Глава 2 контроль кассовых операций

 

2.1 Проверка соблюдения действующего порядка документального оформления кассовых операций

 

Проверка кассовых операции в ОАО «СГЦ «Западный» является одним из важнейших объектов финансового контроля. Основная цель проверки - установление законности, достоверности и целесообразности совершенных операций с денежными средствами организации, правильности отражения их в учете.

Проверка кассовых операций в ОАО «СГЦ «Западный»  позволяет выявить нарушения государственной дисциплины в обеспечении сохранности и правильности расходования денежных средств. 

Перед началом проверки кассовых операций в ОАО «СГЦ «Западный»   была составлена программа проверки и план проводимых процедур, которая представлена в таблице 2.1. 

 

Таблица 2.1 - Перечень процедур и источники информации для проверки кассовых операций в ОАО «СГЦ «Западный»

Перечень процедурИсточники информации

Проведение внезапной проверки кассы (при необходимости)Кассовые документы, наличные денежные средства, кассовая книга, машинограммы по счету 50 «Касса»

Проверка оборотов и остатков по счету 50 «Касса» и их соответствия машинограмме по данному счетуКассовая книга, машинограммы по счету 50 «Касса»

Выборочная проверка целевого использования денежных средств, полученных из банкаВыписки банка, кассовые документы, машинограммы по счету 50 «Касса»

Выборочная проверка правильности оформления кассовых документов. Проверка правильности корреспонденции счетов.Кассовые документы, кассовая книга, машинограммы по счетам 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами»

Примечание. Источник: собственная разработка.

Проверке тщательно подвергнуты правильность отражения данных о наличии и движении наличных денежных средств, в бухгалтерском балансе и регистрах бухгалтерского учета ОАО «СГЦ «Западный».

Начальным этапом контроля кассовых операций в ОАО «СГЦ «Западный»  явилась инвентаризация кассы. 

До начала проверки наличия денежных средств и других ценностей в кассе кассир составил кассовый отчет. В отчет включены все приходные и расходные документы, имеющиеся в кассе. 

До инвентаризации кассовой наличности кассир ОАО «СГЦ «Западный»  подписал расписку о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы на денежные средства включены в отчет и сданы в бухгалтерию, все денежные средства, поступившие в кассу, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход. Это необходимо для предотвращения заявлений кассира после проверки кассы о наличии у него документов, не включенных в последний кассовый отчет.

При проверке исследуется правильность кассового отчета и выведения остатка наличных денег в кассе на момент инвентаризации. 

После проверки кассового отчета необходимо завизировать отчет и все приложенные к нему приходные и расходные кассовые документы с указанием: «До инвентаризации, на … (дата)». Это необходимо для того, чтобы не допустить в дальнейшем никаких исправлений в кассовом отчете. Проверенный и завизированный отчет передан в бухгалтерию для выведения сальдо по счету 50 «Касса» на момент инвентаризации кассовой наличности. После этого проведена проверка наличия денежных средств и других ценностей в кассе. Для этого кассир предъявил имеющиеся в кассе деньги, денежные документы и другие ценности. 

Деньги и другие ценности пересчитаны в присутствии проверяющего  и главного бухгалтера. Денежные средства пересчитаны по каждой купюре в отдельности. Опись подписана всеми членами инвентаризационной комиссии. 

После проверки денег и других ценностей, хранящихся в кассе, составлен  акт инвентаризации наличных денежных средств (Приложение Д).

Акт инвентаризации наличия денежных средств составлен в трех экземплярах, один из них приложен к акту проверяющего, второй передан в бухгалтерию, а третий остался у кассира.

В ОАО «СГЦ «Западный»  один раз в квартал, производится внезапная инвентаризация кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверки других ценностей, находящихся в кассе. Для производства инвентаризации кассы приказом руководителя организации назначена комиссия, которая составляет акт. 

В ОАО «СГЦ «Западный»  директором был издан приказ о назначении комиссии по проведению инвентаризации кассы организации.

Инвентаризация кассы в ОАО «СГЦ «Западный» была проведена 9 июня 2014 года. В результате данной инвентаризации было установлено, что остаток денежной наличности в кассе составляет 4734800 рублей и соответствует остатку по кассовой книге. По результатам инвентаризации составлен акт инвентаризации.

Если в результате контроля выявлена недостача, то на сумму недостачи в кассе денег составляется расходный кассовый ордер, устанавливается причина недостачи, и при установлении вины кассира недостача относится на его счет.

По результатам проведенной инвентаризации кассы в ОАО «СГЦ «Западный» излишков и недостач не выявлено.

