Розділ іі

2. Основні методи управління та аналіз ефективності діяльності

Основні методи управління

Управління — складний і динамічний процес, керований і здійснюваний людьми для досягнення поставленої мети. Після того як встановлено цілі управління, необхідно знайти найбільш ефективні шляхи та методи їх досягнення. Інакше кажучи, якщо при визначенні цілей потрібно відповісти на запитання «Чого потрібно досягти?», то слідом за цим виникає запитання: «Які шляхи найбільш раціональними для досягненя мети?». Отже, виникає потреба у застосуванні арсеналу засобів, що забезпечують досягнення наявних цілей, тобто методів управління.

Методом називається захід або сукупність заходів у будь-якій людській діяльності, спосіб досягнення мети, шлях вирішення певного завдання. Також до методів управління організацією можна віднести засоби цілеспрямованого впливу на трудовий колектив або на окремих його членів. Методи являють собою важливий елемент процесу управління. Наявність прогресивних методів управління та вміле їх використання є передумовою ефективності управління і господарських процесів.

Особлива роль методів управління полягає у тому, щоб створити умови для чіткої організації процесу управління, використання сучасної техніки і прогресивної технології організації праці і виробництва, забезпечити їх максимальну ефективність для досягнення поставленої мети. Таким чином, зміст поняття «методи управління» витікає із суті і змісту управління і належить до основних категорій теорії управління.

У процесі оцінки системи управління ТОВ « Центр Протипожежних технологій» були виділені наступні методи управління які використовують на підприємстві: економічні, соціально-психологічні та адміністративні методи управління. Розглянемо ці методи більш детально.

Економічні методи управління об'єднують усі методи, за допомогою яких здійснюється вплив на економічні інтереси колектива і окремих їхніх членів. Цей вплив здійснюється матеріальним стимулюванням окремих працівників і колективів у цілому. Реалізація економічних методів управління у товаристві здійснюється в рамках системи трудових відносин між людьми, що входять до складу трудового колективу. Ця система взаємовідносин надзвичайно складна і включає в себе економічні, соціальні, психологічні та організаційні відносини. Останні знаходять своє вираження у вертикальних та горизонтальних зв'язках, що виявляються у формі зацікавленості працівників в організації спільної праці. Для виконання будь-яких робіт виробничого характеру кожен працівник має свої обов'язки, права, відповідальність, які формуються у процесі здійснення функції менеджменту.

У ТОВ « Центр Протипожежних технологій» економічні методи управління , базуються на матеріальному і духовному інтересі працівника до результатів своєї праці. Створення такого інтересу , справа не проста, але с цим на підприємстві проблем не виникає. Використання цього методу підкріплюється не лише наявністю зарплат або премій. Економічне управління відрізняється тим ,що на основі методів управління встановлюється цільова програма господарського розвитку товариства і визначається такий режим роботи і такі стимули, які об'єктивно спонукають і зацікавлюють колективи і окремих працівників в ефективній праці. Стимулювання праці при цьому не обмежується грошима : краще житло , краще робоче місце теж повинні бути зумовлені високим рівнем ефективності працівника .

Таким чином, впливом на безпосередні інтереси об'єкта управління створюється механізм його орієнтації на найбільш ефективний режим роботи без повсякденного і безпосереднього втручання зверху.

Організаційно-розпорядчі методи тісно пов'язані з економічними методами управління, оскільки вони спрямовані на вирішення єдиних завдань з досягнення цілей господарської діяльності. Реалізація організаційних відносин у системі управління ТОВ « Центр Протипожежних технологій» відбувається із застосуванням організаційно-розпорядчих методів управління, які ще називаються адміністративними. Однак поняття «організаційно-розпорядчі методи управління» більш широке, оскільки адміністративні методи ґрунтуються на застосуванні нормативних актів (постанов, наказів, інструкцій органів влади і управління), а організаційно-розпорядчі методи охоплюють усю суть організаційної складової механізму управління.

Застосування організаційно-розпорядчих методів управління передує економічним методам, оскільки для того, щоб використати економічні методи, потрібно організаційно сформувати об'єкт управління та структуру управління. В процесі функціонування господарської системи у товаристві, економічні методи управління реалізуються у формі організаційно-розпорядчого впливу суб'єкта управління на об'єкт (постанови, накази, розпорядження та ін.). Тісний зв'язок цих двох груп методів синтезує ефективний вплив головної підсистеми на підлеглу підсистему.

Характерними особливостями організаційно-розпорядчих методів управління є:

• прямий вплив на об'єкт управління;

• обов'язковий характер виконання вказівок, розпоряджень, постанов та інших адміністративних рішень вищих органів управління для підпорядкованих об'єктів;

• суворо визначена відповідальність за невиконання вказівок та розпоряджень.

