Товар, основные принципы его учета.

Как учетная группа по БУ товар в аптечных организациях относится к оборотным средствам, входит в группу материально-производственных запасов ( МПЗ)., составляя их часть. Это запасы, закупаемые для дальнейшей перепродажи с целью обеспечения прибыли, при осуществлении фармацевтической деятельности. Товары- это готовая продукция других предприятий, закупленная аптекой для реализации.

В основе учета товаров лежат несколько принципов:

• Организация учета по каждому МОЛ или бригаде.

• Выбор схемы учета товаров, возможно три:

1. Индивидуальная- фиксируется движение каждой товарной единицы.

2. Натурально-стоимостная- фиксируется движение в товарных единицах по количеству и стоимости.

3. Стоимостная – фиксируется общий объем товарной массы.

• Единство оценки товаров при их оприходовании и выбытии.

• Отчетность МОЛ о наличии и движении в установленные сроки.

• Периодическая проверка фактического наличия товаров ( инвентаризация).

Учет поступления товара

Поставки товара в фармацевтические учреждения могут осуществ­ляться непосредственно от предприятий изготовителей, от предприятий оптовой торговли лекарственными средствами, имеющими лицензию на осуществление оптовой торговли ЛС.

Ассортимент, количество и качество, порядок и сроки отгрузки и другие условия поставки определяются договорами поставки (купли-продажи). Договора должны быть составлены в соответствии с требова­ниями Гражданского Кодекса.

Аптека самостоятельно устанавливает организацию:

• приёмки, проверки (соглас­но приказа МЗ РФ от 16.07.1997 № 214 «О контроле качества лекарствен­ных средств, изготовляемых в аптечных организациях (аптеках)», раздел 2 «Приемочный контроль»),

• регистрации, оплату поступающих товаров с учетом условий поставки и транспортировки.

• определяет ответственных за приёмку товара лиц.

Порядок и место приемки товара зависит от способа их получения:

• Если товары доставляются транспортом поставщика, то приемка по количеству и качеству товаров производится непосредственно в аптеке.

• Если аптека сама приезжает за товаром к поставщику, то полная приемка с про­веркой количества и качества производится на складе поставщика.

• Прием товара , отгруженного иногородними поставщиками производится дваж­ды:

1. вначале - экспедитором от транспортной организации, по коли­честву мест и весу брутто (вес с тарой) на основании грузовой квитанции и счета- фактуры; учетом правил действующих на транспорте и условий договора поставщика по пе­ревозке груза.

При обнаружении недостачи, боя, порчи, бра­ка оформляется «Акт об установленном расхождении по кол-ву и качеству при приёме товарно-материальных ценностей» (ф. № Торг - 2) для предъ­явления претензии поставщику- (отправителю). Для предъявления претен­зий транспортной организации или организации связи» оформляется спе­циальный Коммерческий акт.

2. затем - в самом предприятии ма­териально-ответственным лицом с полной проверкой их количества и ка­чества ( с учетом пакета документов).

Для получения товара от транспортной организации или поставщика выдаётся доверенность по ф. № М-2 и М-2а. (она оформляет права быть доверенным лицом организации при получении матери­альных ценностей), в одном экземпляре, ее оформляет бухгалте­рия и под роспись выдает получателю, подписывают руково­дитель и главный бухгалтер. Доверенность выдается с указанием срока действия. Доверенность на получение товарно - материальных ценностей в порядке плановых поставок может быть выдана на I календарный месяц.

Товар поступает с пакетом документов, которые поставщик при отгрузке товара выписывает аптечной организации:

- расчетные документы- счета, платежные требования;

- товарные документы - товарные накладные (ф. № Торг-12), товар­но-транспортные накладные;

протокол согласования цены

- налоговые документы - счета-фактуры;

- сопроводительные документы - сертификаты соответствия и другие документы, подтверждающие качество, упаковочный вкладыш ( вкладывается в транспортную тару)

Прием товара непосредственно в аптеке или на складе поставщика - товары проверяются на основании сопроводительных документов, по на­именованиям, количеству и качеству, в соот­ветствии с техническими условиями, инструкциями о порядке приёмки продукции производственно-технического назначения и товаров народно­го потребления по качеству и количеству (П-6, П-7), если этот порядок приемки предусмотрен договором. Проверяется маркировка, позволяющая установить завод изготовитель, номера серии, номер анализа, документы, подтверждающие качество товара, и другие сведения. Если товар пришел без сопроводительных документов, МОЛ составляет «АКТ приемки товара без счета поставщика».