Во время проведения контроля кассовых операций проверяющий обратил внимание на соответствие помещения кассы ОАО «СГЦ «Западный» требованиям Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь.

В ходе проведенной проверки ОАО «СГЦ «Западный» установлено, что все требования по технической оснащенности кассового помещения соблюдены: касса находится в отдельном помещении, которые отделены от других комнат капитальными стенами; окна данного помещения укреплены железными решетками; имеется две двери – дощатая и в виде железной решетки; имеется специальное окошко для выдачи денег, а также несгораемый шкаф для хранения денег. Касса ОАО «СГЦ «Западный» оборудована охранно-пожарной сигнализацией. 

Директор ОАО «СГЦ «Западный» при приеме на работу и назначении на должности, связанные с ведением кассовых операций, обслуживанием средств охранно-пожарной сигнализации, охраной и транспортировкой денежных средств обращается в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений об этих лицах.

Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий ущерб, причиненный ОАО»СГЦ «Западный» как в результате умышленных действии, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Поэтому после издания приказа о назначении кассира на работу директор ОАО «СГЦ «Западный» ознакомил кассира с Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь и заключил с ней договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Приказом директора ОАО «СГЦ «Западный» также установлены функциональные обязанности бухгалтера-кассира, с которыми кассир был ознакомлен при приеме на работу. 

Проверка кассовых операций проводилась с целью установления соблюдения кассовой дисциплины и осуществлялась сплошным способом. Прежде всего, проверялись правильность оформления и достоверность первичных кассовых документов:

предметом проверки приходных и расходных кассовых ордеров является их соответствие унифицированным формам, аккуратность заполнения, а также:

наличие в расходных ордерах подписей руководителя и главного бухгалтера проверяемой организации; наличие в расходных кассовых ордерах сведений, удостоверяющих личность получателя наличных денег;

наличие в приходных кассовых ордерах подписи главного бухгалтера;

порядок регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в журнале соответствующей формы, определенной учетной политикой;

в отношении платежных ведомостей:

проверяют правильность оформления ведомостей, в частности, наличие подписи руководителя организации;

проводят арифметическую проверку итоговых данных;

сумму, подлежащую выплате, сверяют в платежной и расчетной ведомости по начислению заработной платы;

фамилии лиц, записанные в ведомости, сверяют с данными учета личного состава проверяемой организации.

В ходе проверки контролируется правильность оформления первичных документов по учету кассовых операций (расходных и приходных кассовых ордеров, платежных ведомостей), в которых должны быть указаны номера документов, даты, подписи кассира.

Реквизиты расходных кассовых ордеров заполнены в полном объеме, а в приходных кассовых ордерах реквизит «приложение» не заполняется.

Следует отметить, что приходные и расходные кассовые ордера имеют раздельную нумерацию и выписываются в бухгалтерии организации в момент совершения операции. Для их регистрации используется журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Поскольку пропуски в нумерации ордеров могут свидетельствовать об уничтожении документов или других злоупотреблениях, очередность номеров тщательно проверяется.

В  ОАО «СГЦ «Западный»  кассовая книга ведется ручным способом. При этом обеспечивается полная сохранность кассовых документов.

ОАО «СГЦ «Западный» ежегодно заключает договоры с банком  на расчетно-кассовое обслуживание. В связи с этим вся денежная наличность сдается организацией в банк для зачисления на расчетный счет.

При проверке кассовых операций в ОАО «СГЦ «Западный» была проверена, правильность отражения по статьям бухгалтерского баланса соответствующих оборотов. Для этого сличаются обороты по каждому виду расчетов на одну и ту же дату: по данным аналитического учета с остатками по синтетическому счету 50 «Касса»; бухгалтерскому балансу.

Также для проверки в ОАО «СГЦ «Западный» сверены данные журнала учета кассовых операций (Приложение Е), отчета кассира, с приложенными к нему расходными и приходными кассовыми ордерами, а также в кассовой книге (Приложение Ж).

В таблице 2.2 представлена проверка соответствия оборотов по кассовой книге, журналу регистрации приходных и расходных кассовых документов и учетных регистров по дебету и кредиту счета 50 «Касса» в ОАО «СГЦ «Западный»» за 9 июня 2014 года.

 

Таблица 2.2 – Ведомость проверки соответствия оборотов по дебету и кредиту счета 50 «Касса» в ОАО «СГЦ «Западный» за 9 июня 2014 года

Сальдо на начало 09.07.2014 г.Дебетовый оборот поКредитовый оборот по

журналу регистрации приходных и расходных кассовых документовОтчету кассираКассовой 

книгежурналу регистрации приходных и расходных кассовых документовОтчету кассираКассовой 

книгеСальдо на конец 09.07.2014 г.

