5. Діловодство юридичної служби

У роботі працівників юридичної служби велике значення має чітке і своєчасне ведення діловодства з правових питань. Це одна з важливих сфер правової роботи. За характером виконання функцій юридична служба пов'язана із багатьма структурними підрозділами суб'єкта господарювання, вона отримує значну кількість офіційних матеріалів, які подаються їй на візування (локальні та інші акти, господарські договори), а також готує претензійні, позовні та інші матеріали. У зв'язку з обмеженням строків оформлення документів необхідно вести своєчасний і правильний облік та контроль за рухом службових документів у юридичній службі.

Система діловодства визначається залежно від організаційної структури юридичної служби, обсягу покладеної роботи по пра­вовому обслуговуванню і визначення в конкретному суб'єкті гос­подарювання форм і правил ведення, обліку і збереження юри­дичних та інших документів.

Для обліку і контролю виконання (або руху) ділових паперів — претензійних, позовних та інших матеріалів — використову­ються окремі реєстраційні журнали із заповненням у них необ­хідних даних про відповідний документ.

Відповідно до функціональних обов'язків спеціаліст юридич­ної служби повинен вести з урахуванням специфіки господарсь­кої і фінансової діяльності суб'єкта господарювання таку доку­ментацію:

1. Журнали обліку претензій, заявлених у інтересах суб'єкта господарювання і отриманих від інших суб'єктів господарювання.

2. Журнали обліку позовної роботи (заявлених позовів у інте­ресах підприємства і заявлених до підприємства).

3. Журнали обліку виконання господарських договорів (якщо це питання не внесено в обов'язки економічної, бухгалтерської, договірної або іншої служби).

4. План правової роботи (річний, піврічний, квартальний, в окремих випадках місячний та індивідуальний (творчий) план) та матеріали з його виконання.

5. Журнал обліку проведення лекцій, семінарів, виробничих нарад, конференцій з правових питань (копії виступів у газетах, журналах і на радіо або телебаченні).

6. Журнал прийому громадян і працівників підприємства для розгляду звернень, заяв і скарг з правових питань.

7. Журнал обліку відшкодування збитків, завданих суб'єкту господарювання шляхом крадіжок, нестач, невиконанням договірних зобов'язань, сплатою пені, штрафів, падежем тварин ліквідації простроченої дебіторської заборгованості тощо.

Крім цих журналів, працівники юридичної служби можуть вести на свій розсуд й іншу необхідну документацію.

Документи з претензійних та позовних матеріалів мають збе­рігатись в окремих папках (нарядах) по кожній справі з вказів­кою номера справи, найменування сторони, суми претензії або позову, дати початку та закінчення. Якщо таких справ за рік небагато, то вони підшиваються в одній папці по порядку но­мерів справ, відмічених журналі реєстрації.

Практика роботи низки юридичних служб суб'єктів господа­рювання показує, що слід також вести справу «Довідки і виснов­ки», в якій підшиваються копії довідок, висновків, аналізів та іншої документації стосовно проведеної правової роботи.

Юридичними відділами, групами, кооперативами, фірмами і, як свідчить практика юридичного обслуговування в агропромис­ловому комплексі Хмельницької області, в тому числі юрискон­сультами головних господарств наведені вище журнали та доку­менти ведуться в одному примірнику незалежно від кількості підприємств, установ, господарств і організацій, яким надають­ся послуги правового характеру. Журнали контролю укладених договорів повинні вести не юрисконсульти, а керівники відпо­відних структурних підрозділів суб'єкта господарювання (дого­вірного, економічного, бухгалтерського). Вони повинні дати юрисконсульту довідку про стан виконання і допущені порушення договірних зобов'язань. Така практика є доцільною і ефектив­ною, адже довідки складаються компетентними спеціалістами і юрисконсульти мають можливість негайно вжити відповідних заходів правового впливу до порушників договірної та виконав­чої дисципліни суб'єкта господарювання.

Крім того, спеціалісти юридичної служби ведуть контрольну папку з матеріалами перевірок дотримання законодавства, копі­ями не завізованих і завізованих локальних актів, матеріалами обміну досвідом юридичними службами, проведення навчання з ними тощо.

Отже, діловодство юридичної служби повинно організовува­тись, виходячи із максимального зменшення ділових документів; розроблення і використання типових форм документів і вста­новлення чіткого порядку їх оформлення; розроблення і засто­сування найбільш раціональної системи контролю за рухом пре­тензій, позовів у місцевому суді та господарському суді, інших документів, які забезпечують систематичний контроль за ними; розроблення номенклатури справ, обмежених комплексними групами питань, віднесених до компетенції юридичної служби. При розробленні номенклатури справ, яка обов'язково має бути в юридичній службі, слід користуватись Переліком типових документів, що створюються в процесі діяльності органів держав­ної влади та органів місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням строків зберігання до­кументів, затверджених наказом Головного архівного управлін­ня при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 р. № 41, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 вересня 1998 р. за № 576/301 б. У цьому переліку передбачено відповідні доку­менти з правового забезпечення управління: висновки з питань дотримання трудового законодавства; листування з правових питань; листування про складання договорів та угод, форми до­говорів; кодифікаційні картотеки і покажчики законодавчих актів та інших нормативних документів (наказів, інструкцій, правил та ін.); листування про застосування трудового законодавства; заяви, висновки з питань житлового законодавства та розв'язан­ня конфліктів з житлових питань; листування про розбір конфліктів з житлових питань; матеріали судових справ; листу­вання про господарську практику та ведення господарських справ; картотеки, книги реєстрації судових справ; листування претенз­ійне про постачання, підряди та послуги; журнали обліку пре­тензій та позовів; копії документів (позовні заяви, акти, довідки, доповідні записки, характеристики), що подаються до судових органів з кримінальних та цивільних справ; копії рішень, ви­років, окремих ухвал, постанов; листування про виконання ви­років, рішень, ухвал судових органів, господарського суду; по­станови, висновки в справах про адміністративні правопорушен­ня; листування в справах про адміністративні правопорушення; висновки комісій з трудових спорів; листування щодо трудових спорів; спірні справи з питань інтелектуальної власності; дого­вори про надання юридичної допомоги іншим сільським госпо­дарствам; книги записів юридичних консультацій тощо. Строк зберігання названих документів різний.

9