Прием товара подтверждается материально-ответственным лицом, распиской в товарной накладной (типовая ф. № Торг-12) либо ставится «Штамп приемки» (ведомственная форма, утв. приказом МЗ СССР № 14 ф. № АЛ-1). Если обнаружено расхождение с документами поставщика, при­ёмка приостанавливается, создаются условия для сохранности принимае­мого товара. По телефону сообщается поставщику о расхождении и реша­ется вопрос о выезде его представителя или создании комиссии по приёмке товара без представителя поставщика. По результатам приемки составля­ется «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приёмке товарно-материальных ценностей» (ф. № Торг-2).

По местам нахождения и хранения, поступившие товары по каждому документу учитываются в хронологическом порядке:

1. «Журнале учёта то­варов на складе» (ф. Торг-18), либо ведётся «Журнал регистрации поступ­ления товаров», ведомственная (ф. № АП-5)

2. В приходной части «Товар­ного отчета» (ф. Торг-29).

Кроме того:

• ЛС, подлежащие Предметно-количественному учету в аптечных организациях согласно перечню, установленному приказом № 109 от 12.02.2007 «О внесении изменений в приказ МЗ с.р.№ 785 « Порядок отпуска лекарственных средств» дополнительно регистрируются:

• Наркотические средства и психотропные вещества в специальном «Журнале регистрации опера­ций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ».

• Прекурсоры наркотических средства и психотропные вещества в специальном «Журнале регистрации опера­ций, связанных с оборотом прекурсоров н.ср.и пс.в-в. Калия перманганат учитывается только при совершении операций в количестве более 10 кг.

• Журналы регистрации должены быть пронумерованы, сброшюрованы и заверены подписью руководителя аптеки и скреплены печатью аптеки. Формы журналов утверждаются Постановлением Правительства РФ от 04.11.2006 № 644 «О порядке представления сведений о деятельности, свя­занной с оборотом наркотических средств и психотропных веществ, их прекурсоров и ре­гистрации операций, связанной с оборотом наркотических средств и психотропных веществ и их прекурсоров.». – приложение № 1 и2.

Записи в журнале регистрации производятся лицом, ответственным за его ведение и храпение, (чернилами) в хронологическом порядке непо­средственно после каждой операции, на основании документов, подтвер­ждающих совершение этой операции (в отдельной 1рафе журнала регист­рации указываются наименование, номер и дата этих документов). Указан­ные документы или их копни, заверенные в установленном порядке, под­шиваются в отдельную папку, которая хранится вместе с журналом реги­страции.

В журнале регистрации указываются наименования наркотических средств и психотропных веществ, а в скобках - фирменные названия (си­нонимы), под которыми они получены юридическим лицом.

Нумерация записей в журналах регистрации осуществляется в преде­лах календарного года в порядке возрастания номеров. Нумерация записей в новом журнале регистрации начинается с номера, следующего за по­следним номером в заполненном журнале.

Не использованные в текущем календарном году страницы журналов регистрации прочеркиваются и не используются в следующем календарном году.

Каждая запись в журналах регистрации заверяется подписью лица, ответственного за его ведение и хранение, с указанием фамилии и инициа­лов.

Исправления в журналах регистрации заверяются подписью лица, от­ветственного за его ведение и хранение. Подчистки и незаверенные ис­правления в журнале регистрации не допускаются.

Юридические лица , не реже одного раза в месяц проводят инвентаризацию наркотических средств и психотропных веществ, а также сверку фактических и книжных остатков прекурсоров . Результаты инвентаризаций и сверок обязательно отражаются в журналах.

Журнал регистрации наркотических средств и психотропных веществ, хранится в металлическом шкафу (сейфе), в технически укрепленном помещении, клю­чи от которых находятся у лица, ответственного за ведение и хранение журнал регистрации.

Журнал регистрации опера­ций, связанных с оборотом прекурсоров н.ср.и пс.в-в. хранится в металлическом шкафу (сейфе), клю­чи от которых находятся у лица, ответственного за ведение и хранение журнала регистрации.