98500001569460015694600156946002080980020809800208098004734800

Примечания: 

1.Источник: данные Приложений Е, Ж.

2.Источник: собственная разработка.

 

В результате проверки соответствия оборотов по журналу учета кассовых операций, отчету кассира, с приложенными к нему расходными и приходными кассовыми ордерами, а также проверки соответствия оборотов в кассовой книге по дебету и кредиту счета 50 «Касса» в ОАО «СГЦ «Западный»  за 9 июня 2014 года отклонений не обнаружено.

Также необходимо провести сверку данных, отраженных в Главной книге (Приложение И) и Журнале-ордере№1 (Приложение К). При этом составляется вспомогательная ведомость проверки соответствия дебетовых и кредитовых оборотов по счету 50 «Касса» в ОАО «СГЦ «Западный» за 6 месяцев 2014 года, которая представлена в таблице 2.3.

 

Таблица 2.3 - Ведомость проверки соответствия дебетовых и кредитовых оборотов по счету 50 «Касса» в ОАО «СГЦ «Западный»  за 6 месяцев 2014 года

Журнал-ордер№1Главная книгаОтклонение

Дебетовый оборотКредитовый оборотДебетовый оборотКредитовый оборотПо контрольной ведомостиПо Главной книге

230443000

185056100

230443000

185056100

--

Примечания:

1.Источник: данные Приложений И, К

2.Источник: собственная разработка.

 

При проверке соответствия дебетовых и кредитовых оборотов по счету 50 «Касса» за июнь 2014 года, а также за 6 месяцев 2014 года отклонений не выявлено.

Таким образом, инвентаризация кассы ОАО «СГЦ «Западный» проведена 09.06.2014 года. К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства кассиром сданы в бухгалтерию. В организации при проведении инвентаризации наличия денежных средств в кассе – недостач и расхождений не обнаружено.

  

2.2 Проверка полноты оприходования денег в кассу

 

Денежные средства могут поступать в кассу из банков, от работников организации в оплату каких-либо услуг, как остатки неиспользованных авансов.

Учет кассовых операций в ОАО «СГЦ «Западный» регулируется Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка от 29.03.2011 г.№107 (с изменениями и дополнениями от 12.11.2012 года №574). 

В соответствии с данной инструкцией на ОАО «СГЦ «Западный» возложена обязанность установления порядка и сроков сдачи выручки в обслуживающий банк для зачисления ее на расчетный счет. Порядок и сроки сдачи выручки определены в приказе руководителя ОАО «СГЦ «Западный» от 15.11.2012 года  № 2458/З. Данным приказом установлен лимит остатка денежных средств (Приложение Л).

В процессе проверки полноты оприходования денег в кассу  ОАО «СГЦ «Западный» проверяется полнота и своевременность оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка, путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, и выписок банка (по шифру, соответствующему получению наличных денег). Чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера в условиях, исключающих возможность их утери. Испорченные чеки погашаются надписью «аннулировано» и хранятся подклеенными к корешкам чеков.

Направления использования денежных средств и их целевое назначение организация определяет по своему усмотрению. Владельцы счета на обороте денежных чеков указывают целевое назначение получаемых денежных сумм. Проверяющий должен тщательно проверить полноту оприходования выручки от реализации продукции, товаров, работ, услуг. При этом следует сверить записи в кассовой книге и приходных кассовых ордерах с отчетами, накладными и счетами (счетами-фактурами) по реализации продукции, товаров, работ, услуг, а также актами сверки расчетов.

Грубейшим нарушением расчетов наличными деньгами являются неоприходование или неполное оприходование и присвоение денежных средств, поступивших от различных физических, юридических лиц по приходным ордерам, а также денежных сумм из банков. Для выявления случаев присвоения денежных средств, производится взаимная проверка операций по кассе и банку, а также встречные проверки контрагентов. Документами, подтверждающими движение (оприходование) денежных средств, являются приходные кассовые ордера, отражающие факт поступления денежных средств, в кассу с расчетного счета, а также чековые книжки, корешки чековых книжек и выписки банка.

Проверка правильности и своевременности оприходования денег, получаемых по денежным чекам из банка, является целью выявления неоприходования денег в кассу ОАО «СГЦ «Западный». Для этого просматривается кассовая книга. В случаях, когда встречается надпись «Получено из банка по чеку», сверяются суммы, указанные в кассовой книге, на корешке чековой книжки и в выписке банка. Кроме того, сличаются номера чеков, проставленные в приходном ордере и на корешке чека.

