Глава 1. Теоретические основы выработки решений по управлению персоналом в организации

1. Содержание понятия и классификация управленческих решений

ОТСТУПЫ ВЕЗДЕ = 1,25!!!

Управленческое решение - это выбор альтернативы (одного варианта из двух или нескольких), предполагающей набор эффективных действий по совершенствованию организации управления.

Черты управленческого решения: обоснованность, своевременность, комплексность подхода, законность, четкая формулировка задач, посильность исполнения, преемственность и непротиворечивость по отношению к ранее принятым решениям.

Характеристики управленческих решений:

• решение направлено на выполнение задачи, которая принесет пользу всей организации в долгосрочной перспективе

• решение принимается на основе выбора наилучшего варианта из ряда имевшихся вариантов, любой из которых мог бы способствовать достижению поставленной цели

• исход решения содержит значительную степень неопределенности, связанной с неточной информацией, ограничениями во времени и стоимости, а также когнитивные ограничения

• принимаемое решение предусматривает определенные перемены в структуре всей организации или в ее некоторых основных подразделениях и выполняемых программах

• решение делает необходимым распределение ограниченных ресурсов

• акт выбора подходящего варианта или приемлемой возможности является лишь средством достижения поставленной цели, а не самой целью; сотрудник, принимающий решение, часто переоценивает возможный успех конечного результата принятого им решения; общий успех решения определяется по степени достижения цели или степени выполнения поставленной задачи

• полномочия, связанные с управленческим решением

• сущность управленческого решения такова, что лица, принимающие управленческие решения, становятся обладателями значительных властных полномочий

Классификация управленческих решений:

1. в зависимости от сферы деятельности: экономические, организационные, технические, коммуникативные (экономические решения должны представить экономические выгоды, которые даст производство инвестору и обществу в целом; организационные решения предполагают разрешение проблем организации производства продукции, при этом организационные решения должны содержать конкретные мероприятия по удовлетворению производственных потребностей организации; технические управленческие решения решают проблему выбора технологии производства продукции, технического оснащения производственных подразделений организации и их совершенствования; коммуникативные решения предполагают мероприятия по установлению, поддержанию и совершенствованию связей организации с субъектами внешней среды, а так же организацию связей между элементами организационной структуры самой организации)

2. исходя из сроков действия и влияния на перспективы развития: оперативные, тактические, стратегические (оперативные решения выполняют корректирующую роль непосредственно в ходе производственной деятельности организации, решая внезапно возникающие проблемы, не терпящие отлагательства; тактические управленческие решения, как правило, ориентированы на кратко и среднесрочную перспективу и проблемы производственно-технического характера; стратегические управленческие решения призваны обеспечить выполнение организацией ее миссии и, за счет этого, ее выживание в условиях жесткой конкуренции

3. по целям: коммерческие, некоммерческие (коммерческие решения предполагают осуществление действий направленных на достижение определенного экономического эффекта: увеличение объемов оборота, увеличение валового дохода или прибыли; управленческие решения некоммерческого характера непосредственно не преследуют экономические цели, они, как правило, направлены на создание социального имиджа, социальное развитие муниципального или регионального сообщества, в рамках которого функционирует организация, решение проблем охраны окружающей среды, улучшение условий труда и отдыха работников, а так же развитие некоммерческих направлений деятельности организации

4. в зависимости от вида лица, принимающего решение: коллективные, индивидуальные (личные) (приоритетность тех или иных решений в конкретной организации определяется стилем руководства, степенью централизации организационной структуры и управления, располагаемым бюджетом времени для принятия и реализации управленческого решения)

5. по степени уникальности управленческих решений: рутинные (нетворческие), уникальные (творческие) (в деятельности любой организации встречаются как часто повторяющиеся, стандартные ситуации, так и новые нестандартные проблемы, для преодоления повторяющихся проблем необходимо разрабатывать стандартные процедуры, комплекс которых составляет содержание рутинных (нетворческих) управленческих решений; нестандартные проблемы требуют в каждом случае выявления составляющих элементов, имеющихся ограничений, выработки и анализа множества допустимых вариантов решения данной проблемы, что придает управленческому решению творческий характер)

