Тема 5. Основные формы работы архивов организаций

План:

1. Комплектование и экспертиза ценности документов

2. Обеспечение сохранности документов

3. Учет документов архива организации

4. Система научно-справочного аппарата

5. Использование документов архива организации

Вопросы для самоконтроля:

1. Что такое «архивный шифр» и «паспорт архива»?

2. Перечислите виды архивных справочников, ведущихся в архиве организации.

3. В чем отличие между «архивной справкой» и «архивной выпиской»?

4. Какие документы необходимо оформить исследователю для работы в читальном зале архива организации?

Задания для текущего контроля по теме:

I. Используя «Основные правила работы архивов организаций», продолжите предложения:

1. К помещениям архива основного назначения относятся: …

2. В архивохранилище имеют право доступа (кто?)…

3. В архивохранилище архивных документов на бумажной основе, оборудованном системами кондиционирования воздуха, поддерживается нормативный температурно-влажностный режим: температура … при относительной влажности воздуха …

4. Организация хранения архивных документов в архивохранилище – это система мероприятий, включающая …

5. Работы по физико-химической и технической обработке архивных документов подразделяются на (какие виды?)…

6. Страхованию подлежат (какие документы?): ….

7. В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилище составляются …(какие?) топографические указатели.

8. Комплектование архива включает: определение источников комплектования архива; …; … .

9. Основными формами использования документов архива являются: информирование руководства и структурных подразделений организации, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных до­кументов и их содержании; …; … ; … ; …; выдача документов во временное пользование.

10. Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются: архивный фонд, …; … .

11. Элементами СНСА архива организации являются описи, ката­логи, базы данных, … , … , … .

II. Используя «Основные правила работы архивов организаций» и учебник «Архивоведение» под ред. Е.В. Алексеевой, Л.П. Афанасьевой, Е.М. Буровой, составьте таблицу «Внутренние учетные документы» (по образцу)

№	Наименование учетного документа	Цель и задачи, выполняемые учетным документом	Способ организации информации в учетной форме	Содержание работы сотрудника архива

Список использованных источников и литературы по теме

Источники:

1. Основные правила работы архивов организаций. – М.: ВНИИДАД, 2006. – 152 с.

Литература:

1. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение. – М.: «Академия», 2005. – 272 с.

2. Алексеева Е.В. Использование документов в архиве организации // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2004. № 6.

3. Балыкина Л.Е. Как решаются вопросы обеспечения сохранности научно-технической документации ведомственных архивах Нижегородчины // Отечественные архивы. 1999. № 5.

4. Дроков С.В. Современные возможности экспертизы ценности и учета электронных документов в организациях // Отечественные архивы. 2003. № 5.

5. Коваленко Б.С. Организация учебы муниципальных и ведомственных архивистов Воронежской области в 1970-х – 2001 гг. // Отечественные архивы. 2002. № 3.

6. Описание документов и дел – основа создания системы научно-справочного аппарата архива организации // Делопроизводство. 2004. № 1.