- •Лабораторная работа № 1 тема: «Операционная система Windows. Основные объекты и приемы управления Windows. Программа Проводник»
- •Лабораторная работа №2
- •Тема: «Обслуживание дисков. Архивация файлов. Антивирусные программы»
- •Лабораторная работа №3
- •Тема: «Текстовый процессор Word. Создание, редактирование и форматирование документов»
- •010008, Астана,
- •Уважаемый Утемис Бектурганулы!
- •Лабораторная работа №4
- •Тема: «Текстовый процессор Word. Вставка рисунков, создание графических объектов»
- •Лабораторная работа №5
- •Тема: «Текстовый процессор Word. Редактор формул. Создание и форматирование таблиц. Вычисления в таблице».
- •Лабораторная работа № 6
- •Тема: «Текстовый процессор Word. Создание макросов»
- •Лабораторная работа №7
- •Тема: «Табличный процессор ms Excel. Ввод и редактирование данных. Адресация ячеек»
- •Лабораторная работа №8
- •Тема: «Вычисление значений функции. Мастер функции. Построение графиков и диаграмм»
- •Упражнение 2: Построение диаграмм
- •Лабораторная работа № 9
- •Тема: «Логические функции. Построение графиков функции с двумя и тремя условиями»
- •Лабораторная работа №10
- •Тема:«Построение поверхности. Решение уравнений методом подбора параметров»
- •Лабораторная работа №11
- •Тема:«Сортировка и фильтрация данных»
- •Расширенный фильтр
- •Лабораторная работа №12
- •Тема: «Матрицы и матричные формулы»
- •Лабораторная работа № 13
- •Тема: «Табличный процессор Excel. Массивы. Вычисление сложных выражений. Метод Крамера»
- •Лабораторная работа №14
- •Тема: «Поиск решения и решение оптимизационных задач. Линейная оптимизационная задача. Планирования производства красок»
- •Лабораторная работа №15
- •Тема: «Функции Microsoft Excel для расчета операций по кредитам и займам»
- •Лабораторная работа №16
- •Тема: «Расчет периодических платежей. Вычисление амортизации»
- •Лабораторная работа № 17
- •Тема: «Сводные таблицы. Консолидация данных»
- •Лабораторная работа № 18
- •Тема: «Система управления базами данных Microsoft Access. Создание базы данных из нескольких таблиц»
- •Лабораторная работа №19
- •Тема: «Система управления базами данных Microsoft Access.
- •Создание форм»
- •Лабораторная работа №20
- •Тема: «Система управления базами данных Microsoft Access. Создание запросов»
- •Существуют несколько способов создания запросов:
- •Вычисления в запросах
- •Лабораторная работа №21
- •Тема: « Система управления базами данных Microsoft Access . Создание отчетов»
- •Лабораторная работа №22
- •Тема: «Язык создания гипертекстовых документов – html. Теги форматирования текста. Вставка рисунков, создание гиперссылки. Списки. Таблицы»
Лабораторная работа № 18
Тема: «Система управления базами данных Microsoft Access. Создание базы данных из нескольких таблиц»
Цель работы: познакомить с основными объектами базы данных, сформировать умение строить базы данных из нескольких таблиц, создавая связи между ними.
Основные понятия:
База данных - это совокупность данных (таблиц), хранящихся вместе и связанных друг с другом, или это специальное электронное хранилище взаимосвязанных данных.
Система управления базами данных Microsoft Access является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. Все версии Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов.
Назначение любой системы управления базами данных (СУБД) – создание, ведение и обработка баз данных.
Microsoft Access состоит из отдельных компонентов, которые используются для хранения и представления информации. Этими компонентами являются таблицы, формы, отчёты, запросы, макросы, модули. У каждого объекта Microsoft Access есть по крайней мере 2 способа создания: с помощью Конструктора или с помощью Мастера. В режиме Конструктора создается или изменяется структура объекта, в Мастере используются готовые варианты объектов, что предоставляет пользователю выбирать.
