2. Классификация и кодирование экономической информации

Классификация экономической информации. Важнейшей составляющей управленческой информации является информация экономическая, которая отражает социально-экономические процессы как в сфере производства, так и в непроизводственной сфере, во всех органах и на всех уровнях отраслевого и регионального управления.

Наиболее общим направлением классификации экономической информации можно считать ее деление по таким признакам, как место возникновения, участие в процессах обработки и хранения, отношение к функциям управления, стабильность, способ отражения. Рассмотрим, как классифицируется экономическая информация по этим признакам.

В зависимости от назначения и места возникновения различают входящую, исходящую, внутреннюю и внешнюю информацию. Информацию, поступающую в информационную систему (например, информацию, которая зафиксирована во входящих первичных документах) называют входящей. Информационная система, обрабатывая входящие данные, порождает новую результатную информацию (сводную). Результатная информация формируется, например, в процессе обработки исполнителем данных, содержащихся во входящих первичных документах. Информация, передаваемая за пределы данной системы, называется исходящей (например, отчетная информация о деятельности предприятия, предоставляемая вышестоящим, налоговым и статистическим органам). Если сведения поступают в информационную систему от объекта управления, то такая информация будет входящей внутренней, если из внешнего источника (например, из министерства, от других организаций), то информация называется входящей внешней. Аналогичным образом подразделяются и выходящие сведения. Входящую внутреннюю информацию в условиях предприятия называют первичной. Она возникает в процессе первичного учета хозяйственных операций – измерение и регистрация данных – в ходе производственной деятельности объекта управления.

По критерию соответствия отражаемым явлениям экономическая информация может быть отнесена к достоверной или недостоверной. К этому классификационному признаку примыкает оценка своевременности и несвоевременности информационного отображения производственных и хозяйственных операций, получение исходной и результатной информации в установленные сроки.

По отношению к процессам обработки и хранения различают следующие виды экономической информации: исходную производную, хранимую без обработки, результатную, промежуточную.

С точки зрения отражаемых функций управления экономическая информация подразделяется на плановую, прогнозную, нормативную, конструкторско-технологическую, учетную, финансовую.

В зависимости от степени стабильности подразделяют на постоянную и переменную. Первая остается без изменений или же подвергается незначительным корректировкам в течение более или менее длительного периода времени. Это различные справочные сведения, нормативы, расценки и т.п. Переменная информация отражает результаты выполнения производственно-хозяйственных операций, соответствует их динамизму и, как правило, участвует в одном технологическом цикле машинной обработки.

Кодирование экономической информации.Кодирование вызвано необходимостью передачи информации по каналам связи, хранения ее на внешних носителях и обработки с помощью вычислительной техники. Кодирование позволяет более экономно воспроизводить и систематизировать информацию. Закодированную информацию часто удобнее воспринимать визуально, ее легче передавать, обрабатывать и использовать. Кодирование повышает также надежность информации.

Перед тем как произвести кодирование информации следует выполнить ее классификацию. Существует единая система классификации и кодирования технико-экономической информации (ГОСТ 17269-78). Согласно системе применяются два метода классификации: иерархический и фассетный. Иерархический – это такой метод классификации, при котором заданное множество последовательно делится на подчиненные подмножества. Примером иерархического метода классификации может служить следующий: все студенты института разбиваются на факультеты, внутри факультетов – на курсы, внутри курсов – на группы. Фассетный – это такой метод классификации, при котором заданное множество делится на группировки независимо, по различным признакам классификации. Примером фассетного метода может служить разбиение студентов на группы по возрасту, полу и т.п.

Согласно единой системе классификации и кодирования технико-экономической информации (ГОСТ 17369-78) кодирование – это образование и присвоение объекту классификации, признаку классификации и (или) классификационной группировке кодового обозначения. Кодовое обозначение – это обозначение объекта классификации, признака классификации и (или) классификационной группировки знаком или группой знаков в соответствии с принятым методом кодирования.

Существует четыре метода кодирования: порядковый, серийно-порядковый, последовательный, параллельный.

Порядковый – это такой метод кодирования, при котором кодовыми обозначениями служат числа натурального ряда (ГОСТ 17369-78). При порядковом методе каждой единице информации присваивается номер по порядку без какого-либо пропуска номеров. Новые элементы получают номера в конце имеющегося перечня. Здесь никакой предварительной классификации не требуется. Последовательность присвоения кодов определяется чаще всего хронологией возникновения информации. Примером использования порядкового метода кодирования является систематизация домов на улице, квартир в доме.