Акти управління, якими керуються працівники, поділяють на два види: нормативні та індивідуальні. Нормативні акти управління (Статут підприємства, положення про структурні підрозділи, інструкції тощо) визначають мету, завдання, функції, права та відповідальність підприємства, і його службових осіб апарату управління. Індивідуальні акти управління на підприємстві (накази, розпорядження, вказівки тощо) адресують певним об'єктам управління, визначають їм чергові завдання.

Таким чином,можна зробити висновок, що організаційно-розпорядчі методи управління відрізняються від економічних. Основою їх розмежування є механізм дії та форма прояву цих методів у процесі управління. Економічні методи управління грунтуються на врахуванні економічних інтересів людей, поєднанні цих інтересів за схемою: людина — колектив — суспільство. Формою прояву економічних методів управління є певні плани, завдання, програми, виражені економічними параметрами, чи ступінь задоволення індивідуальних, групових, колективних інтересів, виражений стимулами індивідуальної і колективної праці. Організаційно-розпорядчі методи управління грунтуються на таких індивідуальних і групових властивостях людей, як почуття обов'язку, відповідальності, дисципліни та розуміння можливості адміністративного покарання.

Щодо соціально-психологічних методів, знаючи особливості поведінки , характеру кожної окремої людини , можна прогнозувати його поведінку в потрібному для колективу напрямі. Це пов'язано з тим , що кожній групі властивий свій психологічний клімат. Тому істотною умовою освіти та розвитку трудового колективу є дотримання принципу психофізіологічної сумісності.

Необхідність використання в практиці управління організацією

соціально – психологічних методів керівництва є очевидною, це випливає з характеру управління на ТОВ « Центр Протипожежних технологій». Правильне використання методів керівництва робить можливим своєчасне врахування мотивів діяльності і потреби працівників , допомагає розглянути перспективи зміни конкретної ситуації та приймати оптимальні управлінські рішення.

Прийоми і способи соціально - психологічного впливу багато в чому

визначаються підготовленістю керівника , його компетентністю , організаторськими здібностями і знаннями в галузі соціальної психології .

Тобто стиль керівництва, що використовується менеджерами організації перебуває у тісному співвідношенні і взаємодії з методами управління.

Для прикладу, розглянемо детальніше правила та принципи, якими керується директор ТОВ « Центр Протипожежних технологій» при спілкуванні з підлеглими та прийнятті управлінських рішень.

Директор ТОВ « Центр Протипожежних технологій» - гнучкий керівник , що вміє використовувати різноманітні аспекти управління. Він прагне надати підлеглим самостійності відповідно до їх кваліфікації і функцій, які вони виконують, залучає їх до таких видів діяльності, як визначення цілей, оцінка роботи, підготовка та прийняття рішень, створює необхідні для виконання роботи передумови і справедливо оцінює зусилля, з повагою ставиться до людей і турбується про них. Він особисто займається тільки найбільш складними і важливими питаннями, надаючи право підлеглим вирішувати усі інші. При цьому він не нехтує порадами чи рекомендаціями, не підкреслює своєї переваги і розумно реагує на критику, не уникає відповідальності ні за власні помилки, ні за помилки виконавців. Звичайно, йому, як і кожній людині, властиві побоювання за власний добробут. Директор постійно і ґрунтовно, з повною відвертістю інформує підлеглих про стан справ і перспективи розвитку колективу.

Отже, з наших спостережень ми можемо зробити висновок, що директор ТОВ « Центр Протипожежних технологій» є керівником демократичного стилю. Подібного керівника відрізняють, як правило, рівний тон під час спілкування, доброзичливість, відкритість, терплячість до критики. Вважається, що даний стиль керівництва орієнтований в першу чергу на працівників організації, розкриття творчих можливостей яких і приводить у кінцевому результаті до високих виробничих показників.

Цей метод забезпечує формування і розвиток трудових колективів шляхом управління свідомістю і поведінкою людей через фактори їхньої діяльності. Такими факторами є потреби, інтереси, мотиви, ідеали, цілі, нахили. Щодо організаційно-розпорядчих та економічних методів, то вони також займають важливе місце в управлінні даним підприємством. Застосування організаційно-розпорядчих методів управління передує економічним методам, оскільки для того, щоб використати економічні методи, потрібно сформувати об'єкт управління та структуру управління на організаційному рівні,а реалізація економічних методів управління включає в себе складну систему взаємовідносин між економічними, соціальними, психологічними та організаційними аспектами в відносинах.

Аналіз ефективності діяльності підприємства

Для того, щоб виміряти ефективність методів управління, які використовуються у товаристві, потрібно встановити методологію визначення ефективності діяльності підприємства, за допомогою різноманітних критерій ефективності та коефіцієнтів рентабельності.

