Заключение

Таким образом, под управлением своим временем понимается наиболее рациональная организация своих дел и задач во времени. Управлять временем нельзя, но организовать его можно, а для руководителя ещё и необходимо. Как мы можем организовать пространство с помощью расположения и движения предметов, так мы можем организовать время расположением и движением дел и поступков. С каждым годом всё большее число компаний внедряют технику организации времени для всех сотрудников - корпоративный тайм-менеджмент. Это связано, в первую очередь, с тем, что в современном капиталистическом мире скорость становится важнейшим конкурентным преимуществом. В связи с этим, так широко развиваются и внедряются на западе информационные технологии в бизнесе и управлении и, в не меньшей степени, принципы тайм-менеджмента в практике организации рабочего времени всей корпорации. Сегодня клиенты, руководство, деловые партнёры, рынки - все ждут от руководителя скорости, организованности и пунктуальности.

Как пишет Г. Архангельский, главные конкурентные преимущества сегодня - это время, качество и деньги. Но если в XXI веке качество должно быть высоким по определению, а конкуренция по цене приводит только к ценовым войнам, то остаётся конкуренция по параметру времени. Насколько быстро подчинённые готовят документы, насколько оперативно отвечают на запросы клиентов, сколько новых проектов одновременно могут реализовать сотрудники? Всё это сегодня - элементы конкуренции по времени. Из этого следует, что время становится дороже денег.

В связи с этим и возникает наука тайм-менеджмента, которая даёт менеджеру технологию как стать более динамичным, всё успевать и укладываться в максимально сжатые сроки. Тайм-менеджмент — технология, позволяющая резко повысить личную эффективность менеджеров и специалистов.

Самоменеджмент представляет собой индивидуальную технологию повышения личной эффективности в работе. Процесс осуществления самоменеджмента можно представить в виде ряда взаимосвязанных функций:

1. Постановка цели: анализ и формирование личных целей;

2. Планирование: разработка планов своей деятельности;

3. Принятие решений по предстоящим делам;

4. Реализация и организация: организация личного трудового процесса в соответствии с планом;

5. Контроль итогов работы;

6. Информация и коммуникации.

Для повышения эффективности работы необходимо сначала провести учёт использования времени методом инвентаризации и хронометража. На основе проведённого учёта анализируются затраты времени и определяются основные направления работы в целях повышения эффективности.

Основные принципы тайм-менеджмента:

- определить свою цель;

- составить план работ;

- определить точные сроки выполнения;

- расставить приоритеты в делах;

- приступать к делу сразу же;

- научиться говорить «нет», соизмеряя свои дела и цели;

- быть решительным в работе;

- ежедневно контролировать выполнение запланированных дел.

При этом важнейшими принципами являются принцип планирования и принцип расстановки приоритетов. Причём план существует не для того, чтобы загнать себя в жесткие рамки и не реагировать на изменяющиеся внешние обстоятельства. План — это как раз способ в изменяющихся обстоятельствах ориентироваться.

В соответствии с техникой планирования рабочего дня

- следует сосредоточивать внимание не на том, что вы хотите сделать, а на том, чего вы хотите достичь;

- планировать задачи на 60% времени, для планирования непредвиденной активности в течение дня;

- использовать органайзер или дневник времени для планирования работы;

- подстраивать свою работоспособность под решение задач разного приоритета;

- планировать время уединения для обдумывания стратегически важных задач;

- стараться доводить запланированные на день задачи до своего логического завершения;

- стараться менять вид деятельности в течение рабочего дня;

- непрерывно искать лучшие альтернативы решения задач с точки зрения экономии времени.

Постоянное установление приоритетов – основное правило эффективной техники личной работы менеджера. Правильная расстановка приоритетов в делах позволит решить некоторые из основных проблем руководителей:

- попытки сразу выполнить слишком большой объём работы;

- трата сил на несущественные дела, не приносящие нужного результата.

Основным методом распределения дел по приоритетности является составление матрицы Эйзенхауэра, в соответствии с которой все задачи распределяются по степени важности и срочности. Главная задача руководителя - постоянно работать над задачами важными и несрочными, с тем чтобы избегать состояния цейтнота и стресса (перегруженности внезапно возникающих важных и срочных задач). При этом часть задач В и задачи С (неважные, но срочные) перепоручаются. Задачи неважные и несрочные просто игнорируются.

В практической части был проведён учёт и анализ затрат рабочего времени руководителя отдела продаж фирмы ООО «Восход». На основе составленной фотографии рабочего дня выяснили, что данный руководитель использует рабочий день лишь на 64 %. Большие потери времени связаны с планово-заключительной работой, с излишней формальной работой. В связи с чем, данному менеджеру предлагается делегирование полномочий, например таких функций как подписание контрактов, при этом текст контракта предварительно согласовывается с руководителем. Необходимо также при планировании рабочего дня учитывать внешние факторы, такие как интенсивность движения на дорогах и график работы учреждений, которые необходимо посетить руководителю. Это также позволит существенно сократить временные затраты.

В связи с этим была предложена техника составления плана рабочего дня методом «Альпы», при котором все планируемые дела разбиты по приоритетам. Задачи важнее и срочные руководитель выполняет сам и укладывается по времени в 60 % рабочего дня. Задачи важные и несрочные: подписание договоров с поставщиками и покупателями, поиск новых каналов сбыта, установление деловых контактов и договорённостей, приём клиентов по вопросам заключенных договоров, написание отчёта о текущем состоянии деятельности отдела продаж, телефонные разговоры с поставщиками - делегируются с последующим контролем их выполнения.

Следуя данной методике, руководитель отдела продаж получит значительный выигрыш во времени за счёт методичной организации труда, что повысит его личную эффективность.