6. полнота исходной информации предполагает разделение управленческих решений на решения, принимаемые: в условиях определенности; в условиях риска; в условиях неопределенности (решение принимается в условиях определенности, когда руководитель точно знает результат каждого из альтернативных вариантов решения; решение считается принимаемым в условиях риска, если известна вероятность всех альтернативных решений, при этом сумма вероятностей всех альтернатив должна быть равна единице; решение принимается в условиях неопределенности тогда, когда невозможно определить вероятность потенциальных результатов

7. обычно при принятии управленческого решения лица, принимающие управленческие решения основываются на интуиции, суждениях или рациональном выборе; в соответствии с критерием обоснованности управленческие решения могут быть: интуитивными, рациональными; в свою очередь управленческие решения, основанные на суждении, в зависимости от характера людей, принимающих решение, подразделяют на уравновешенные, импульсивные, инертные и рискованные

8. по рангу управления или уровню иерархии управленческие решения подразделяются на: решения высшего уровня; решения среднего уровня; решения нижнего уровня (в современных организациях наибольшее количество решений принимается на среднем уровне; зачастую и решения высшего уровня подготавливаются и разрабатываются на среднем уровне управления

9. в зависимости от масштабности управленческие решения подразделяют на: комплексные - предназначенные для решения многофакторных проблем, имеющих сложную внутреннюю структуру; частные, которые применяются в решении частных вопросов деятельности организации

10. в зависимости от направленности управленческих решений на объекты внешней или внутренней среды они подразделяются на: внешние, внутренние (при этом следует исходить из того, что управленческое решение не может изменить факторы внешней среды; внешнее управленческое решение призвано корректировать связи организации с окружающим миром в интересах осуществления миссии или достижения целей организации)

2. Роль и место выработки решений по управлению персоналом в организации

Выработка и принятие решений пронизывает всю управленческую деятельность, решения принимаются по широкому кругу задач управления. Ни одна функция управления, независимо от того, какой орган ее осуществляет, не может быть реализована иначе как посредством подготовки и исполнения управленческих решений. По существу, вся совокупность видов деятельности любого сотрудника управления, так или иначе, связана с принятием и реализацией решений. Этим, прежде всего, определяется значимость деятельности по выработке и принятию решений и определению его роли в управлении.

Важное значение функции выработки и принятия решений для деятельности человека и ее особая роль в процессе управления определяют необходимость рассмотрения всех аспектов этой функции. При научном подходе к функции принятия решений все аспекты должны рассматриваться в комплексе. Комплексный подход обеспечивает полноту изучения этой функции и способствует более глубокому пониманию закономерностей процесса принятия решений. Комплексный подход, предполагающий учет экономических, финансовых, правовых, производственных и других факторов, реализуется при анализе проблемной ситуации, постановке целей, определении критериев, выборе вариантов решения, выполнении других операций при выработке и принятии управленческих решений.

Характерной особенностью управления любыми объектами является достижение определенных целей. Эта общая особенность может быть положена в основу определения процесса управления. Процессом управления называют целенаправленное воздействие субъекта управления на объект управления в целях реализации функций управления.

В рамках каждой управленческой функции принимаются определенные решения, вытекающие из содержания этой функции (табл. 1).

Таблица 1. Решения, типичные для функций управления.

Планирование

1. Выбор миссии 2. Выработка предположений о ситуации в будущем 3. Определение целей 4. Выбор стратегий по достижению поставленных целей 5. Формирование мероприятий по реализации стратегий

Организация

1. Адаптация организационной структуры под новые цели и задачи 2. Рационализация распределения задач, обязанностей и прав 3. Кадровые решения: найм и увольнения, создание резерва на выдвижение, повышение квалификации

Мотивация

1. Разработка системы оплаты труда и премирования, максимально соответствующей характеру и результатам труда, а также возможностям организации 2. Выбор социальных методов стимулирования эффективного труда 3. Создание надлежащего морального климата в организации 4. Разработка мероприятий по эффективному использованию факторов корпоративной культуры

Контроль

1. Создание системы контроля; выбор методов учета, анализа и внесения коррективов - для всех трех видов контроля: упреждающего, текущего и заключительного

Выполнение общих и частных функций управления требует принятия решений. Например, при планировании принимаются плановые решения, при организации - организационные решения, при мотивации - стимулирующие решения.

Кроме того, управленческое решение связывает функции управления, поскольку процесс управления, представляющий последовательную реализацию функций управления и направленный на достижение поставленных целей, может в целом рассматриваться как принятие решения.

