость разработки системы и базируется на результатах объекта информации.

В ТЭО включаются:

- обоснование цели разработки системы - состава задачи;

-перечень организационно-технических мероприятий по разработке и внедрению системы;

-оценка экономической эффективности.

Заканчивается разработка и утверждение технического задания, включающее:

- правовое обеспечение;

- описание цели и расчет экономической эффективности;

- требования к задачам, техническому комплексу, обеспечивающим подсистемам и их составу;

- источники финансирования;

Утверждение технического задания – 2 стадия разработки

На этой стадии создаются

Технический проект:

- общая системная документация по видам обеспечения;

- все проектные решения оп всем компонентам;

- описание задач;

- расчет экономической эффективности.

В техническом проекте раскрывается постановка автоматизированных задач, их целевые функции, характеристики входа и выхода, даются алгоритмы и технологии решения задач на ЭВМ. По результатам реализации проекта оценивается экономическая система.

Утверждение технического проекта является основанием для начала проектирования.

В состав проекта входят: технологические и должностные инструкции.

Технологические инструкцииопределяет порядок сбора, регистрации, контроля и передачи информации, переноса ее на машинные носители, ведение архива носителей документов и передача выходной информации.

Должностные инструкции определяют права и обязанности производственного и управленческого персонала и функционирования информационной системы.