С целью проверки полноты и своевременности оприходования в кассу денег, полученных со счетов организации в банке, проводится встречная и взаимная сверка данных банковских выписок со счетов организации, корешков чековых книжек, приходных кассовых ордеров и записей в кассовой книге.

Тщательной проверке подлежат операции по оприходованию выручки за реализованную продукцию и оказанные услуги работникам организации за наличный расчет. В случае расхождений проверяются указанные операции по существу и устанавливаются причины отклонений. Контролируя кассовые операции, нужно установить соответствие корреспонденции счетов действующим положениям и правилам ведения бухгалтерского учета. Такой контроль осуществляется по всем кассовым операциям на основании данных отчетов кассира и приложенных к ним оправдательных документов, а также записей в учетных регистрах. Он позволяет выявить хозяйственные операции с неправильной корреспонденцией, повлекшие искажение учетной и отчетной информации или списание похищенных сумм.

Приходные кассовые ордера до передачи в кассу ОАО «СГЦ «Западный» регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных кассовых ордеров. Прием денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления (Приложение М).

Если по выписанному приходному ордеру деньги в кассу не поступили, то кассир обязан вернуть его в бухгалтерию, о чем должна быть сделана отметка в журнале регистрации приходных кассовых ордеров. При обнаружении пропуска в нумерации ордеров следует проверить, не вызвано ли это уничтожением документов или другими злоупотреблениями.

В таблице 2.5 представлены результаты проверки первичных документов по оприходованию денежных средств в кассу ОАО «СГЦ «Западный».

 

Таблица 2.5 – Ведомость проверки первичных документов по оприходованию денежных средств в кассу ОАО «СГЦ «Западный» за 9 июня 2014 года

Номер записиДокумент №Сумма,

 р.Содержание ошибки

1191158015680000Не заполнен реквизит «Приложения».

Примечания: 

1.Источник: данные Приложения М

2.Источник: собственная разработка.

 

По результатам проверки первичных документов по оприходованию денежных средств в кассу ОАО «СГЦ «Западный» за 9 июня 2014 года было выявлено, что не заполнен реквизит «Приложения».

При проверке правильности полноты и своевременности оприходования наличных денег в кассу ОАО «СГЦ «Западный», в бухгалтерском учете, была проведена проверка правильности отражения данных операций на счетах бухгалтерского учета, которая представлена в таблице 2.6.

В результате проверки правильности отражения на счетах бухгалтерского учета поступления денежных средств в кассу ОАО «СГЦ «Западный» 9 июня 2014 года отклонений выявлено не было.

 

 

 

Таблица 2.6 – Ведомость проверки правильности отражения на счетах бухгалтерского учета поступления денежных средств в кассу ОАО «СГЦ «Западный» 9 июня 2014 года

Номер приходного кассового ордераСодержание хозяйственной операцииКорреспонденция счетов бухгалтерского учета в организацииКорреспонденция счетов бухгалтерского учета по данным проверяющегоПримечание

ДебетКредитСумма, р.ДебетКредитСумма, р.

1911580Поступили денежные средства, полученные с текущего счета по чеку 1854582505115680000505115680000-

Примечания: 

1.Источник: данные Приложения М

2.Источник: собственная разработка.

 

В  ОАО «СГЦ «Западный» в результате проверки полноты оприходования денежных средств в кассу, полученных от физических лиц, либо со счетов банка установлено, что поступившие денежные средства в кассу организации приходовались в полной мере и своевременно. 

  

2.3 Проверка достоверности кассовых операций по списанию денег в расход

 

По операциям расходования наличных денежных средств и выдачи их из кассы ОАО «СГЦ «Западный»  проверяется:

своевременность возврата в банк остатков денежных средств по депонированной заработной плате;

соблюдение согласованных с обслуживающим банком условий расходования на месте наличных денег, поступающих в кассу юридического лица;

соблюдение порядка выдачи наличных денег в подотчет, сроков составления отчетов об израсходованных суммах и сроков возврата неизрасходованных сумм;

порядок инкассирования денежной выручки;

соблюдение согласованного порядка и сроков сдачи выручки в обслуживающий банк;

Расход средств из кассы ОАО «СГЦ «Западный» оформляется расходными кассовыми ордерами и производится (Приложение Н):

на выдачу средств в подотчет;

выплату заработной платы;

выплату депонированной заработной платы;

оплату контрагентам по договорам.

Ревизионная практика показывает, что наибольшее число нарушений при расходовании средств из кассы связано с денежными выплатами работникам по подотчетным суммам.