Заполненные журналы регистрации сдается в архив юридического ли­ца, где хранится в течение 10 лет после внесения в них последней записи.

По истечении указанного срока журнал регистрации подлежит уничтоже­нию по акту, утверждаемому руководителем юридического лица.

В случае реорганизации или ликвидации аптечного учреждения журнал регистрации сдается на хранение новому юридическому лицу или в государственный архив соответствующего орган испол­нительной власти субъекта Российской Федерации.

Аптечные организации, имеющие лицензию на осуществление видов деятельности, связанных с оборотом наркотических средств и психотроп­ных веществ, на основании журналов регистрации операций, связанных с оборотом наркотических и психотропных средств, представляют годовой отчеты о своей деятельности.

Отчеты представляют в соответствующий орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации по форме согласно приложению N 6 Постановления Правительства №644:

- не позднее 15-го февраля., - годовой отчет о количестве каждого изготов­ленного указанного лекарственного средства и сведения об их запасах по состоянию на 31 декабря отчетного года.

Предметно-количественный учет других лекарственных средств , а также этилового спирта, ве­дется в «Журнале учета ядовитых, других медикаментов и этилового спир­та». Форма этого журнала дана в приказе МЗ СССР № 14 и методических рекомендациях «О внутриведомственном первичном учете лекарственных средств и других медицинских товаров».

Этот журнал должен быть пронумерован, прошнурован, количество страниц заверяется подписью руководителя и печатью аптеки. Журнал за­водится на год. На первой странице указывается перечень ЛС, которые учитываются в данном журнале. На каждое наименование дозировку, фа­совку для учета отводится отдельная развернутая страница. Записи в жур­нале производится лицом, ответственным за его ведение и сохранность этих ценностей. Поступление отражается в хронологическом порядке по каждому наименованию, указывается документ его номер и дата.

Расход отражается ежедневно, общим итогом отдельно по каждому наименованию, указывается отпуск по амбулаторным рецептам, лечебным учреждениям, отделам аптеки.

По итогам за месяц подчитывается расход по каждому виду реализа­ции и общий расход за месяц данного ЛС, выводится остаток, который со­поставляется с фактическим остатком на конец месяца. Учет и ведение журнала производится лицом, уполномоченным руководителем, приказом по аптеке.

• Контроль за реализацией лекарственных препаратов» имеющих огра­ниченный срок годности, производится в специальном журнале или кар­точках, которые находятся на местах хранения этих препаратов.

Помимо учета поступивших товаров в аптеках, ведется учет операций, которые увеличивают стоимость товарных запасов. К приходным товарным операциям и основанием для оприходования средств, увеличивающих товарные запасы в товарном отчете МОЛ относятся:

1. Оприходование воды очищенной, использованной для приготовления лекарственных форм по амбулаторной и стационарной рецептуре, в/аптечной заготовки. В конце месяца МОЛ составляет Справку о дооценке и уценке по л/ф работам, в которой кроме дооценки и уценки отражается стоимость воды очищенной ( учтенные в Журнале л/ф работ и Журнале учета рецептуры).

2. Перевод в группу товаров других ценностей ( тары, вспомогательных материалов, ЛРС для целей их продажи) – составляется Акт о переводе в товар.

3. Дооценка по л/ф работам, основанием для ее оприходования служит Справка о дооценке и уценке.

4. Покупка посуды у населения, ранее бывшей в употреблении, общая сумма регистрируется в Ведомости покупки стеклянной посуды, бывшей в употреблении.

5. Прием по­суды от лечебно-профилактических учреждений- . Накладная (форма № Торг-12) для принятия посуды от лечебно-профилактических учреждений яв­ляется основанием для оприходова­ния данной посуды в товарном отчете.

6. Оприходование экстемпоральных лек.форм, снятых с вертушки по истечении срока хранения, но годных к дальнуейшему использованию ( спирт этиловый, мази и прошки заводского изготовления, расфасованные в аптечную тару без смешения), основанием для ее оприходования служит Акт приемки товара, поступившего без счета поставщика.

7. Оприходование излишков товаров, выявленных при инвентаризации- Акт результатов инвентаризации.