Данныминазывается любая информация, которую необходимо сохранить, чтобы иметь возможность периодически к ней обращаться. Большинство баз данных имеюттабличную структуру.Как мы знаем, в табличной структуре адрес данных определяется пересечением строк и столбцов. В базах данных столбцы называютсяполями,а строки —записями.Поля образуютструктуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится.
Поля — это основные элементы структуры базы данных. Они обладают свойствами. От свойств полей зависит, какие типы данных можно вносить в поле, а какие нет, а также то, что можно делать с данными, содержащимися в поле. Например, данные, содержащиеся в поле Цена, можно просуммировать, чтобы определить итоговый результат. Суммировать данные, содержащиеся в поле Номер телефона, совершенно бессмысленно, даже если номера телефонов записаны цифрами. Очевидно, что эти поля обладают разными свойствами и относятся к разным типам.
Разные типы полей имеют разное назначение и разные свойства.
1. Основное свойство текстового поля — размер.
2. Числовое поле служит для ввода числовых данных. Оно тоже имеет размер, но числовые поля бывают разными, например для ввода целых чисел и для ввода действительных чисел. В последнем случае кроме размера поля задается также размер десятичной части числа.
3. Поля для ввода дат или времени имеют тип Дата/время.
4. Для ввода логических данных, имеющих только два значения (Да или Нет; 1 или 0; Истина или Ложь и т. п.), служит специальный тип — Логическое поле. Длина такого поля всегда равна 1 байту, поскольку этого более чем достаточно, чтобы выразить логическое значение.
5. Особый тип поля — Денежный. Из названия ясно, какие данные в нем хранят. Денежные суммы можно хранить и в числовом поле, но в денежном формате с ними удобнее работать. В этом случае компьютер изображает числа вместе с денежными единицами, различает рубли и копейки, фунты и пенсы, доллары и центы, в общем, обращается с ними элегантнее.
6. В современных базах данных можно хранить не только числа и буквы, но и картинки, музыкальные клипы и видеозаписи. Поле для таких объектов называется полем объекта OLE.
7. У текстового поля есть недостаток, связанный с тем, что оно имеет ограниченный размер (не более 256 символов). Если нужно вставить в поле длинный текст, для этого служит поле типа MEMO. В нем можно хранить до 65 535 символов. Особенность поля MEMO состоит в том, что реально эти данные хранятся не в поле, а в другом месте, а в поле хранится только указатель на то, где расположен текст.
8. Очень интересное поле Счетчик. На первый взгляд это обычное числовое поле, но оно имеет свойство автоматического наращивания. Если в базе есть такое поле, то при вводе новой записи в него автоматически вводится число, на единицу большее, чем значение того же поля в предыдущей записи. Это поле удобно для нумерации записей.
Если бы информация хранилась в простых структурах, то для работы с ней можно было бы обойтись без специальных систем управления базами данных. На практике приходится иметь дело с более сложными структурами, которые образованы из многих связанных таблиц. Базы данных, имеющие связанные таблицы, называют также реляционными базами данных.
Разделение базы на связанные таблицы не только удобно, но иногда и необходимо. Например, для увеличения числа заказов менеджер фирмы, занимающейся прокатом компакт-дисков, решил поставить в общем зале компьютер, на котором каждый клиент может просмотреть список имеющихся дисков с иллюстрациями из игр. Если база состоит только из одной таблицы, то вместе с информацией о дисках случайный посетитель получит доступ к информации о других клиентах фирмы. Такой менеджер не только не приобретет новых клиентов, но и растеряет тех, которых имел.
Для того чтобы связи между таблицами работали надежно и по записи из одной таблицы можно было однозначно найти записи в другой таблице, надо предусмотреть в таблице уникальные поля. При создании структуры таблиц одно поле (или одну комбинацию полей) можно назначить ключевым. С ключевыми полями компьютер работает особо. Он проверяет их уникальность и быстрее выполняет сортировку по таким полям. Ключевое поле — очевидный кандидат для создания связей. Иногда ключевое поле называют первичным ключом.