Удобство этого метода в простоте. А к недостаткам можно отнести отсутствие всякой классификации, невозможность вставить элемент внутрь. Нет возможности выделить группы однородных признаков. Все это усложняет обработку данных на ЭВМ. Поэтому этот метод кодирования рекомендуется использовать для небольших, простых и постоянных множеств. Например: категории работающих, видов образования, национальностей, единиц измерения.

Серийно-порядковый – это такой метод кодирования, при котором кодовыми обозначениями служат числа натурального ряда с закреплением отдельных диапазонов (серий) этих чисел за объектами классификации с одинаковыми признаками (ГОСТ 17369-78). Серийно-порядковый метод кодирования предполагает разделение информации по какому-либо признаку на отдельные части (серии). Для каждой серии отводится своя группа условных обозначений. При этом номера единиц информации последующих серий не продолжают строго последовательно номера имеющихся единиц информации предыдущей серии: между ними делается разрыв. Примером может служить кодирование цехов на предприятиях. Так, если имеется 10 основных цехов и 3 вспомогательных, то их можно закодировать следующим образом: 01, 02,…,10 и 25,26,27.

Серийно-порядковый метод используется для множеств, имеющих классификацию по двум признакам: старшему признаку отводится своя группа номеров, внутри которой все элементы младшего признака кодируются по порядку. Поэтому этот метод и называется серийно-порядковым. Размер серии устанавливается с учетом количества элементов младшего признака и необходимого резерва свободных номеров на случай расширения. Для новых номеров отводятся кодовые обозначения из резерва свободных номеров соответствующей серии.

Серийно-порядковый метод обеспечивает получение итогов по сериям, но лишь по одному классификационному признаку. Он позволяет сохранять принцип при расширении номенклатуры. Но, так как предвидеть запас кодов трудно, то на практике серийность порой нарушается. Поэтому к недостаткам этого метода кодирования относится то, что размер серии не всегда можно предусмотреть. Серийно-порядковый метод удобен для относительно устойчивых номенклатур. Так, его рекомендуется использовать для кодирования цехов, видов оплат и удержаний.

Последовательный – это такой метод кодирования, при котором в кодовом обозначении последовательно указываются зависимые признаки классификации (ГОСТ 17369-78). Последовательный метод кодирования предполагает наличие иерархической организации информации или разделение ее по ряду признаков. Суть его в том, что каждый признак обеспечивается своей нумерацией в пределах всего признака. Здесь все элементы классифицируются по определенным признакам, и каждому из них отводится свое число позиций (разрядов) в соответствии с количеством элементов данной группировки.

Рассмотрим в качестве примера последовательного метода кодирования (присвоение кодовых обозначений) наименованиям материалов по укрупненной номенклатуре. Для этого материалы делят на классы, каждый класс – на подклассы, подкласс – на группы, группы – на подгруппы, а каждая подгруппа содержит определенное число наименований, сортов и размеров материалов (таб. 1) Например, класс – это основные материалы и вспомогательные материалы; подкласс – это черные металлы, цветные металлы и т.д.; группа (для черных металлов) – это чугун, сталь и т.д.; подгруппа (для стали) может быть: круглая, листовая и т.п.; и, наконец, всякий материал имеет сорт и размер.

Параллельный – это такой метод кодирования, при котором в кодовом обозначении объекта классификации или классификационной группировке указываются независимые признаки классификации (ГОСТ 17369-78). В качестве примера рассмотрим классификацию сотрудников предприятия. Здесь можно учитывать следующие классификационные признаки: пол, возраст, образование, семейное положение и др. Очевидно, что все эти признаки не зависят друг от друга.

Удобством последовательного и параллельного методов кодирования является четкое выделение каждого классификационного признака, стройность построения, удобство при обработке на ЭВМ. Недостаток этих методов - их сложность и громоздкость. Эти методы используются обычно при кодировании больших многопризначных номенклатур.

Единая система классификации и кодирования (ГОСТ 17369-78) определяет еще и такое понятие, как классификатор. Классификатор – это систематизированный свод наименований объектов классификации, признаков классификации и (или) классификационных группировок и их кодовых обозначений. Существуют следующие виды классификаторов:

• общесоюзные (утвержденные и зарегистрированные в Госстандарте СССР и применяемые для АСУ разной ведомственной принадлежности);

• межотраслевые (в отличие от общесоюзных, они являются временными и содержат информацию, для которой не создан общесоюзный классификатор);

• отраслевые (применяемые внутри министерства или ведомства);

• республиканские (применяемые для обмена информацией республиканской АСУ);

• классификаторы предприятия (применяемые внутри АСУ предприятия: комбината, производственного объединения и других подразделений, министерств и ведомств).