Информатика, word

Лектори на щорічній науково-технічній конференції

Харківського державного технічного університету будівництва та архітектури

Ім'я	:	Петрова О.О.	Відділ:
			Кафедра
Реєстраційний номер	:	5107
Назва	:	Інформатика
Мені потрібно наступне обладнання	:
		Кінопроектор
		Слайд-проектор
		Комп'ютер

Кнопка-флажок	Текстове	Кнопка, що
	поле	відкриває список

Рис. 3. Створений екранний бланк

ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

MS Word дозволяє створювати бланки, які дуже зручно заповнювати та які мають гарний вигляд.

Шаблони дозволяють економити час під час роботи з типовими документами. За допомогою шаблону можна підготовити інші документи, які оформляються аналогічним чином.

Різні паперові бланки (їх ще називають формами) - бланки замовлень, витрат, податків та інші, мають спільні риси:

-на всіх бланках є поля, заповнені текстом, і незаповнені поля, куди вводиться інформація, що змінюється;

-найчастіше бланки оформляються у вигляді таблиці;

-бланки, звичайно, являються складними для заповнення.

Екранні бланки (форми) практично не мають цих недоліків. Для того, щоб створити екранний бланк, необхідно підготувати шаблон, в якому розмістити пакет та поля, вказати типи полів і задати формат. Перед

50

зберіганням шаблону необхідно захистити деякі елементи бланків, для того, щоб користувачі могли вводити інформацію в вільні поля, але не могли змінювати основний текст або формат бланку.

Порядок виконання лабораторної роботи

Для створення екранного бланку необхідно:

1.Обрати команду СТВОРИТИ (NEW) в меню ФАЙЛ (FILE) .

2.Активізувати опцію ШАБЛОН (TEMPLATE).

3.Натиснути ОК

4.Натиснути кнопку ЗБЕРЕГТИ.

5.У діалоговому вікні в полі ІМ'Я ФАЙЛУ (FILE NAME) ввести ім'я Form N (де N – порядковий номер у журналі групи) (MS Word автоматично зберігає створені шаблони в папці ШАБЛОНИ (TEMPLATE).

6.Натиснути на кнопку ЗБЕРЕГТИ.

7.Установити текстовий курсор в першому рядку та ввести слово:

Лектори.

8. У наступний рядок ввести текст:

На щорічній науково-технічній конференції.

9. У третій рядок ввести назву університету:

Харківський державний технічний університет будівництва та

архітектури.

Набраний текст буде заголовком бланку.

Двічі натиснути клавішу Enter, створити додатковий пустий рядок між заголовком та іншою частиною документу.

10.Обрати в меню ВИГЛЯД команду ПАНЕЛІ ІНСТРУМЕНТІВ, в якій обрати рядок ФОРМИ (FORM).

11.Установити в шаблон таблицю в 3 стовпчики і 7 рядків, використовуючи кнопку ВСТАВИТИ ТАБЛИЦЮ (INSERT TABLE) на панелі інструментів ФОРМИ (FORM).

12.У першу клітинку таблиці ввести слово Ім'я і натиснути клавішу Таb для переходу в наступну клітинку, де буде створено текстове поле (друга клітинка першого рядка).

13.Створити текстове поле, в яке користувач буде вводити своє ім'я.

13.1.Натиснути кнопку ТЕКСТОВЕ ПОЛЕ (TEXT FORM FIELD) на

панелі інструментів ФОРМИ (FORM). У другій клітинці першого рядка з'явиться п'ять маленьких кружків. Вони вказують на те, що в цій клітинці

51

знаходиться текстове поле. Текстове поле – це спеціально виділений пустий простір, куди користувач буде вводити текст.

13.2. Двічі натиснути мишею на текстове поле, після чого відкриється діалогове вікно ПАРАМЕТРИ ТЕКСТОВОГО ПОЛЯ (TEXT FORM FIELD OPTIONS), в якому можна задати необхідні установки (див.рис.4).

ПАРАМЕТРИ ТЕКСТОВОГО ПОЛЯ

Тип					Текст за умовчанням					ОК
Звичайний текст
										Відміна
Максимальна довжина					Формат тексту
32767										Текст довідки
Виконати макрос при					Параметри поля закладка
вході
					Текстове поле 1
при виході
						Дозволити змінення

Рис. 4. Параметри текстового поля

13.3.Установити в полі МАКСИМАЛЬНА ДОВЖИНА (MAXIMUM LENGTH) значення 32767 (unlimited);

13.4.Натиснути кнопку ОК.

14.Установити курсор у першу клітинку другого рядка.

15.Ввести текст: Реєстраційний номер.

16.Перейти в наступну клітинку другого рядка за допомогою клавіші

Таb.

17. Створити текстове поле, в яке користувач буде вводити реєстраційний номер.

17.1.Натиснути кнопку ТЕКСТОВЕ ПОЛЕ (TEXT FORM FIELD) на панелі інструментів ФОРМИ (FORMS).

17.2.Двічі натиснути на текстове поле.

17.3.У діалоговому вікні ПАРАМЕТРИ ТЕКСТОВОГО ПОЛЯ (TEXT FORM FIELD OPTIONS) ввести в поле МАКСИМАЛЬНА ДОВЖИНА (MAXIMUM LENGTH) значення 4, (якщо користувач зробить спробу ввести більшу кількість символів, то програма видасть сигнал попередження).

52

17.4.У полі списку ТИП (TYPE) виділити рядок ЧИСЛО (NUMBER).

17.5.Натиснути кнопку ОК, для того, щоб повернутися до бланку. 18. Перейти до третього рядка першого стовпчика.

19. Ввести текст: Назва.

20. Перейти в наступну клітину таблиці за допомогою клавіші Таb.

21. Створити текстове поле, в яке користувач буде вводити назву

кафедри.

21.1. Натиснути кнопку ТЕКСТОВЕ ПОЛЕ (TEXT FORM FIELD) на панелі інструментів ФОРМИ (FORMS)

22.2.Двічі натиснути на текстове поле.

22.3.Ввести в поле МАКСИМАЛЬНА ДОВЖИНА (MAXIMUM LENGTH) значення 30.

23. Установити курсор в четвертий рядок першого стовпчика.

24. Ввести текст: Мені потрібно наступне обладнання.

25.Перейти в п'ятий рядок першого стовпчика за допомогою клавіші

управління курсором ↓ та ввести в три подальші рядки кнопки-флажки.

25.1. Натиснути в першій клітинці п’ятого рядка кнопку ФЛАЖОК (CHECK BOX FORM FIELD) на панелі інструментів ФОРМИ (FORMS). У клітинці з’явиться затемнена кнопка-флажок.

25.2.Перейти в клітинку другого стовпчика за допомогою клавіші Tab.

25.3.Ввести текст: Кінопроектор.

25.4.Установити курсор у першу клітинку шостого рядка.

25.5.Натиснути в цій клітинці кнопку ФЛАЖОК (CHECK BOX FORM FIELD) на панелі інструментів ФОРМИ (FORMS). У клітинці з’явиться затемнена кнопка-флажок.

25.6.Перейти в клітинку другого стовпчика шостого рядка та ввести текст: Слайд-проектор.

25.7.Установити курсор в першій клітинці наступного (сьомого) рядка.

25.8.Натиснути кнопку ФЛАЖОК (CHECK BOX FORM FIELD) на панелі інструментів ФОРМИ (FORMS). У клітинці з’явиться затемнена кнопкафлажок.

25.9.Перейти в клітинку другого стовпчика сьомого рядка за допомогою клавіші Tab та ввести текст: Комп'ютер.

26. Натиснути кнопку ЗБЕРЕГТИ (SAVE) на панелі інструментів СТАНДАРТНА для зберігання змін в документі.

27.Установити курсор в клітинку першого рядка третього стовпчика та ввести текст: Відділ.

53

28.Перейти в клітинку, розміщену нижче (клітинку в другому рядку та третьому стовпчику) за допомогою клавіші управління курсором ↓.

29.Створити поле із списком, що відкривається, з якого користувач буде обирати потрібний варіант:

29.1.Натиснути кнопку ПОЛЕ ІЗ СПИСКОМ (DROP-DOWN FORM FIELD) на панелі інструментів ФОРМИ (FORMS).

29.2.Двічі натиснути на створене поле списку. Відкриється діалогове вікно ПАРАМЕТРИ ПОЛЯ ІЗ СПИСКОМ (DROP-DOWN FORM FIELD OPTIONS), в якому можна зробити необхідні установки (див.рис.5).

ПАРАМЕТРИ ПОЛЯ ІЗ СПИСКОМ
ЕЛЕМЕНТ СПИСКУ:	СПИСОК:	ОК
ДОДАТИ	Порядок	Відміна
		Текст
		довідки
ЗНИЩИТИ
ВИКОНАТИ МАКРОС	Параметри поля
ПРИ ВХОДІ	закладка
	Поле із списком 1
ПРИ ВИХОДІ
	Дозволити змінення
Рис. 5. Параметри поля із списком

29.3.Ввести текст: Кафедра в полі ЕЛЕМЕНТИ СПИСКУ.

29.4.Натиснути кнопку ДОДАТИ (ADD).

29.5.Ввести текст: Деканат в полі ЕЛЕМЕНТИ СПИСКУ та натиснути кнопку ДОДАТИ (ADD). У полі списку з'явиться і другий рядок: Деканат.

29.6.Ввести текст: Група та натиснути кнопку ДОДАТИ (ADD).

29.7.Натиснути кнопку ОК, щоб вернутися до документа.

30. Відформатувати таблицю.

30.1. Обрати команду ВИДІЛИТИ ТАБЛИЦЮ (SELECT TABLE) в меню ТАБЛИЦЯ (TABLE).

54

30.2.Обрати команду АВТОФОРМАТ (TABLE AUTOFORMAT) та вибрати потрібний стиль.

30.3.Змінити розміри клітинок за допомогою команди ВИСОТА та ШИРИНА КЛІТИНКИ (CELL HEIGHT & WIDTH) в меню ТАБЛИЦЯ (TABLE).

30.4.Змінити написання (Напівжирний (BOLD)) та розмір шрифту (18) трьох рядків заголовка шаблона.

30.5.Змінити написання (Напівжирний (BOLD)) текстів першого стовпчика першого, другого, третього та четвертого рядків таблиці.

31. Натиснути кнопку ЗАХИСТ ФОРМИ (PROTECT FORM) на панелі інструментів ФОРМИ (FORMS) для встановлення захисту для бланка, щоб при заповненні екранного бланка користувач випадково його не пошкодив.

32. Зберегти та закрити файл бланка шаблона.

33. Заповнити створений екранний бланк, для чого його потрібно відкрити командою ФАЙЛ/СТВОРИТИ. В діалоговому вікні, що з'явилось, на вкладці ЗАГАЛЬНІ (GENERAL) виділити значок FORM TEMPLATE n та натиснути кнопку ОК.

33.1.Ввести в поле Ім'я своє ім’я, прізвище та натиснути клавішу Tab для переходу до наступного поля.

33.2.Ввести в поле Реєстраційний номер - ваш порядковий номер в журналі групи. Натиснути клавішу Tab для переходу до наступного поля.

33.3.Натиснути на полі списку Відділ, щоб відкрити його.

33.4.Виділити рядок Група.

33.5.Перейти за допомогою клавіші Tab до поля Назва та ввести назву своєї групи.

33.6.Натиснути на кнопки-прапорці поряд з написами Кінопроектор та Комп'ютер, щоб установити на них позначки.

34. Показати створений шаблон викладачу.

Оформлення звіту

При оформленні звіту про виконання лабораторної роботи необхідно:

-на титульному аркуші вказати: назву університету, кафедри; назву та номер лабораторної роботи; прізвище, ініціали та номер групи студента; дату виконання; прізвище та ініціали викладача;

-привести алгоритм створення екранного бланка.

-сформулювати висновки відповідно до мети роботи.

55

Контрольні запитання

1.Як створити екранний бланк?

2.Як відобразити на екрані панель інструментів Форми?

3.Описати послідовність дій при роздруку документів.

4.Яка різниця між альбомною і книжною орієнтацією сторінки. Як задавати орієнтацію тексту при друку документа Word?

5.Охарактеризуйте режими перегляду інформації у текстовому редакторі

Word.

6.Призначення і основні команди елемента меню ФАЙЛ текстового редактору Word.

7.Призначення і основні команди елемента меню ПРАВКА текстового редактору Word.

ЛАБОРАТОРНА РОБОТА № 7

СТВОРЕННЯ ДОКУМЕНТІВ ЗА ДОПОМОГОЮ ФУНКЦІЇ ЗЛИТТЯ

Мета роботи: створити серійний документ (Запрошення) за допомогою функції об’єднання основного документа (Бланк_запрош) з джерелом даних (Список_осіб).

Завдання для підготовки до виконання лабораторної роботи

Необхідно розіслати за декількома адресами листи практично з однаковим змістом. Для підготовки серійного документа використати файл з основним документом (WORD) та файл джерело даних (Access). В основному документі вмістити стандартний текст та рисунки, які потрібно помістити в кожний екземпляр документа, а джерело даних повинне вміщувати інформацію, яка в кожному окремому екземплярі буде різною: ім’я, прізвище, адреса. В основний документ вставити поля підстановок або поля злиття, в які потім і помістити змінні дані.

Під час виконання лабораторної роботи студент повинен знати: мету виконання лабораторної роботи, порядок її виконання та загальні теоретичні положення; вміти створювати серійні документи, в які можна вставити інформацію, що змінюється.

56

ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

Робота по створенню серійного документа складається з кількох етапів:

1)етап створення основного документа з загальним для всіх листів стандартним текстом;

2)етап підготовки бази даних або джерела даних - документа, який вміщує конкретну інформацію (прізвище, ім’я, адресу). Джерело даних може вміщувати як текст, так і рисунки. Кожний окремий набір пов'язаної інформації

вджерелі даних створює так званий запис. Всередині кожного запису інформація розподіляється за категоріями, які називають полями. В них указуються імена, прізвища, найменування організацій, поштові індекси та ін. Кожному полю в джерелі даних необхідно присвоїти ім'я, яке може вміщувати не більше 32 символів (перший символ повинен бути буквеним, використовувати пробіли заборонено);

3)етап об’єднання основного елементу з джерелом даних, тобто етап створення серійного листа.

Після об’єднання джерела даних та основного документа Microsoft Word вставляє інформацію з джерела даних в поля злиття, у результаті чого утворюється готовий документ.

Порядок виконання лабораторної роботи 1. Створення основного документа:

1.Натиснути кнопку СТВОРИТИ (NEW) на панелі інструментів СТАНДАРТНА (STANDARD).

2.Обрати в меню СЕРВІС (TOOLS) команду ЗЛИТТЯ (MAIL MERGE).

3.Натиснути кнопку СТВОРИТИ (CREATE) під заголовком ОСНОВНИЙ ДОКУМЕНТ (MAIN DOCUMENT) у діалоговому вікні ЗЛИТТЯ (MAIL MERGE HELPER).

4.Виділити в вікні, що відкрилось, рядок ДОКУМЕНТИ НА БЛАНКУ (FORM LETTERS). Відкриється вікно, в якому потрібно обрати варіант створення документа на бланку: використовувати вікно активного документа ДОКУМЕНТ 1 або вікно нового документа.

5.Натиснути кнопку АКТИВНЕ ВІКНО (ACTIVE WINDOW). Основний документ можна створювати, використовуючи документ у раніше відкритому вікні (відкривати нове вікно не потрібно).

57

2. Створення джерела даних

За допомогою діалогового вікна ЗЛИТТЯ (MAIL MERGE HELPER) можна відкрити існуюче джерело даних або створити нове.

2.1. Створення нового джерела даних:

1.Натиснути кнопку ОТРИМАТИ ДАНІ (GET DATA) під заголовком ДЖЕРЕЛО ДАНИХ (DATA SOURCE) в діалоговому вікні ЗЛИТТЯ (MAIL MERGE HELPER).

2.Виділити рядок СТВОРИТИ ДЖЕРЕЛО ДАНИХ (CREATE DATA SOURCE). Відкриється діалогове вікно СТВОРЕННЯ ДЖЕРЕЛА ДАНИХ (CREATE DATA SOURCE), в якому потрібно вказати поля підстановки. Можливо використовувати готові поля, знищувати непотрібні або додавати нові.

3.Ввести в вікно ПОЛЕ (FIELD NAME) або виділити в вікні ПОЛЕ В РЯДКУ ЗАГОЛОВКА наступні поля: ім’я, прізвище, група, адреса.

4.Натиснути кнопку ОК. Відкриється діалогове вікно ЗБЕРЕГТИ ДОКУМЕНТ (SAVE AS).

5.Відкрити потрібну папку.

6.Ввести ім’я файла DATA SOURCE N (де N - Ваш порядковий номер у журналі групи).

7.Натиснути кнопку ЗБЕРЕГТИ (SAVE). В діалоговому вікні говориться про те, що в цьому джерелі даних немає записів і надається можливість добавити записи у джерело даних (ПРАВКА ДЖЕРЕЛА ДАНИХ) або повернутися до основного документа і приступити до створення поля злиття (ПРАВКА ОСНОВНОГО ДОКУМЕНТУ).

8.Натиснути кнопку ПРАВКА ДЖЕРЕЛА ДАНИХ (EDIT DATA SOURSE). Відкрити діалогове вікно ФОРМА ДАНИХ (DATA FORM), в якому будуть розташовані поля, які були обрані заздалегідь. Їх потрібно заповнити для кожного адресата окремо.

9.Ввести в форму наступну інформацію (для переходу до наступного поля натиснути клавішу Enter, а для повернення до попередньої – комбінацію клавіш Shift+Tab):

Ім’я: Володимир;

Прізвище: Литвінов; Група: ТВ-11;

Адреса: Харків_пр. Гагаріна_14_кв_15.

10.Натиснути кнопку ДОДАТИ (ADD NEW) і почати заповнювати інший запис. Для переходу до іншого запису можна натиснути клавішу Enter.

58

11.Додати ще десять нових записів.

12.Натиснути кнопку ОК, в результаті чого повернемося до основного документа.

13.Зберегти основний документ під ім’ям Main Document N (де N - порядковий номер у журналі групи).

3. Робота з основним документом

Після підготовки джерела даних, можна приступити до заповнення основного документа: ввести стандартний текст, який буде повторюватися в кожному екземплярі документа. Необхідно також вказати, куди будуть вводитися змінні дані. Для цього необхідно вставити поля злиття, відповідні полям у джерелі даних.

При об’єднанні основного документа з джерелом даних Microsoft Word замінити коди поля злиття відповідною інформацією із записів джерела даних.

1.Натиснути кнопку ПОЛЕ ЗЛИТТЯ (INSERT MERGE FIELD) на панелі інструментів ЗЛИТТЯ (MAIL MERGE). Відкриється список, з якого необхідно обрати потрібні поля.

2.Натиснути рядок ІМ’Я.

3.Натиснути клавішу пробіл, щоб вставити пробіл між ім’ям та прізвищем.

4.Натиснути кнопку ПОЛЯ ЗЛИТТЯ (INSERT MERGE FIELD) і виділити рядок ПРІЗВИЩЕ. Назву кожного поля Microsoft Word бере в умовні лапки (« »).

5.Натиснути клавішу Enter для переходу до наступного рядка.

6.Натиснути кнопку ПОЛЯ ЗЛИТТЯ (INSERT MERGE FIELD), виділити рядок АДРЕСА і натиснути клавішу Enter.

7.Натиснути двічі клавішу Enter, щоб вставити пустий рядок.

8.Ввести текст листа:

Шановний «Прізвище», «Ім’я», «По батькові», «Адреса».

Запрошуємо тебе, дорогий друже, прийняти участь у науковотехнічній конференції ХДТУБА.

9.Ввести в кінці листа текст: Декан СТФ В.В.Шилін

10.Зберегти файл.

4. Об’єднання основного документа з джерелом даних

Після того, як пов’язали джерело даних з основним документом та вставили поля злиття, можна об’єднати основний документ з джерелом даних.

59