3. Внемашинная организация экономической информации

Информационная база АИС состоит из двух взаимосвязанных частей: внемашинной и внутримашинной.

К внемашиннойотносится та часть экономической информации, которая обслуживает систему управления в виде, воспринимаемом человеком без каких-либо технических средств.

Для представления информации в форме, удобной обработки её с помощью компьютеров, используются классификация и кодирование информации.

Классификация –это распределение множества объектов на подмножества в соответствии с установленными признаками сходства или различия. Признак сходства или различия, положенный в основу классификации, называется ее основанием. Совокупность правил классификации и результат классификации называются системой классификации. Существуют две системы классификации:

1) в фасетнойсистеме заданное множество объектов делится на группировки по нескольким независимым признакам (фасетам). Пример классификации по такой системе – это классификация промышленной продукции «Обувь». Она делится:

• по материалу – на резиновую, кожаную, матерчатую и др.;

• качеству – на модельную, рядовую;

• половозрастному признаку – на мужскую, женскую, детскую.

2) иерархическаясистема применяется в случае, когда какое-либо множество объектов делится на классы, подклассы, группы последовательно по взаимоподчиненным основаниям. Приведем пример классификации ресурсов:

Кодирование информации – это образование и присвоение кодового обозначения объекту классификации, признаку классификации или классификационной группировке. Коды классифицируют:

• по форме представления – на цифровые и алфавитно-цифровые;

• длине– на однозначные и многозначные;

• методу образования –на порядковые, серийно-порядковые, разрядные, комбинированные.

В случае порядковогометода кодирования объектам присваиваются порядковые номера начиная с единицы. Серийно-порядковыйметод предполагает выделение серии номеров, а внутри серии – присвоение порядковых номеров. Так в номере комнаты 403 цифра 4 означает номер этажа (серии), а 03 – порядковый номер комнаты на этаже. Разрядныйметод применяется для кодирования объектов, определяемых несколькими соподчиненными признаками. Каждому признаку классификации отводится определенное число разрядов, в пределах которого кодирование начинается с единицы.

Иногда коды проставляются согласно классификаторам. Так для документа «Платежное поручение» значение «Кода валюты» берется из классификатора видов валюты, значение «Кода банка» – из классификатора банков и т.д.

Классификатор –систематизированный свод наименований объектов, признаков классификации и их кодовых обозначений. Виды классификаторов:

• общегосударственные. Они едины для всей страны. Например, классификатор отраслей народного хозяйства;

• отраслевые. Они едины для какой-то отрасли. Например, классификатор видов оплат и удержаний из заработной платы в пищевой промышленности;

• локальные. Они характерны для данного экономического объекта. Например, классификатор структурных подразделений предприятия.