Проблема выработки и принятия решений составляет суть любой целенаправленной человеческой деятельности. Вместе с тем она, несмотря на все многообразие возможных условий и ситуаций, в которых осуществляется выбор, носит достаточно универсальный характер. Для ситуаций, в которых происходит выбор решений, характерны:

• наличие цели (целей): необходимость принятия решения диктуется только наличием некоторой цели, которую следует достичь; если цель отсутствует, то не возникает и необходимость принимать какое-либо решение

• наличие альтернативных линий поведения: решения принимаются в условиях, когда существует более одного способа достижения поставленной цели; каждый из способов может характеризоваться различными степенями и различными вероятностями достижения цели, требовать различных затрат

• наличие ограничивающих факторов: естественно, что лицо, принимающее решение, не обладает бесконечными возможностями; все множества ограничивающих факторов можно разбить на три группы: экономические факторы - денежные средства, трудовые и производственные ресурсы, время; технические факторы - габариты, вес, энергопотребление, надёжность, точность; социальные факторы, учитывающие требования человеческой этики и морали

Процесс выработки и принятия управленческого решения - это преобразование исходной информации (информации состояния) в выходную информацию (информацию управления - приказ). Решение может быть формальным и творческим. Принято считать, что если преобразование информации выполняется с помощью математических моделей, то выработанное решение считается формальным, если решение появляется в результате скрытой работы интеллекта человека, принимающего решение, то оно - творческое.

Такое деление в достаточной степени условно, поскольку чисто формального или чисто творческого решения не существует. Если решение вырабатывается с помощью математической модели, то знания и опыт человека (элементы творчества) используются при ее создании, а интуиция (тоже момент творчества) - в момент, когда он задает то или иное значение параметра исходной информации или выбирает из множества альтернативных вариантов, полученных с помощью математической модели, один в качестве решения на управление. Если основным инструментом выработки решения является интеллект человека, то формальные методы, носителем которых практически является вся наука, скрыто присутствуют в его знаниях и опыте.

В соответствии с подразделением на творческие и формальные все множество проблем, сопутствующих любому процессу принятия решений, условно делится на два класса: проблемы концептуального характера и проблемы формально-математического и вычислительного характера.

3. Этапы выработки решений по управлению персоналом

Подготовка и принятие решений в процессе управления представляет набор процедур, объединяемых в отдельные этапы. При всем разнообразии таких процедур этапы выработки и принятия решений довольно типичны. Благодаря этому возможно построить общую схему выработки научно-обоснованных управленческих решений, опирающуюся на принципы системного подхода и методы системного анализа. Для достижения успеха чрезвычайно важно не только принять разумное, целесообразное, обоснованное, эффективное решение, но и принять меры для обеспечения его практической реализации.

Общая процедурно-технологическая схема принятия управленческих решений:

• выявление, анализ, диагностика проблемы

• формирование целей и задач решения проблемы с учетом ограничений

• анализ способов решения проблемы и адекватных им управленческих решений

• моделирование вариантов сценариев, оценка результатов и последствий реализации разных вариантов

• выбор предпочтительного варианта, обоснование выбора

• принятие управленческого решения

• доведение принятого решения до исполнения

• управление реализацией решения

Разработка и принятие управленческого решения обычно инициируются возникновением проблемы, относящейся прямо или косвенно к объекту управления. Ощущение проблемы, возникшее в результате наблюдения за процессом управления, - сигнал для руководителя, руководства о необходимости приступить к поиску путей, способов действий, позволяющих в полной мере или частично решить данную проблему. Под проблемой в самом общем случае понимается несоответствие между реальным, наблюдаемым состоянием управляемой системы и желаемым, нормативным состоянием.

Наиболее типичные проблемы, возникновение которых приводит к необходимости принятия управленческих решений:

• состояние управляемого объекта и протекающих в нем процессов пришло в несоответствие с целями его деятельности, зафиксированными в законах, планах, программах, положениях, уставах

• функционирование объекта, показатели его деятельности противоречат нормам, стандартам, требованиям, что угрожает потерей устойчивости

• изменились потребности в продукте деятельности объекта, трансформировалась ситуация на рынках, в связи с чем необходимо внесение изменений в функционирование объекта

• возникла непредвиденная чрезвычайная ситуация, резко изменились условия во внешней среде

• появились новые потенциальные возможности значительного улучшения состояния и деятельности объекта

• приняты решения вышестоящих органов, обязывающие внести принципиальные изменения в деятельность объекта управления, провести предписанные этими органами мероприятия

Специалисты в области управления справедливо отмечают, что своевременно и верно определить проблему - значит наполовину решить ее. Поэтому обнаружение проблем, проникновение в их сущность и верное толкование - неотъемлемая часть процесса принятия решений.