Типы связей:
1:1: Отношение «один-к-одному». Например: (студент - № зачетки)
1:N: Отношение «один-ко-многим». Например: Один поставщик...а) ... может поставлять несколько товаров, ...б) ... но у каждого товара может быть только один поставщик. (Группа-студенты)
N:M: Отношение «многие-ко-многим» одной записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, а одной записи в таблице B несколько записей в таблице A. Например: (Студенты-курсы, которые они слушают)
Требования к созданию связанных таблиц:
Целостность данных означает систему правил, используемых в СУБД Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах. Контролировать целостность данных можно, если выполнены следующие условия:
Связанное поле одной таблицы является ключевым полем или имеет уникальный индекс.
Связанные поля имеют один тип данных. Исключение: поле Счетчик может быть связано с Числовым полем, если оно имеет тип Длинное целое.
Обе таблицы принадлежат одной базе данных Access.
Упражнение 1.Создание базы данных «Деканат».
Создайте новую базу данных «Деканат». Для создания новой базы данных:
загрузите Access, в появившемся окне с левой стороны щелкните по пункту Новая база данных;
в окне «Файл новой базы данных» в поле Имя файла в качестве имени базы данных задайте имя Деканат и выберите папку (пункт Папка), где ваша база данных будет находиться, т.е. в свою папку.
щелкните по кнопке <Создать>.
Создайте таблицу базы данных. Для создания таблицы базы данных:
В появившимся окне на левой панели окна "База данных" сосредоточены элементы управления для вызова всех типов объектов Access (таблицы, запросы, формы и т.д.). В окне выберите тип создаваемого документа. Вы создаете таблицы, поэтому выберите закладку Таблица. Щелкните по кнопке Создать.
Откроется окно диалога «Новая таблица», в правой части которого находится список вариантов дальнейшей работы:
Здесь несколько вариантов, но вы выберите Конструктор и щелкните по кнопке ОК. Появится окно Конструктора.
Определите поля таблицы в соответствии с табл. 1. Для определения полей таблицы:
введите в строку столбца «Имя поля» имя первого поля Код преподавателя;
в строке столбца «Тип данных» щелкните по кнопке списка и выберите тип данных Числовое, а Размер поля; Целое во вкладке Общие
Установите поля Код преподавателя ключевым. Для этого щелкните на рисунок ключа на панели инструментов или вызовите контекстное меню
Введите ограничения на данные в поле <Код>; эти данные не должны повторяться, т.к. коды преподавателей не должны повторяться, а также должна быть обеспечена возможность их изменения (
Во вкладке Общие щелкните по строке параметра Индексированное пол ;
Примечание. Индекс — это средство Access, ускоряющее поиск и сортировку данных в таблице. Ключевое поле (поле первичного ключа) таблицы индексируется автоматически. Не допускается создание индексов для полей типа MEMO и Гиперссылка или полей объектов OLE.
выберите в списке пункт Да (совпадения не допускаются);
Для определения всех остальных полей таблицы базы данных Преподаватели в соответствии с табл..1 выполните действия, аналогичные указанным выше.
Таблица 1.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Сохраните созданную таблицу под именем Преподаватели. Для этого нажмите на знак «Закрыть».В появившемся окне наберите имя таблицы Преподаватели и щелкните по кнопке ОК.
Упражнение 2. Редактирование базы данных.
Войдите в режим Конструктор для проектируемой таблицы. Если вы находитесь в окне базы данных, то выберите таблицу Преподаватели и щелкните по кнопке
Введите ограничения на данные, вводимые в поле «Должность»; должны вводится только слова Профессор, Доцент или Ассистент.