Ефективність є однією з головних характеристик результативності управління діяльністю підприємства, що зумовлює необхідність її детального вивчення. Забезпечення ефективності напряму пов'язано з його оцінюванням. Розв’язання питань підвищення та підтримки ефективності управління діяльністю підприємства неможливо без комплексного оцінювання її рівня. Результати такого оцінювання дозволяють встановити масштаб і зміну спрямованості в управлінні діяльністю підприємства, прогнозувати їх вплив на ключові функціональні підсистеми підприємства, ухвалювати відповідні управлінські рішення щодо підвищення та підтримки рівня ефективності управління діяльністю, вибирати методи та способи управління діяльністю підприємства.

Оцінка ефективності діяльності підприємства, як правило, ґрунтується на аналізі різних фінансових показників, таких як чистий прибуток, рентабельність інвестицій, ринкова вартість підприємства. Однак, становлячи список фінансових коефіцієнтів, на підставі яких будуть ухвалюватися стратегічні розв'язки, необхідно враховувати переваги й недоліки використання цих показників на практиці. В американській практиці управлінського обліку рекомендації з використання показників для оцінки ефективності діяльності підприємства викладені в стандарті управлінського обліку «Вимір ефективності підприємства» (Statement on Management Accounting «Measuring entity performance»; SMA 4D). Стандарт пропонує використовувати наступні показники, на основі яких буде оцінюватися ефективність керування компанією:

• чистий прибуток і прибуток на акцію;

• грошові потоки;

• рентабельність інвестицій;

• залишковий дохід;

• вартість компанії.

Але єдиного підходу як до визначення ефективності, так і до визначення ефективності управління діяльністю підприємства в науковій літературі не існує.

Найпоширенішими напрямами є визначення ефективності управління як співвідношення отриманого результату з витратами (ресурсами) діяльності підприємства; співвідношення отриманого результату з наміченими цілями. Але ці підходи до визначення ефективності не дозволяють встановити логічний взаємозв’язок між управлінням діяльністю підприємства та ефективністю управління діяльністю підприємства. Загальна ефективність управління підприємством складається з ефективності управління окремими функціональними підсистемами - маркетингом, людськими ресурсами, фінансовими ресурсами, виробництвом, логістикою і так далі, а також значною мірою залежить від того, як збалансовано управління всіма підсистемами на рівні загального управління, то тобто на рівні генерального менеджменту.

Паралельно із стандартом виміру ефективності підприємства існує поділ галузей управління за двома категоріями: об'єктно-логічного управління (ОЛУ) і соціально-психологічного управління (СПУ).

Об'єктно-логічне керування ( ОЛУ ) Чинені управлінські дії :

• аналіз,

• планування,

• організація,

• надавання вказівок,

• координування,

• контролю.

Об'єктами управління є: процес , функція , інформація , а також людина , підрозділ - як елемент процесу , виконавець функції і т.п.

Об'єктно-логічне керування часто називають адміністративним.

Соціально - психологічне управління (СПУ ) ,в свою чергу, включає в себе наступні управлінські дії :

• мотивування ( закликати, надихати , заохочувати і карати і т.п.) ,

• навчання ,

• розвиток ,

• підтримки.

Об'єктами управління є: людина - як соціальний об'єкт, що є емоційною і духовною особистістю , що має свої погляди , цінності , інтереси ; група - як соціум , задіяні у процесах , що виконують функції та завдання .

Тільки гармонійне поєднання двох цих компонентів в підсумку створює повноцінний менеджмент і відкриває шлях до ефективного управління :

Залежно від форми подання результатів і витрат розрізняють наступні категорії ефективності:

Ефективний менеджмент = ОЛУ + СПУ

Коли ці всі фактори зводяться в єдину систему, то виходить багатовимірна модель, в якій простежується складне переплетіння причино-наслідкових зв'язків. Бачачи таку складну картину взаємозалежностей, більшість власників навіть не намагаються в ній розібратися , так як є за своєю суттю підприємцями , а рутина системного управління навіває на них нудьгу. Вони, як правило , йдуть трьома шляхами :

1. Залишити підприємство на тому рівні розвитку , який дозволяє здійснювати звичне директивне управління .

2. Винайти свою спрощену модель управління і намагатися її вдосконалити методом проб і помилок.

3. Побудувати ефективний менеджмент за допомогою фахівців в управлінні і передати загальне управління підприємством професійному менеджеру .

