4.3. Общие сведения об отчетах

Отчет является эффективным средством представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом (например, отображение итоговых значений на диаграмме, группировка записей по категориям, расчет итоговых значений).

Большинство отчетов являются присоединенными к одной или нескольким таблицам и запросам из базы данных. Источником записей отчета являются поля в базовых таблицах и запросах. Отчет не должен включать все поля из каждой таблицы или запроса, на основе которых он создается.

Присоединенный отчет получает данные из базового источника записей. Другие данные, такие как заголовок, дата и номера страниц, сохраняются в макете отчета.

Связь между отчетом и его источником данных создается при помощи графических объектов, называемых элементами управления. Элементами управления являются поля, в которых отображаются имена и числа, надписи, в которых отображаются заголовки, а также декоративные линии, графически структурирующие данные и улучшающие внешний вид отчета.

Создание отчета

Мастера помогают быстро создать отчеты различных типов. Так, например, мастер наклеек используется для создания почтовых наклеек, мастер диаграмм помогает создать диаграмму, а мастер отчетов — создавать стандартные отчеты. Мастер выводит на экран вопросы и создает отчет на основании ответов пользователя. Пользователь имеет возможность доработать и изменить отчет в режиме конструктора.

Настройка отчета

Можно настроить отчет следующими способами.

Источник записей. Изменить таблицы или запрос, на котором основан отчет.

Сортировка и группировка данных. Можно сортировать данные по возрастанию и по убыванию. Также можно группировать записи по одному или нескольким полям и отображать промежуточные и общие итоги в отчете.

Окно отчета. Можно добавить или удалить кнопки Развернуть и Свернуть, изменить текст заголовка и другие элементы окна отчета.

Разделы. Можно добавить, удалить, скрыть или изменить размер подписи, примечания и области данных отчета. Можно также задавать свойства разделов, определяющие вид отчета на экране и при печати.

Элементы управления. Пользователь может перемещать элементы управления, изменять их размеры и задавать свойства шрифта для элементов. В отчет можно также добавлять элементы управления для отображения вычисляемых значений, итогов, текущей даты и времени и других полезных сведений.

4.4. Экспорт данных и объектов базы данных

Экспорт представляет собой способ вывода данных и объектов базы данных в другую базу данных, электронную таблицу или формат файла, позволяющий другой базе данных, приложению или программе использовать эти данные или объекты базы данных. Экспорт по своей сути напоминает копирование и вставку через буфер обмена. Данные можно экспортировать в целый ряд поддерживаемых баз данных, программ и форматов файлов. Большинство объектов базы данных можно экспортировать в другую базу данных MS Access.

Экспорт объектов базы данных

Нельзя экспортировать схемы базы данных в базу данных Microsoft Access.

При экспорте объекта в другую базу данных может возникнуть необходимость в экспорте связанных с ним объектов. Например, отчет может использовать запрос в качестве источника записей, а этот запрос может быть основан на связи между двумя таблицами.

Экспорт в веб-страницу

Существуют четыре способа использования данных Microsoft Access или объектов базы данных для создания веб-страницы.

1. В веб-обозревателе, который поддерживает версию 4.0 или более позднюю версию динамического HTML, можно использовать страницы доступа к данным. Страницы доступа к данным не являются самостоятельными объектами; страница доступа к данным создается как объект базы данных, который фактически является ссылкой на HTML-файл, соответствующий странице доступа к данным. Страницы доступа к данным используются для просмотра, редактирования, обновления, удаления, отбора, группировки и сортировки изменяющихся данных из базы данных Microsoft Access или базы данных Microsoft SQL Server.

2. Генерируемые сервером файлы HTML (ASP или IDC/HTX) можно создавать из таблиц, запросов и форм. Генерируемые сервером файлы HTML отображаются в обозревателе в табличном формате. Используйте генерируемые сервером файлы HTML при использовании любого веб-обозревателя, частом изменении данных или если требуется просматривать текущие данные в таблице, подключенной к источнику данных ODBC, но не требуется обновлять или взаимодействовать с данными.

Источник данных ODBC – данные и сведения, необходимые для доступа к этим данным из программ и баз данных, поддерживающих протокол ODBC (Open Database Connectivity).