Для задания условия на значение для вводимых данных:
Щелкните в поле «Должность», в нижней части окна во вкладке Общие переидите на Условие на значение;
щелкните по кнопке для определения условий на значение при помощи по строителя выражений;
в появившемся окне напишите слово Профессор, затем щелкните по кнопке (эта кнопка выполняет функцию ИЛИ), напишитеДоцент, снова щелкните по этой же кнопке, напишите Ассистент и щелкните по кнопке <ОК>. Таким образом вы ввели условие, при котором в поле «Должность» могут вводиться только указанные значения
Задайте текст сообщения об ошибке, который будет появляться на экране при вводе неправильных данных в поле «Должность».
В строке Сообщение об ошибке введите предложение "Такой должности нет, правильно введите данные".
Задайте значение по умолчанию для поля «Должность» в виде слова Доцент.
В строке Значение по умолчанию введите слово "Доцент". Выидите из режима конструктора.
Упражнение 3. Работа в режиме таблиц.
Перейдите в режим Таблица:
щелкнув по кнопкена панели инструментов
или выполнив команду Вид, Режим таблицы. На вопрос о сохранении таблицы щелкните по кнопке <Да>.
2. Заполните таблицу данными в соответствии с табл. 2 и проверьте реакцию системы на ввод неправильных данных в поле «Должность».
Попробуйте в поле <Должность> любой записи ввести слово Лаборант. Посмотрите, что получилось. На экране должно появиться сообщение: "Такой должности нет, правильно введите данные".Введите правильное слово
Таблица 2
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Измените ширину каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных:
щелкните в любой строке поля «Код»;
выполните команду Формат, Ширина столбца;
в появившемся окне щелкните по кнопке <По ширине данных>. Ширина поля изменится;
проделайте эту операцию с остальными полями.
Произведите поиск в таблице преподавателя Миронова:
установите курсор в первую строку поля «Фамилия»;
выполните команду Правка, Найти;
в появившейся строке параметра Образец введите Миронов;
щелкните по кнопке <Найти>. Курсор перейдет на вторую запись и выделит слово Миронов;
щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на седьмую запись и так же выделит слово Миронов;
щелкните по кнопке <3акрыть> для выхода из режима поиска.
Произведите замену данных: измените заработную плату ассистенту Сергеевой с 18900 на 20000:
переведите курсор в первую строку поля «Зарплата»;
выполните команду Правка, Заменить;
в появившемся окне в строке Образец введите 18900
в строке Заменить на введите 20000. Обратите внимание на остальные опции — вам надо вести поиск по всем записям данного поля;
щелкните по кнопке <3аменить все>. Данные будут изменены;
Произведите сортировку данных в поле «Зарплата» по возрастанию.
щелкните по любой записи поля «Зарплата»;
щелкните по кнопкена панели управления или выполните командуЗаписи, Сортировка, Сортировка по возрастанию. Все данные в таблице будут отсортированы в соответствии с возрастанием значений в поле «Зарплата».
Научитесь использовать фильтр:
а) Произведите фильтрацию данных по полям «Должность» и «Дисциплина»:
щелкните по записи Доцент поля «Должность»;
щелкните по кнопке или выполните командуЗаписи, Фильтр, Фильтр по выделенному. В таблице останутся только записи о преподавателях — доцентах;
щелкните по записи Информатика поля «Дисциплина»;
щелкните по кнопке или выполните командуЗаписи, Фильтр, Фильтр по выделенному. В таблице останутся только записи о преподавателях — доцентах кафедры информатики;
для отмены фильтрации щелкните по кнопкена панели инструментов или выполните командуЗаписи, Удалить фильтр. В таблице появятся все данные.
б) Получить записи преподавателей, у которых имена начинаются на букву «О»:
Установите курсор в первой записи поля Имя.
Выполните команду Записи, Фильтр, Изменить фильтр
Установите курсор в первой записи поля Имя. Введите запрос Like «О*» и выполните команду Записи, Применить фильтр. Посмотрите что получилось
Запрос Not «О*» будет означать все записи, кроме указанных.
