10.3 Источники информации для ахд и их классификация

Анализ хозяйственной деятельности занимает промежуточное место между сбором информации и принятием управленческих реше­ний. В связи с этим комплексность, глубина и эффективность анализа во многом зависят от объема и качества информации, используемой при его проведении. Но анализ выступает не только как потребитель информации, он и сам создает ее для собственной потребности.

Под информацией обычно понимают упорядоченные сообщения о процессах и явлениях, происходящих во внешнем мире; совокупность каких-либо знаний, данных, но не любых данных, а лишь тех, которые раскрывают объ­ект с неизвестной стороны.

Для качественного управления необходимо оптимальное количест­во информации, так как ее недостаток не позволяет получить полного представления об изучаемом объекте и принять правильное управлен­ческое решение. Информацию с целью уменьшения ее объема стремятся сжать путем использования кодов, шифров машинно-ориентированных языков и т. п., что одновременно повышает ее полезную емкость и эффективность. Особенно успешно решается данная проблема в результате функционирования автома­тизированной системы управления, устраняющей поток ненужной, избыточной информации.

Таким образом, экономическая информация представляет собой систему (совокупность) сведений о всех видах деятельности предпри­ятия и сопровождает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг. Деятельность предприятия складывается из огромной совокупности событий и явлений, каждое из которых представляет собой источник информации.

Система экономической информации - важная составная часть управления предприятием, она является основой анализа.

В переработанном и обобщен­ном виде информация используется руководством предприятия и специалистами для принятия управленческих решений. Для анализа хозяйственной деятельности используют научно-техническую, административно-правовую и экономическую инфор­мацию. Все источники данных для анализа можно разделить на пла­новые, учетные и внеучетные.

К плановым источникам информации относятся все типы пла­нов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, те­кущие, оперативные), а также нормативные материалы, сметы, цен­ники, проектные задания и др.

К учетным источникам информации источникам относятся: данные бухгалтерского учета и отчетности; статистического учета и отчетности; оперативного учета и отчетности; выборочные учетные данные.

В бухгалтерском учете и отчетности находят наиболее полное отражение и обобщение хозяйственные средства и хозяйственные опе­рации с целью контроля выполнения бизнес-планов. Методами сплошного и непрерывного наблюдения, методами строгого докумен­тирования, систематизации на счетах, группировки в балансе и других отчетных таблицах достигается объективная количественная харак­теристика многообразных хозяйственных операций, обобщенная ха­рактеристика всей совокупности средств предприятия по составу и размещению, по источникам образования и целевому назначению. Своевременный и полный анализ бухгалтерской отчетности позволяет принять своевременные меры по улучшению деятельности предпри­ятия, повышению эффективности производства.

Данные статистического учета, в которых содержится коли­чественная характеристика массовых явлений и процессов, использу­ются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выяв­ления экономических закономерностей.

Оперативный учет и отчетность, применяемые в отдельных структурных подразделениях предприятия, обеспечивают более бы­строе по сравнению со статистическим и бухгалтерским учетом по­лучение соответствующей информации, которая имеет важное значе­ние для текущего анализа.

Однако не все явления общественной жизни находят отражение в системе учета. Часть данных может быть получена только с помощью специальных наблюдений. Наблюдение может быть сплошным (что очень трудоем­ко) и выборочным (когда обследуется только часть изучаемой сово­купности). Для изучения социологических проблем может использо­ваться анкетное обследование.

К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность предприятия:

1) официальные документы: законы, указы и декреты Президента, постановления Правительства Республики Беларусь, приказы выше­стоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия;

2)хозяйственно-правовые документы: договоры, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации;

3. решения общих собраний коллектива и совета трудового кол­лектива предприятия;

4. материалы изучения передового опыта, полученные из разных источников информации (радио, телевидение, газеты и т. д.); техни­ческая и технологическая документация; материалы специальных ис­следований состояния производства на отдельных рабочих местах (хронометражи, фотографии рабочих мест и т. п.);

5)устная информация.

Комплексное использование перечисленных источников инфор­мации и правильное их сочетание в процессе анализа хозяйственной деятельности позволяют всесторонне изучать работу предприятия и полнее выявлять резервы его экономического, производственного и социального развития.

Структура экономической информации обусловлена ее содержа­нием и назначением в управлении предприятием. В зависимости от поставленных целей и задач воздействия на управляемый объект эко­номическая информация может классифицироваться по различным признакам:

1) Изменяемости - на постоянную (условно-постоянную), кото­рая не изменяется в течение какого-то периода времени (месяца, квартала, года и т.д.), и переменную;

2) насыщенности - на недостаточную, достаточную и избы­точную;

3) отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной харак­теристики изучаемого объекта;

4) полезности - на полезную и бесполезную;

5) способу изображении - на текстовую, цифровую, алфавит­ную, алфавитно-цифровую и графическую;

6) функциональному назначению - на плановую, нормативную, учетную и отчетную;

7) отношению к процессу обработки данных - на обрабатывае­мую и необрабатываемую;

8) степени обработки - на первичную, промежуточную (под­вергающуюся соответствующей обработке) и результативную;

9) отношению к управляемому объекту - на внутреннюю (созда­ваемую на самом предприятии) и внешнюю (поступающую из-за его пределов), входящую (поступающую на управляемый объект) и ис­ходящую (поступающую от управляемого объекта);

10) объему необходимых сведений для управления предприятием - на комплексную и тематическую, относящуюся к определенному направлению его деятельности;

11) форме представлений - на письменную и устную.