С учетом того факта, что управленческие решения теснейшим образом связаны с проникновением в сущность проблем, наличие которых инициирует сам процесс решения, очевидна необходимость не только выявления наличия проблемы, но и ее диагностики. Диагностика призвана установить природу проблемы, ее содержание, степень настоятельности, связь с другими проблемами, виды и масштабы опасностей, проистекающих из проблемы. Диагностика опирается на изучение, анализ, исследование симптомов проблемы, то есть наблюдаемых признаков, свидетельствующих о ее наличии.

Следует избегать опасности смешения проблемы и ее симптомов. Проблема чаще всего характеризуется целым рядом признаков, дающих основание предполагать ее наличие, при этом лишь отдельные симптомы позволяют обрести уверенность в существовании проблемы и в ее истинной сущности. И надо стремиться устранить не симптомы проблемной болезни, а вылечить саму болезнь, чем и является решение проблемы.

Заметную роль в выявлении и анализе проблем, требующих решения, играет используемая информация, получаемая внутри анализируемой системы или вне ее. Наряду с требованиями к количеству и качеству получаемой информации не меньшее значение имеют ее состав и представительность. Общеизвестно, что избыточность информации столь же вредна, как и ее недостаточность. Еще более важно обладать нужной информацией, непосредственно относящейся к делу, к исследуемой проблеме, такую информацию в теории управления называют релевантной. Для получения релевантной информации приходится прибегать к процессам фильтрации всех полученных данных на предмет отбора только тех, которые напрямую связаны с возникновением и сутью анализируемой проблемы.

Основными источниками информации, используемой и процессе установления проблем, подготовки и принятия решений, служат внутренние и внешние отчетно-статистические данные, научная литература, обзоры, законодательно-нормативные акты, положения, инструкции, зарубежные аналоги, экспертные оценки, установки лиц, принимающих решения.

На втором этапе процесса выработки и принятия решений необходимо сформировать и сформулировать цели и задачи подготавливаемого решения. Из четко поставленной цели более явным образом прорисовываются и задачи. Одновременно на формулировании целей и задач поневоле сказываются психология и интересы лиц, участвующих в анализе, подготовке, выработке решения и, тем более, его принятии.

Совокупность ограничений, которые должны быть соблюдены при постановке целей и задач, выборе и принятии решений, образует область допустимых решений. В пределах этой области должен производиться поиск вариантов, альтернатив, рассматриваемых на последующих этапах процесса принятия решений.

Несоблюдение ограничений служит одной из главных причин принятия заведомо неэффективных, нереальных, а то и просто ошибочных управленческих решений. Первопричина подобного несовершенства в том, что на этапах подготовки и поиска рациональных решений ограничительные условия не анализируются, не учитываются в полной мере или просто не принимаются во внимание. Корректно организованный, рационально поставленный процесс выработки и принятия управленческих решений должен предусматривать формулирование и анализ ограничений, формирование зоны существования допустимых решений.

К числу самых творческих операций и процедур процесса выработки и принятия управленческих решений относятся поиск и формирование набора альтернатив (способов, вариантов) решения рассматриваемой проблемы и соответствующих им управляющих воздействий. Чем обширнее спектр альтернатив решения проблемы, тем больше шансов отыскать самое рациональное, в пределе - оптимальное решение. В то же время практически невозможно и нецелесообразно отыскивать и сравнивать все возможные альтернативы. Поиск и анализ многих вариантов требуют значительных затрат денежных средств, труда, времени, что способно само по себе снизить эффективность отыскиваемых лучших решений. Как всегда в подобных ситуациях, существует некоторая «золотая середина». В процессах поиска альтернатив макроэкономических решений ограничиваются 3-4 вариантами, а микроэкономических - 4-5.

