Признаки эффективного совещания

У эффективного совещания есть:

• Необходимость

• Цель

• План

• Организатор

• Временные рамки

• Минимум участников

• Результат

Необходимость

Организатор должен очень четко отдавать себе отчет в том, что совещание это дорого. Часовой митинг вырывает человека из работы минимум на полтора часа. Невозможно мгновенно переключаться между работой-совещанием-работой, необходимо время на вход в контекст.  Положим, что час работы участника совещания стоит $25. Вышеописанный митинг о текущих проблемах, в таком случае, обойдется в 8 x 1,5 x 25 = $300. Очевидно, что под совещанием должна стоять достаточно острая необходимость, чтобы оправдать эти затраты. 

Цель

У всего, что мы делаем, должна быть некая цель. Это звучит дико, но у подавляющего большинства совещаний ее нет. Зачастую, сам организатор не в состоянии объяснить зачем мы собрались. А если цели нет, то ее невозможно достичь Хорошая цель это SMART — цель, определяющая результат.«Обсудить текущие проблемы» это плохая цель, так как она ставит задачу поколебать воздух. «Решить на каком сервере проводить нагрузочное тестирование» — хорошая цель.

План и Организатор

План (agenda) совещания может выглядеть так:

План: 1 Описать проблему [Иван]. 2 Предложить 3-5 вариантов решений [Иван, Петр, Мария]. 3 Выбрать лучшее решение [Иван, Петр, Мария]. 4 Назначить ответственного за выполнение [Иван]. Цель: Решить на каком сервере проводить нагрузочное тестирование. Организатор: Иван. Длительность: 20 минут.

Обычно 3-5 пунктов плана достаточно, чтобы обеспечить общее понимание того, что будет происходить. Обязанности организатора — обеспечить следование плану. Он имеет право давать слово, лишать слова и всячески направлять совещание в нужное русло.

Временные рамки и участники Можно смело брать за правило, что эффективность совещания обратно пропорциональна его длительности и количеству участников. Управлять совещаниями дольше 30 минут с 5+ участниками уже очень тяжело. Если объем информации так велик, что требуется час и больше, его лучше раздробить. Ну и, конечно, хорошо подумать, оправданы ли такие расходы времени.

Результат

Как уже говорилось, нет цели — нет результата. Подавляющее большинство совещаний заканчивается ничем. Один сказал «надо сделать», остальные согласились и разошлись. Кто и когда будет делать, решим как-нибудь потом. Задача организатора привести совещание к конкретному результату. Это может быть документ, конкретная задача, либо записанное решение.  Пример хорошего результата: 

«Решено проводить нагрузочное тестирование на UAT сервере заказчика. Иван сегодня запросит доступ и отправит его Петру. Петр настроит сервер до 15-00 четверга, после чего сообщит о результатах почтой.»

Итог

Проводить эффективные совещания непросто. Это объясняет то множество часов, просиживаемых впустую на никому не нужных митингах. Есть даже специальная профессия meeting facilitator — человек, который помогает проводить совещания эффективно. Но, даже просто следуя вышеописанным пунктам, со временем ваши митинги будут все короче, насыщеннее и результативнее. Успехов.