6 Детальная оценка бизнес-процесса, выбранного для реинжиниринга

6.1 Определение границ функционирования бизнес-процесса

Для выбранного бизнес-процесса имеем следующую информацию:

- участники процесса: менеджер проекта, начальник отдела сбыта, начальник технического директора;

- формы документов:

Вход - спецификация.

Выход – бланк заказа, акт выполненных работ.

6.2 Измерение выполнения бизнес-процесса

Измерители процесса:

• соответствие поставленного оборудования заявленным требованиям (%);

• соответствие сроков разработки заявленным(%).

6.3 Сильные и слабые стороны бизнес-процесса

Слабыми сторонами БП «Разработка проекта поставки оборудования по требованиям заказчика» являются:

• несвоевременное представление или непредставление информации вследствие низкого уровня коммуникаций с заказчиком;

• низкая скорость передачи информации между участниками БП;

• наличие большого количества бюрократических процедур при согласовании и утверждении отчета по данному БП;

• большой объем информации, требующий быстрого анализа;

• низкий уровень контроля над проведением корректирующих и предупреждающих мероприятий со стороны менеджера проекта.

Сильными сторонами БП «Разработка проекта поставки оборудования по требованиям заказчика» являются:

• присутствие электронного обмена информацией между участниками БП;

• проведение корректирующих мероприятий способствует повышению эффективности завершения проекта и в целом и всего предприятия.

Наличие слабых сторон БП, ведет к увеличению времени выполнения проекта, несоблюдению требований заказчика и как следствие, задерживается процесс принятия и проведения корректирующих мероприятий.

7 Описание существующего бизнес-процесса

БП «Разработка проекта поставки оборудования по требованиям заказчика»:

Начальник отдела продаж разработал бланк-заказ, который помогает менеджеру точно узнать требования клиента, условия работ, стоимость и тип договора. 

Юрист разработал формы типовых клиентских договоров и совместно с начальником отдела продаж установил четкие правила определения, договор какого типа должен быть заключен в том или ином случае.

Начиная взаимодействовать с клиентом, менеджер заполняет бланк-заказ, помогающий ему четко понять, чего именно хочет клиент и какие работы должны быть проведены. Заполненный бланк-заказ он показывает клиенту, который подтверждает, что его правильно поняли.

После этого менеджер выбирает типовой договор, заполняет реквизиты, вносит в него данные о составе работ, цену и т. п., а затем передает руководителю отдела на проверку. 

Если же менеджер понимает, что договор не является типовым, то к бланк-заказу, направляемому руководителю, прилагается соответствующий комментарий. А руководитель принимает решение о разработке нестандартного договора. 

Ответственный за весь процесс заключения договора с клиентом в целом - Начальник отдела продаж.  Он один может вносить исправления в сквозные процессы, т. к. только ему подчиняются все участники. 

Описание существующего бизнес-процесса выполнено в табл. 4.

Таблица 4 – Описание существующего бизнес-процесса

№	Операция бизнес-процесса	Ответственный
1	Формирование потребности и начальные требования	Клиент
2	Уточнение требований. Оценка наличия тех.условий. рассчет тех.параметров. Предложение цены, способа и сроков поставки. Заполнение Бланка заказа.	Менеджер проекта
3	Анализ и подтверждение заявки, уточнения при необходимости.	Клиент
4	Определение типа сделки, внесение данных в типовой договор	Менеджер проекта
5	Проверка основных условий установки оборудования и его интеграции, цены, условий сервиса	Начальник отдела продаж
6	Проверка соблюдений условий договора	Начальник отдела продаж