64 Вопрос

Использования электронной почты

в документационном обеспечении управления организаций

Электронная почта на сегодняшний день является одним из самых по-

пулярных средств связи, используемых как физическими лицами в ходе ве-

дения частной переписки, так и организациями для пересылки деловых до-

кументов и различного рода сообщений.

Популярность электронной почты обусловлена рядом причин. Среди

них:

оперативность передачи сообщений;

сравнительно невысокая стоимость их пересылки;

достаточно высокая надежность передачи данных.

Вместе с перечисленными плюсами использование электронной поч-

ты имеет ряд проблем и недостатков.

Распространенными проблемами использования электронной почты

являются проблемы спама (массовых незапрашиваемых рассылок, как пра-

вило рекламного характера), возможности заражения компьютера вредо-

носными программами, пересылаемыми в электронных письмах и т.д. По-

мимо решения данных проблем возникает необходимость определения тех-

нологии работы с электронной почтой в документационном обеспечении

управления организаций (далее - ДОУ).

Большинство существующих нормативных и методических доку-

ментов, определяющих правила работы с электронными документами, ка-

саются следующих вопросов:

правовые основы применения ЭД;

основные требования, предъявляемые к составу и структуре ЭД;

права, обязанности и ответственность участников правоотношений,

возникающихв сфере обращения ЭД;

определение понятий, используемых в сфере применения ЭД;

общие требования к порядку создания, обращения и архивного хра-

нения официальных ЭД;

планирование жизненного цикла ЭД;

требования к удостоверению подлинности ЭД;

правила и порядок проведения экспертизы ценности ЭД и иных ин-

формационных ресурсов;

порядок передачи ЭД на архивное хранение (из структурных подразде-

лений в архив организациии из организаций на государственное хранение);

организация архивного хранения ЭД;

порядок создания архивныхкопий ЭД;

правила учета ЭД и работы с ними в архиве.

Как видно, отечественная нормативно-методическая база не охваты-

вает все теоретические и практические аспекты работы в ДОУ с докумен-

тами, представленными в электронно-цифровой форме. В частности, не

описываются особенности технологии обработки в ДОУ документов, пе-

ресылаемых по каналам электронной почты, и включения их в докумен-

тооборот организации.

При попытке решения указанной задачи на практике возникает ряд

Препятствий и вопросов.

Основным препятствием, на наш взгляд, для включения сообщений

Электронной почты в документооборот организации является вопрос их юри-

дической силы.

В случае с передачей документов на архивное хранение применение удостоверяющего листа вполне оправдано, однако очевидно, что при работе с электронной почтой его использование нивелирует идею оперативного безбумажного обмена документами.

связи с этим возникает вопрос: как быть тем организациям, кото-

рые не имеют средств ЭЦП, однако стремятся использовать в своей дея-

тельности электронную почту? Такая ситуация может быть характерна

для небольших организаций, в которых делопроизводственные функции

выполняет один, максимум - два человека. Приобретение систем элек-

тронного документооборота для них нецелесообразно, а приобретение средств ЭЦП недешево и они, как правило, не совместимы между собой.

Если следовать букве закона, то все документы, пересылаемые по элек-

тронной почте и не удостоверенные ЭЦП, электронными документами на-

звать нельзя. Однако, несмотря на проблемы придания юридической силы

документам, представленным в электронной форме, на наш взгляд, сообще-

ния электронной почты также следует считать документами (чтобы отличать

от ЭД, будем их называть "электронно-цифровые документы" (ЭЦД)).

Таким образом, сообщения электронной почты, которые можно идентифицировать

как самостоятельный информационный объект, наравне с бумажными доку-

ментами также могут быть объектом работы в ДОУ. Основным принципом

здесь, по нашему мнению, может служить следующее: если бы бумажный

документ, несущий информацию, которую содержит сообщение электронной

почты, был зарегистрирован в службе ДОУ, с ним проводилась работа, и он

проходил бы все необходимые делопроизводственные стадии, то данный

ЭЦД также должен быть зарегистрирован и использоваться в работе органи-

зации на равне с традиционными бумажными документами.

Стоит отметить, что формулировкой, в наибольшей степени отра-

жающей сложившееся на практике понимание электронного документа, на

наш взгляд, является та, которая зафиксирована в ЗаконеРоссийской Феде-

рации "Об электронной цифровой подписи" от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ.

Согласно данному закону, электронный документ - это документ, в кото-

ром информация отражена в электронно-цифровом виде.

Представляет интерес ито, что в международном стандартеИСО 15489

"Информация и документация. Управление документами" документ опреде-

лен как "информация, создаваемая, получаемая и сохраняемая в качестве

свидетельства, обеспечивающая юридические взаимоотношения или дело-

вую сделку" Как видно, международный стандарт не делает никаких

различий междуЭЦД, удостоверенными ЭЦП и неудостоверенными ей.

Говоря об ЭЦД, в т. ч. о тех, которые пересылаются по каналам элек-

тронной почты, большинство специалистов-документоведов подчеркива-

ет, что по своей информационной сущности это такие же документы, как

и те, которые зафиксированы на бумаге. В частности, отмечают, что "ЭД - это, прежде всего, документ. Его информация представле-

на в электронно-цифровом виде. Отсюда можно сделать вывод, что в случае с ЭД речь идет, прежде всего, об особенном носителе информации.

Это не бумага, на которую нанесен текст, это особая физическая среда,

материальный носитель информации со специфическими свойствами, ко-

торые дают возможность фиксировать, хранить, передавать и идентифи-

цировать информацию"

Исходя из этого, можно сделать вывод о том, что документы, пред-

ставленные в электронно-цифровой форме, в т. ч. сообщения электронной

почты, также могут содержать информацию, имеющую важное управлен-

ческое, историческое (перспективное) и иное значение. Вследствие этого

наравне с бумажными документами их следует включать в документообо-

рот организациии в последствии передавать на архивное хранение.

Одним словом, де-факто документы, пересылаемые по электронной

почте, являются неотъемлемой частью документооборота многих организа-

ций. И несмотря на отсутствие универсального решения вопроса придания таким документам юридической силы и существующих сложностей в при-

менении ЭЦП, эти документы должны учитываться и обрабатываться в

ДОУ организаций с целью сохранения содержащейся в них информации.

Помимо проблем юридического характера существует ряд вопросов,

связанныхс технологией обработки сообщений электронной почты в ДОУ.

В ходе ведения традиционной (бумажной) переписки документы про-

ходят ряд процедур и приобретают ряд реквизитов, отражение которых при

работе с электронной почтой далеко не всегда имеет место.

Кроме решения технологических проблем обработки сообщений элек-

тронной почты в ДОУ важно разработать методику решения вопросов ор-

ганизационного характера. Так, например, при использовании в организа-

ции электронной почты возможность работы с ней получают практически

все сотрудники (как минимум те, кто работает за компьютером, имеющем

выход в Интернет через локальную сеть или модем). В связи с этим нередки

ситуации, когда такие работники начинают осуществлять переписку с дру-

гими организациями, используя свои личные ящики. В результате часть пи-

сем, которые при обычном порядке работы с бумажными документами бы-

либы учтены в делопроизводстве, остаются вне поля зренияслужбы ДОУ.

Таким образом, пути решения организационно-технологических во-

просов работы с электронной почтой в ДОУ организаций нуждаются в ис-

следовании. Необходимо разработать соответствующие нормативные и/или

методические документы, описывающие возможные механизмы обработки

в ДОУ организаций документов, пересылаемых по каналам электронной

почты. Соответствующие нормативно-методические документы будут спо-

собствовать повышению культуры работы с документами, позволяя учесть

и сохранить всю необходимую информацию, пересылаемую между органи-

зациями в электронном виде.