2. Правила складання основних документів: положення про змагання; кошторис; форми заявки на участь у змаганнях

У Положенні про змагання визначаються:

• Назва змагання (класифікаційне, першість і т. д.);

• Цілі і завдання змагання (перевірка учбово-тренувальної роботи, підведення підсумків, обмін досвідом і т. д.);

• Допуск до участі (вік, кваліфікація, приналежність до країни, спортивного суспільства і т. д.);

• Характер змагань (особисті, командні, особисто-командні);

• Час і місце проведення змагань;

• Програма і календар по днях проведення змагань;

• Умови проведення, способи оцінки і виведення результатів;

• Кількість учасників, що допускаються;

• Порядок визначення переможців;

• Форма учасників і їх інвентар;

• Нагородження переможців;

• Умови прийому учасників і суддів (зобов'язання по матеріальному забезпеченню);

• Документація учасників, необхідна для допуску до змагань;

• Форма офіційної заявки на участь в змаганнях і терміни її надання.

У положення входять наступні розділи:

1. Цілі і завдання.

Характер мети впливає на спрямованість і зміст решти всіх пунктів положення. Зазвичай намічається одна мета і визначаються додаткові завдання, які можуть бути вирішені в процесі проведення змагань.

Наприклад, національні змагання з виду спорту проводяться відповідно до комплексної цільової програми олімпійської підготовки і вирішують наступні завдання:

• підвищення спортивної майстерності;

• вдосконалення учбово-тренувального процесу в спортивних організаціях;

• підведення підсумків роботи в спортивних організаціях АР Крим і так далі.

2. Терміни і місце проведення змагань.

У цьому розділі називається форма змагань, число і місце проведення, день приїзду і від'їзду команд та учасників змагань.

3. Організація змагання.

У цьому розділі указується, хто здійснює загальне керівництво підготовкою і проведенням змагань. Відповідальні за підготовку місць змагань, розміщення, харчування, прийом і відправку учасників з інших міст та областей, тренерів, суддів, виготовлення афіш, програм, суддівської документації, організація шефської роботи покладається на організації (управління зі спорту, федерації) відповідно до місця проведення змагань. Безпосереднє проведення змагань покладається на головну суддівську колегію.

4. Учасники змагань і склад команд.

У цьому розділі визначається вид змагань (наприклад, Відкрита першість України) і спортсмени областей і міст Києва і Севастополя, що допускаються до них, і так далі. Указується склад команди, зокрема кількість спортсменів, тренерів, представників, спортивна підготовка спортсменів (I розряд, КМС і так далі), вагові категорії, особистий спортивний інвентар (при необхідності, наприклад в боксі).

5. Умови прийому і оплата витрат.

У цьому розділі указується, хто несе витрати по розміщенню, харчуванню учасників, тренерів і представників, а також на приїзд суддів, прибулих за викликом федерації з виду спорту, і збереження їм зарплати (за рахунок Міністерства у справах сім’ї, молоді і спорту України), витрати на приїзд спортсменів, тренерів і представників (зазвичай несуть відряджуючі організації). Витрати на прийом іноземних делегацій (розміщення, харчування, і інші витрати) на офіційних міжнародних змаганнях, як правило, оплачуються за рахунок Міністерства у справах молоді і спорту України.

6. Визначення переможців і нагородження.

У цьому розділі вказуються спосіб проведення змагань, система визначення переможця в особистому або командному заліку.

Якщо необхідно, приводяться спеціальні таблиці, за якими проводиться нарахування балів. Переможці і призери змагань нагороджуються медалями, дипломами відповідних ступенів, а також цінними призами, грошовими винагородами. Тренери, що підготували переможця, нагороджуються медаллю і дипломом.

7. Заявки.

Попередні заявки висилаються в організацію, яка проводить змагання, за місяць до початку змагань за певною адресою (указується в цьому розділі). Остаточні заявки подаються в мандатну комісію в день приїзду на змагання. В день приїзду в мандатну комісію повинні подаватися наступні документи: (перераховуються).

Рішення про від’їзд спортсменів приймається тільки після отримання підтвердження організації, що проводить змагання про їх допуск до участі.

Положення підписується керівником організації, провідної змагання.

Кошторис змагань може бути складений у довільній формі, проте обов’язковим є перелік запланованих та фактичних статей витрат коштів, характер та розміри задіяних матеріальних ресурсів (як правило в грошовому еквіваленті) та безпосередньо витрачені фінансові ресурси. Розміри та характер витрат не повинні перевищувати передбачені категорії та ліміти залежно від масштабу та характеру змагань. Перевищення витрат може бути компенсовано лише за рахунок власних коштів спортивних організацій чи залучення сторонніх (спонсорських чи меценатських) коштів. Попередній кошторис складається з метою фінансового планування змагань. Остаточний кошторис надається в бухгалтерію головуючої організації як документ фінансової звітності.

Найчастіше кошторис змагань складається за наступною формою:

№ п/п	Стаття витрат	Ціна	Кількість	Сума
…	…	…	…	…
Загальна сума витрат

Форми заявки на участь в змаганнях сильно відрізняються в залежності від виду спорту та конкретного регламенту змагань. Як вже зазначалося, розрізняють попередні, остаточні, групові (командні), технічні, на окремий вид або коло змагань, тощо. Для прикладу розглянемо форму заявки в індивідуальних видах спорту:

Заявка

на участь команди (назва команди або відряджуючої організації) в

(назва, місце та дата проведення змагання)

№ п/п	П.І.П. учасника	Стать	Дата народження	Спортивний розряд	Види програми	Віза лікаря