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом наличные денежные средства из кассы на предстоящие командировочные, представительские и хозяйственные расходы (покупку канцелярских принадлежностей, оплату почтово-телеграфных услуг, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле). В бухгалтерском учете ОАО «СГЦ «Западный» подотчетные суммы отражаются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Документами для проведения проверки служат расходные кассовые ордера и журнал регистрации расходных кассовых ордеров, машинограмма по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Если в кассовом ордере по строке «Основание» будет значиться «Остаток подотчетных сумм», в соответствии с которым производится возврат денежных средств, то просматриваются приложенные к авансовому отчету документы и командировочные удостоверения или авансовый отчет с приложенными документами (хозяйственные расходы).

При проверке, следует проанализировать движение денежной наличности, выявить расхождение между суммами фактически произведенных оплат в погашение дебиторской задолженности и суммами, зачисленными в кассу, а также проконтролировать своевременность сдачи выручки в банк и выявить случаи ее расхода на различные цели.

Заработная плата, пособия по временной нетрудоспособности, премии выдаются из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным и расчетно-платежным ведомостям, которые подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. Все выплаты должны быть персонифицированы и содержать подпись получателя денег. Выдача денег возможна по доверенности, в этом случае кассир делает запись «по доверенности», а саму доверенность прикрепляет к ведомости.

При проверке правильности выплаты денег по платежным ведомостям следует установить, все ли внесенные в них лица являются работниками данной организации. Для предупреждения подобных нарушений отдел кадров должен визировать платежные ведомости до выплаты денег по ним.

При проверке сверяют табели учета рабочего времени, приказы о зачислении на работу и увольнении, первичные документы о начислении заработной платы с данными платежных ведомостей и карточек лицевых счетов. Особое внимание обращают на номер или наименование подразделения, а также на период, за который производится выплата, период работы лица в данной организации.

Если в расчетно-платежной ведомости будет завышена сумма начисленной заработной платы, то этот подлог можно установить путем сравнения данных синтетического и аналитического учета по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Сомнения в подлинности документов могут появиться в связи с наличием подчисток и помарок в ведомостях. Проверяются: Главная книга, машинограммы (по кредиту счетов 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и 50 «Касса»), журнал регистрации платежных ведомостей. Также проводится выборка дебетовых оборотов по счету 70«Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции со счетами 68 «Расчеты по налогам и сборам», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».

Сознательные арифметические ошибки в ведомостях и кассовых отчетах приводят к образованию искусственного излишка денег в кассе, которые затем могут быть присвоены. Пересчет итогов всех кассовых отчетов и всех платежных ведомостей осуществляется с целью выявления таких злоупотреблений.

В ходе проверки выявляются случаи превышения расчета наличными средствами между организациями и проверяющий своевременно информирует руководителя о возможных санкциях.

В таблице 2.7 представлены результаты проверки первичных документов по списанию денег в расход из кассы ОАО «СГЦ «Западный».

 

Таблица 2.7 – Ведомость проверки первичных документов по списанию денег в расход из кассы ОАО «СГЦ «Западный» за 9 июня 2014 года

Номер записиДокумент №Сумма, р.Содержание ошибки

11855540000Не заполнен реквизит «Приложение».

Примечания: 

Источник: данные Приложения Н

Источник: собственная разработка.

 

По результатам проверки первичных документов по списанию денег в расход из кассы  ОАО «СГЦ «Западный» за 9 июня 2014 года было выявлено, что не заполнен реквизит «Приложение».

При проверке правильности полноты и своевременности списанию денег в расход из кассы ОАО «СГЦ «Западный»,в бухгалтерском учете была проведена проверка правильности отражения данных операций на счетах бухгалтерского учета, которая представлена в таблице 2.8.

 

 

Таблица 2.8 – Ведомость проверки правильности отражения на счетах бухгалтерского учета списания в расход денежных средств из кассы ОАО «СГЦ «Западный» на 9 июня 2014 года

Номер расходного кассового ордераСодержание хозяйственной операцииКорреспонденция счетов бухгалтерского учета в организацииКорреспонденция счетов бухгалтерского учета по данным проверяющегоПримечание

ДебетКредитСумма, руб.ДебетКредитСумма, руб.

1855Выданы денежные средства  под отчет на хозяйственные расходы71505400007150540000-

Примечания: 

1.Источник: данные Приложение Н

2.Источник: собственная разработка.

 

В результате проверки правильности отражения на счетах бухгалтерского учета списания в расход денежных средств из кассы ОАО «СГЦ «Западный» на 9 июня 2014 года отклонений выявлено не было.