В условиях ограниченности времени наблюдается стремление свести нахождение и сравнение вариантов к отысканию не наилучшего, а приемлемого решения. Приемлемым в этом случае принято считать вариант решения, позволяющий существенно ослабить или в основном снять проблему в течение располагаемого времени при допустимых затратах ресурсов. Аналитики в рамках такого подхода действуют по принципу «лучшее - враг хорошего» и прекращают наращивать количество изучаемых вариантов, как только среди отобранных уже имеются варианты, приемлемые для лица, принимающего решения.

Желательно также, чтобы отобранные для сравнения альтернативы существенно различались между собой способами решения проблемы, а тем самым - глубиной и временем решения, затрачиваемыми ресурсами. При соблюдении этого условия повышается вероятность последующего отбора наиболее благоприятного варианта решения. К числу сравнимых, сопоставимых параметров различающихся альтернатив относятся сроки и результаты реализации данного варианта решения, затрачиваемые ресурсы, ожидаемые последствия анализируемых способов действий.

Ключевым этапом принятия управленческого решения служит операция выбора предпочтительной альтернативы из перечня рассмотренных, анализируемых. Такому выбору предшествует сравнение, сопоставление вариантов по кругу параметров, установленных в ходе моделирования, прогнозирования, включая в первую очередь показатели степени решения проблемы, времени решения, затрат ресурсов, ожидаемых последствий осуществления решения, степени риска невыполнения решения.

Осуществляя выбор предпочтительного варианта, обосновывая свой выбор, принимая завершающее решение, все участники этого процесса вынуждены рассматривать и учитывать ряд показателей результатов: затрат ресурсов и времени, риска, последствий принимаемого решения. По одним показателям предпочтительнее оказываются одни сравниваемые варианты, а по другим параметрам - другие варианты. Чаще всего более глубокое решение проблемы требует больших затрат ресурсов и более длительного времени. Поэтому о выборе оптимального варианта решения можно говорить со значительной степенью условности, так как единый критерий оптимальности решений за редкими исключениями отсутствует.

В условиях же типичного многокритериального выбора предпочтение отдается приемлемому варианту, который представляется лучшим с тех или иных позиций лицам, принимающим решение. Довольно часто учитывается вклад избираемого варианта решения проблемы в решение других проблем, ожидаемая реакция на выбор варианта со стороны заинтересованных лиц и интересы самого лица, принимающего решение.

Обоснованность решения во многом зависит от глубины его проработки, согласованности перечисленных выше этапов и процедур выработки решений. Для этого необходимо предусмотреть характер всего процесса с возможным возвратом от последующих операций к предыдущим.

Выводы по главе 1:

1. Управленческое решение - это выбор альтернативы, предполагающей набор эффективных действий по совершенствованию организации управления. Правильное понимание разрабатываемого управленческого решения в изученной системе классификации решений позволяет определить его важность для успешного функционирования организации. Умение оценить множество решений и выбрать самое оптимальное способствует благоприятному развитию организации.

2. Взаимное проникновение и взаимосвязь функций управления и процедур выработки и принятия решений занимает огромную роль в управлении персоналом в организации. По сути дела, это трудноотделимые друг от друга виды управленческой деятельности. Знание методов, средств и процедур процесса выработки и принятия решений является необходимым условием повышения эффективности выполнения отдельных функций управления, управления в целом. В организации и технологии принятия решений, прежде всего, находит свое отражение общее усиление роли науки и информационно-технических средств в управленческом процессе. Правильное понимание и рациональное использование современных математических методов и вычислительных средств в построении систем сбора, хранения, обработки и распределения информации в управлении возможны только на основе рассмотрения процессов выработки и принятия решений.

3. Общая процедурно-технологическая схема принятия управленческих решений:

• выявление, анализ, диагностика проблемы

• формирование целей и задач решения проблемы с учетом ограничений

• анализ способов решения проблемы и адекватных им управленческих решений

• моделирование вариантов сценариев, оценка результатов и последствий реализации разных вариантов

• выбор предпочтительного варианта, обоснование выбора

• принятие управленческого решения

• доведение принятого решения до исполнения

• управление реализацией решения

Для достижения успеха чрезвычайно важно не только принять разумное, целесообразное, обоснованное, эффективное решение, но и принять меры для обеспечения его практической реализации. Необходимо довести решение до исполнителей, сообщить о нем всему кругу участников исполнения. Требуется также организовать управление реализацией принятого решения на всех этапах его выполнения в соответствии со специально разработанным планом-графиком.