3. Статические HTML-файлы можно создавать из таблиц, запросов, форм и отчетов. В веб-обозревателе отчеты отображаются в формате отчетов. Таблицы, запросы и формы отображаются в формате таблиц. Используйте статические файлы HTML при работе с любым веб-обозревателем, поддерживающим HTML версии 3.2 или более поздней, когда данные изменяются не слишком часто.

4. Можно сохранить форму или отчет как страницу доступа к данным с помощью команды Сохранить как в меню Файл. Это позволяет использовать форму или отчет как веб-страницу.

Экспорт и обмен данными с MS Word или другим текстовым процессором

Существуют три способа использования данных MS Access с текстовыми процессорами.

1. В базе данных MS Access можно с помощью мастера составных документов MS Word создать составной документ в MS Word 2002, связанный с данными MS Access 2002. После создания связи можно в любое время открыть документ в MS Word для печати нового пакета документов на бланке или наклеек с использованием текущих данных MS Access.

2. Для любой версии MS Word допускается экспорт данных MS Access в файл источника данных для слияния, который может быть использован средством слияния MS Word.

3. Выходные данные таблицы, формы или отчета можно сохранять в виде файлов формата RTF (.rtf) или текстового формата (.txt). Файлы в формате RTF сохраняют форматирование, такое как шрифты и стили, и могут быть открыты в MS Word и других текстовых процессорах и издательских программах для Microsoft Windows.

Экспорт в формат MS Excel или в формат других электронных таблиц

Существуют три способа использования данных MS Access с MS Excel или другими редакторами электронных таблиц.

1. Таблицы можно экспортировать в Excel или другие программы электронных таблиц в виде неформатированных данных.

2. Выходные данные таблиц, форм или отчетов можно сохранить непосредственно в виде файла (.xls) или листа MS Excel. В этом случае лучше всего сохраняются элементы форматирования, такие как шрифты и цвета. Уровни группировки отчета сохраняются как уровни структуры MS Excel, а форма — как таблица данных.

3. Можно также экспортировать данные из таблицы, запроса/представления, объекта в режиме таблицы, формы или отчета в XML-файл, который затем импортируется в MS Excel.

Импорт и связывание данных и объектов базы данных

MS Access поддерживает два способа использования данных из внешних источников.

Импорт данных в новую таблицу MSt Access. При этом данные преобразуются из другого формата и копируются в MS Access. Также можно импортировать объекты в другую базу данных MS Access.

Связывание данных. При этом устанавливается подключение к данным другого приложения без их импорта, что позволяет просматривать и редактировать данные как в исходном приложении, так и в файле MS Access. (В предыдущих версиях MS Access для данного процесса использовался термин «присоединение».)

Возможен импорт и связывание данных из целого ряда поддерживаемых баз данных, программ и форматов файлов.

Выбор между импортом и связыванием таблицы

Причины для импорта данных в таблицу:

• если известно, что данные будут использоваться только в MS Access, их следует импортировать;

• MS Access обычно работает быстрее со своими собственными таблицами, и в случае необходимости импортированные таблицы легко преобразовать к нужному виду, как и любые другие таблицы, созданные в MS Access.

Причины для связывания данных из внешней таблицы:

• связывание таблиц из других баз данных MS Access может потребоваться, например, для использования таблицы из другой базы данных MS Access при совместной работе в сети. Это особенно полезно при необходимости хранить все таблицы в одной базе данных на сетевом сервере, сохраняя формы, отчеты и другие объекты в отдельной базе данных, копии которой имеются у всех пользователей общей базы данных. Существующую базу данных легко разделить на две базы данных, которые называют клиентской и серверной.

• Если данные, которые требуется использовать в базе данных MS Access, также обновляются другими приложениями, их следует связать. При таком подходе сохраняются текущие способы обновления, совместного использования данных и управления ими, а также появляется возможность работать с данными в MS Access. Например, можно создать запросы, формы и отчеты, в которых используются внешние данные, объединить внешние данные с данными из таблиц MS Access и даже просматривать и редактировать внешние данные, когда другие пользователи работают с ними в исходной программе.

• Связывание может также потребоваться для таблиц SQL Server из другого проекта MS Access. Пользователь имеет возможность создать представление связанной таблицы с помощью мастера связанных таблиц. Такие представления могут затем использоваться в формах, отчетах, страницах доступа к данным и запросах аналогично любым другим таблицам.