8. Сохраните таблицу.
Упражнение 4. Создайте три таблицы: Студенты, Оценки и Дисциплины.
Создайте таблицу Студенты
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
! в качестве ключевого поля задайте «Код студента». Для этого щелкните по полю «Код студента» и по кнопкена панели инструментов или выполните командуПравка, Ключевое поле; закройте таблицу, задав ей имя Студенты.
Создайте таблицу Дисциплины:
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
! В качестве ключевого поля задайте «Код дисциплины». Заполняться эта таблица будет также в режиме формы.
Создайте структуру таблицы Оценки:
Имя поля
Тип данных
Размер поля
Код студента
Числовой
Целое
Код дисциплины
Числовой
Целое
Оценки
Числовой
Байт
! В этой таблице задавать ключевое поле не надо, так как данные во всех полях могут повторяться. Эта таблица, аналогично предыдущим, будет заполняться в режиме формы.
Разработайте схему данных, т.е. создайте связи между таблицами: Преподаватели, Студенты, Оценки, Дисциплины:
щелкните по кнопкена панели инструментов или выполните командуСервис, Схема данных. На экране появится окно «Схема данных»;
щелкните по кнопкена панели инструментов или выполните командуСвязи, Добавить таблицу;
в появившемся окне будет выделено название одной таблицы. Щелкните по кнопке <Добавить>;
переведите выделение на имя следующей таблицы и щелкните по кнопке <Добавить>. Аналогично добавьте оставшиеся две таблицы;
закройте окно, щелкнув по кнопке <3акрыть>;
создайте связь между таблицами Дисциплины и Оценки. Для этого подведите курсор мыши к полю «Код дисциплины» в таблице Дисциплины, щелкните левой кнопкой мыши и, не отпуская ее, перетащите курсор на поле «Код дисциплины» в таблицу Оценки, а затем отпустите кнопку мыши. На экране откроется окно «Связи»;
установите флажок ("галочку") в свойстве Обеспечение целостности данных, щелкнув по нему. Это невозможно будет сделать, если типы обоих полей заданы неодинаково
установите флажок в свойстве Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей;
Примечание. Задание каскадного обновления связанных полей и каскадного удаления связанных записей позволит вам отредактировать записи только в таблице Дисциплины, а в таблице Оценки эти действия будут со связанными записями выполняться автоматически. Например, если вы удалите из таблицы Дисциплины один предмет, то в таблице Оценки удалятся все строки, связанные с этим предметом.
щелкните по кнопке <Создать>. Связь будет создана;
аналогично создайте связи между полем «Код дисциплины» в таблице Дисциплины и полем «Код дисциплины» в таблице Преподаватели, а также между полем «Код студента» в таблице Студенты и полем «Код студента» в таблице Оценки. Результат представлен на рис. 4.6;
закройте окно схемы данных, ответив ДА на вопрос о сохранении макета.
Задания для самостоятельной работы:
Создайте базу данных … см.таблицу.
Самостоятельно придумайте поля этим таблицам, выделите ключевые поля, установите связи между таблицами.
№ варианта
Задание
1
«Музыкальный альбом», состоящую из трех таблиц «Композитор», «Певцы», «Песни».
2
«Поликлиника», состоящую из трех таблиц «Врач», «Пациент», «Участки».
3
«Расписание занятий», состоящую из трех таблиц «Класс», «Учителя», «Предметы».
4
«Компьютерный салон», состоящую из двух таблиц «Ассортимент товаров», «Покупатель».
5
«Участники конференции», состоящую из двух таблиц «Список участников», «Темы докладов».
Контрольные вопросы:
Что такое база данных, СУБД?
Какие основные объекты базы данных Microsoft Access вы знаете?
Какие способы создания объектов вы знаете?
Какие типы данных, типы связей вы знаете?
Какие существуют требования к созданию связей между таблицами?