Перший шлях приводить до поступового загасання і вмирання підприємства, тому що якщо в умовах конкуренції бізнес не розвивається, то компанія програє в конкурентній боротьбі сильнішим суперникам. Виняток становлять підприємства, які знайшли на ринку і зайняли свою дуже маленьку нішу, яка більш сильним конкурентам не цікава. Якщо перед підприємством стоїть завдання по виходу на новий рівень конкуренції, то значить необхідно підвищувати ефективність управління .

Другий шлях приводить до розчарування, так як щоб винайти свою оригінальну систему управління необхідно глибоко розуміти принципи ефективного управління . Якщо не порушені основні принципи ефективного управління, то цілком реально створити свою оригінальну систему управління, що на практиці довели багато передових компаній. Але ці компанії створювали свої моделі управління, що здаються на перший погляд не складними для розуміння, пройшовши складній етап глибокого вивчення принципів ефективності, і лише після цього створили свої системи управління .

Третій шлях потенційно виграшний, але лише в тому випадку, якщо власник бізнесу відповідально підійшов до передачі управління . Якщо передача керування не була здійснена технологічно грамотно, то наслідки такої передачі можуть бути жахливими, аж до повної втрати бізнесу.

Керівництво « Центр Протипожежних технологій» вибрало третій варіант, за винятком передачі управління підприємством професійному менеджеру, адже директор добре справляється зі своїми обов’язками , делегуючи підлеглим лише ті завдання, котрі не потребують його нагального втручання чи не є його компетенцією (закупівля матеріалу, робота з постачальниками, планування робіт на рівні дня, тижня, місяця, року, декількох років, тощо) .

Ефективність може визначатись як результативність системи, що виражається у відношенні корисних кінцевих результатів її функціонування до витрачених ресурсів.

Залежно від форми подання результатів і витрат розрізняють наступні категорії ефективності:

• технічна ефективність – результати й витрати виміряються в натурально-речовинній формі;

• економічна ефективність – результати й витрати оцінюються у вартісній формі;

• соціально-економічна ефективність – ураховуються не тільки

економічні, але й соціальні наслідки реалізації заходу [7].

Система показників ефективності повинна давати всебічну оцінку використання всіх ресурсів підприємства й містити всі загальноекономічні показники. Дуже важливо, щоб розрахунки ефективності проведення велися безупинно: на стадіях проекту плану, затвердження плану, у міру його виконання.

Система показників ефективності повинна:

• відображати витрати всіх видів ресурсів, споживаних підприємством;

• створювати передумови для виявлення резервів підвищення ефективності проведення;

• стимулювати використання всіх резервів, наявних на підприємстві;

• забезпечити інформацією щодо ефективності проведення все ланки управлінської ієрархії;

• виконувати категоріальну функцію, тобто для кожного з показників повинні бути визначені правила інтеграції їх значень [8].

ТОВ « Центр Протипожежних технологій» є відкритою системою, яка взаємодіє із зовнішнім середовищем, тому оцінювання ефективності управління підприємством має проводитися на основі оцінок зовнішньої та внутрішньої ефективності управління.

Оцінювання внутрішньої ефективності управління товариство ґрунтуватися на узагальненій оцінці ефективності за окремими елементами, що складають цілісну систему управління підприємством.

Показники оцінки ефективності управління підприємством поділяються на кількісні та якісні. Кількісні показники визначаються шляхом розрахунку та застосовуються в оцінюванні таких складників ефективності управління як ефективність керуючої підсистеми управління (оцінювання ефективності управлінського персоналу, організаційної структури управління, технології управління) та ефективність керованої підсистеми.

Якісні показники отримують шляхом експертних оцінок, їх застосовують в оцінюванні ефективності організаційної культури в межах визначення ефективності керуючої підсистеми управління та в оцінюванні зовнішньої ефективності управління підприємством за всіма складниками.

Кількісні та якісні показники мають встановлюватися не менш ніж за два звітних періоди, що дає можливість визначати їх констатуюче значення та динаміку з метою врахування чинника часу при оцінюванні ефективності управління підприємством. Констатуюче значення показника визначається за алгоритмом розрахунку, а динаміка – за темпом приросту показника відповідно до попереднього періоду.

Перелік показників оцінки внутрішньої ефективності управління підприємством подано в (додатку 3) .

Для оцінки ефективності діяльності ТОВ «Центр протипожежних технологій» потрібно розрахувати і проаналізувати показники рентабельності та коефіцієнтів, щоб більш точно оцінити рівень розвитку ТОВ «Центр протипожежних технологій» як в цілому, так і з різних сторін його діяльності, оскільки саме рентабельність та коефіцієнти є узагальнюючим показником економічної діяльності (додаток 4, 5).

Для оцінки ефективності діяльності ТОВ «Центр протипожежних технологій» проведемо аналіз наступних показників рентабельності: