- •Кафедра «Маркетинг и менеджмент»
- •212000, Г. Могилев, пр. Мира, 43
- •Введение
- •2 Документирование управленческой деятельности организации, учреждения, предприятия
- •2.1 Правила оформления реквизитов документов
- •2.1.12 Реквизит « Виза» Согласование документа внутри организации сзаинтересованными подразделениями и должностными лицами оформляется визой согласования документа.
- •2.1.14 Реквизит « Фамилия исполнителя и номер его телефона» Фами-
- •3 Документирование организационно-распорядительной
- •3.1 Организационные документы
- •3.2 Распорядительные документы
- •3.3 Документирование информационно-справочных документов
- •3.4 Претензионная документация
- •4.1 Приказы по личному составу
- •4.2 Ведение трудовых книжек работников
- •5 Организация работы с документами
- •5.1. Технология работы с документами
- •5.2. Регистрация документов
- •5.3 Номенклатура дел. Формирование дел
- •5.4. Документооборот. Состав и учет объема документооборота
- •5.5. Организация контроля за исполнением документов
- •Контрольная работа № 1
- •Список литературы
5.5. Организация контроля за исполнением документов
Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела или специально назначенным лицом. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций, - с даты их поступления. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации.
Контрольная работа № 1
Вариант 1
1ЕГСД, цель ее создания и значение.
2Служебная переписка и принципы ее организации.
3Составьте приказ по предприятию об итогах ревизии по проверке
финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.
Вариант 2
1 Документ и система документации. Виды документов.
2 Общие требования к служебным документам. Формуляры и бланки
документов.
3 Составьте докладную записку начальника отдела руководителю
предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика.
Вариант 3
1 Назначение и особенности оформления служебных писем.
2 Виды документов по личному составу.
3 Составьте телеграмму от лица, находящегося в служебной командировке.
Текст должен содержать просьбу о продлении командировки. В телеграмме вместо печати указываются номер и дата командировочного удостоверения, наименование организации, выдавшей его, а также серия, номер и дата паспорта лица, находящегося в служебной командировке.
Вариант 4
1 Роль и значение форм документов.
2 Классификация документов по видам деятельности, месту составления,
срокам хранения, форме.
3 Вам как руководителю отдела рекламы необходимо разработать документ,
на основании которого будет составлен приказ о поощрении ведущего специалиста этого отдела за успешное выполнение заказа на рекламу.
Вариант 5
1 Организация контроля за исполнением документов.
2 Первичная обработка поступивших в организацию документов и ее распределение.
3 Составьте письмо-просьбу коммерческой фирмы «Минскснаб-сбыт» французской фирме «Окситроль» об организации встречи для установления сотрудничества в поставках точной измерительной аппаратуры.
Вариант 6
1 Организационные документы, их назначение.
2 Протокол как форма документирования работы и решений коллегиальных
органов. Реквизиты протокола.
3 Составьте докладную записку главного бухгалтера директору об итогах
работы. В заключении докладной записки необходимо поставить вопрос о премировании работников бухгалтерии.
Вариант 7
1 Общая характеристика организации распорядительных документов. Значение ОРД для административной деятельности.
2 Приказы по основной деятельности. Реквизиты.
3 Составьте документ с просьбой об увольнении с должности ведущего
экономиста в связи с его переездом на другое место жительства.
Вариант 8
1 Информационно-справочные документы, их назначение.
2 Регистрация документов.
3 Составьте справку для предъявления в военкомат о факте обучения
студента в МГУ. Оформите на бланке с угловым расположением реквизитов.
Вариант 9
1 Номенклатура дел. Что включает в себя понятие «Формирование дел»?
2 Задачи экспертизы ценности документов.
3 Составьте письмо, подтверждающее факт отправки договора № 13/14 от
25.10.02г. Недостающие реквизиты и элементы текста составьте самостоятельно.
Вариант 10
1 Должностная инструкция. Приведите пример.
2 Оформление реквизитов «Заголовок к тексту», «Адресование документов».
3 Составьте акт о передаче компьютера одним должностным лицом другому. Основание: распоряжение директора организации.
Вариант 11
1 Ведение трудовых книжек работников. Что такое «дубликат» трудовой
книжки?
2 Виды докладных записок, их реквизиты.
3 В качестве начальника отдела составьте характеристику на сотрудника
отдела.
Вариант 12
1 Способы удостоверения документов ( подпись, печать, утверждение).
2 Оформление приказов по личному составу. Оформите выписку из приказа.
3 Составьте письмо-приглашение с предложением посетить международную
специализированную выставку. Выставка проходит в павильоне выставочного комплекса по ул. Янки Купалы.
Вариант 13
1 Документооборот. Состав и учет объема документооборота в учреждении.
2 Акты, их виды, реквизиты, правила составления, юридическое значение.
3 Подготовьте приказ о предоставлении планового отпуска работнику. Основание: заявление работника. Визы: начальник отдела кадров, юрисконсульт.
Вариант 14
1 Порядок прохождения и исполнения входящих документов.
2 Правила оформления реквизита «Подпись».
3Оформите подписи руководителя учреждения, его заместителя,
руководителя структурного подразделения; двух лиц, не соподчиненных по должности; документа, составленного комиссией.
Вариант 15
1 Порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их
Подготовки.
2 Контрольная картотека, ее разделы.
3 Подготовьте приказ о приеме работника на работу. Основание: заявление работника, трудовой контракт. Визы: начальник отдела кадров, юрисконсульт.
Вариант 16
1 Экспертиза ценности документов.
2 Порядок подготовки документов для сдачи в архив. Порядок хранения дел
в текущем делопроизводстве. Сроки хранения документов.
3 Составьте документ, на основании которого физическое лицо будет
принято на работу в фирму «Закат» в юридический отдел на должность юриста с окладом согласно штатному расписанию на основании трудового договора от 24.12.02г.
Вариант 17
1 Согласование документов. Виза и гриф согласования.
2 Правила оформления реквизита «Гриф утверждения».
3 Составьте протокол общего собрания работников производственного кооператива, на котором обсуждался вопрос о создании производства строительных материалов для строительства жилых домов. На собрании была заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение 6 месяцев развернуть работу и выделить для этих целей 315 млн рублей.
Вариант 18
1 Передача документов при реорганизации или ликвидации учреждения.
2 Требования к разработке бланков документов.
3 Составьте и оформите телеграмму фирмы «Восход» Слуцкому
предприятию «Кристалл» о полном отказе от оплаты за поступившую продукцию в связи с тем, что эта продукция не была заказана. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
Вариант 19
1 Оформление реквизитов документов.
2 Схема продольного и углового расположения реквизитов.
3 Составьте докладную записку о причинах несвоевременного
представления информации о выполнении приказа директора. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
Вариант 20
1 История развития делопроизводства в Республике Беларусь.
2 Функции документов. Унификация и стандартизация документов.
3 Составьте докладную записку начальника отдела руководителю
предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика.
Вариант 21
1 Классификация документов.
2 Виды документов, служащие основанием для принятия решения: справки,
докладные записки, акты. Порядок их составления и оформления.
3 Составьте служебное письмо по следующим данным: автор письма
Институт повышения квалификации архитекторов; адрес института: 111112, г.Москва, ул. Заречная, д.13, тел. 290-18019, факс-290-19-18, подписывает письмо ректор института КУДРЯШЕВ В. С.; адресат: ректор Смоленского института правоведения БЕСПАЛОВ А. И. Письмо является ответным на инициативное с входящим номером 193/16 от 22.11.02г. В тексте письма изложено сообщение о возвращении проекта «Кадры», потому что проект имеет существенные недостатки, которые требуют устранения.
Вариант 22
1 Организация переписки и ее совершенствование. Прием и распределение
корреспонденции, сортировка, вскрытие конвертов, проверка правильности доставки и целостности вложений.
2 Документы, подлежащие регистрации.
3 Составьте и оформите внутреннее согласование документа руководителями
структурных подразделений учреждения.
Вариант 23
1 Организация делопроизводственной службы в учреждении. Инструкции о
делопроизводстве, их значение и требования, предъявляемые к ним.
2 Виды документов по личному составу, особенности их оформления. Трудовой договор.
3 Оформите несколько видов отметок: об исполнителе документа, об исполнении документа и направлении его в дело.
Вариант 24
1 Составление и оформление служебных писем. Реквизиты письма.
2 Подлинник документа, копия документа, дубликат.
3 Составьте телефонограмму исходя из следующего условия:
Хлебокомбинат 10 декабря 2002 года не обеспечил завоз хлебобулочных изделий в магазин № 15 г. Могилева. Телефонограмму за подписью директора торга НЕКРАСОВА И. И. адресовать на имя директора с просьбой принять меры, исключающие в дальнейшем срыв завоза хлебобулочных изделий.
Вариант 25
1 Телеграммы, телефонограммы. Их назначение и оформление.
2 Структура и штатная численность. Штатное расписание.
3 Составьте проект приказа по ОАО « ГУМ» об утверждении инструкции по
делопроизводству. В констатирующей части укажите, что в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству, канцелярией универмага разработаны порядок прохождения документов и стандарты на организационно-распорядительную документацию. В распорядительной части утвердите инструкцию и поручите заведующей канцелярией обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства на предприятии и установить контроль за соблюдением требований инструкции.
Вариант 26
1 Подготовка и передача дел в архив организации (ведомственный архив).
2 Требования к разработке бланков документов.
3 Оформите несколько видов адресатов: учреждению, его структурному
подразделению, руководителю учреждения, конкретному должностному лицу, ответственному за содержащийся в документе вопрос.
Вариант 27
1 Передача документов при реорганизации или ликвидации организации
( предприятия).
2 Экспертиза ценности документов организации.
3 Оформите письмо, используя следующие данные: Автор письма –
Министерство культуры Республики Беларусь. Адресат – Управление культуры Брестского облисполкома. Дата. № 3-8/924. Текст: Напоминаем Вам, что 15.03.2003г. необходимо представить информацию об исполнении приказа министра от 12.02.2003г. № 135 « О мерах по устранению недостатков в работе служб ДОУ в системе министерства». Подписывает письмо управляющий делами министерства. Все недостающие реквизиты оформить самостоятельно.
Вариант 28
1 Трудовой контракт.
2 Обработка внутренних документов.
3 Оформите приказ по основной деятельности, используя следующие данные:
Министерство образования Республики Беларусь. ПРИКАЗ. 00.00.00 № 64,
г. Минск. Об утверждении примерной инструкции дел и типового положения о постоянно действующей экспертной комиссии средних специальных учебных заведений. В целях совершенствования работы с документами в средних специальных учебных заведениях ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить примерную номенклатуру дел и типовое положение о постоянно действующей экспертной комиссии средних учебных заведений. 2. Учебным заведениям в работе со служебными документами руководствоваться утвержденной приказом министра от 00.00.00 № 64 примерной номенклатурой дел. 3. Главному управлению по образованию установить постоянный контроль за работой со служебными документами в подведомственных учебных заведениях в соответствии с настоящим приказом. 4. Контроль за исполнением приказа возложить на зам. министра А.В. Петрова. Подписывает приказ министр образования Республики Беларусь.
Вариант 29
1 Формирование и ведение личных дел.
2 Дубликат трудовой книжки.
3 Оформите акт, используя следующие данные: АКТ. Дата. Индекс.
г. Минск. О списании имущества. УТВЕРЖДАЮ Зам. директора Минского завода «Электроника» Иванов А. В. 00.00.00 Основание: приказ директора завода от 00.00.00 № 00 « О проведении инвентаризации». Составлен комиссией: председатель – начальник отдела снабжения А. И. Петров. Члены комиссии: инженер завода В. Н. Беляев, заведующий складом К. С. Сидоров.
В период с 00.00.00 по 00.00.00 комиссия провела работу по установлению непригодности к дальнейшему использованию имущества. Комиссия установила, что имущество согласно прилагаемому к акту перечню подлежит списанию из-за непригодности к дальнейшему использованию. Составлен в 2-х экземплярах : 1-й экземпляр – в отдел снабжения; 2-й экземпляр – в бухгалтерию. Приложение: перечень имущества на 3л. в 2-х экз. Председатель комиссии А. Н. Иванов, члены комиссии: В. Н. Беляев, К. С. Сидоров.
Вариант 30
1 Порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе
их подготовки.
2 Требования к оформлению документов по личному составу.
3 Оформите справку, используя следующие данные: СПРАВКА. Дата.
Индекс. г. Минск. Детский сад № 61 Центрального района г. Минска. Иванова А. Н. работает инженером отдела снабжения Минского завода «Электроника» с 00.00.00. Начальник отдела кадров. Печать.
Порядок выбора варианта контрольной работы
Вариант контрольной работы студенты выбирают согласно последним
двум цифрам номера зачетной книжки исходя из нижеприведенной таблицы 1.
Таблица 1 - Выбор варианта контрольной работы
Номер варианта |
Последние две цифры зачетной книжки |
Номер варианта |
Последние две цифры зачетной книжки |
1 |
01, 31, 61, 91 |
16 |
16, 46, 76 |
2 |
02, 32, 62, 92 |
17 |
17, 47, 77 |
3 |
03, 33, 63, 93 |
18 |
18, 48, 78 |
4 |
04, 34, 64, 94 |
19 |
19, 49, 79 |
5 |
05, 35, 65, 95 |
20 |
20, 50, 80 |
6 |
06, 36, 66, 96 |
21 |
21, 51, 81 |
7 |
07, 37, 67, 97 |
22 |
22, 52, 82 |
8 |
08, 38, 68, 98 |
23 |
23, 53, 83 |
9 |
09, 39, 69, 99 |
24 |
24, 54, 84 |
10 |
10, 40, 70,00 |
25 |
25, 55, 85 |
11 |
11, 41, 71 |
26 |
26, 56, 86 |
12 |
12, 42, 72 |
27 |
27, 57, 87 |
13 |
13, 43, 73 |
28 |
28, 58, 88 |
14 |
14, 44, 74 |
29 |
29, 59, 89 |
15 |
15, 45, 75 |
30 |
30, 60, 90 |