3.2. Виды используемых документов на предприятии

В магазин товар поступает по товаросопроводительным документам, к которым относят:

• обычную, товарно-транспортную накладную от поставщика, один экземпляр которой с подписью лица, ответственного за доставку остается в торговой организации;

• счет-фактуру от поставщика;

• акт приемки товара с подписями передающей и принимающей сторон;

• ведомость или акт установления расхождений по количеству и качеству товара.

При продаже и перемещении товара оформляются:

• накладные по форме ТОРГ-12 или 1-Т (ТТН) в случае транспортной доставки, с указанием формы оплаты,

• накладные на возврат товара,

• накладные на перемещение товара,

• счета-фактуры,

• кассовые чеки на совершенные и оплаченные операции,

• акты на списание товара.

Ежедневно в магазине формируется кассовый отчет, отражающий остаток денежных средств в кассе на начало и конец дня, операции поступления и выдачи денежных средств, подтвержденные кассовой лентой.[13]

3.3. Организация процесса хранения документов на предприятии

В ходе коммерческой деятельности магазина «Весна» периодически формируются информационные данные в печатном или электроном виде в определенных объемах. Когда временные рамки их подлинности заканчиваются, они подвергаются систематизации, проводится организация архивного хранения документов.[3]

Сам архив находится в торговом предприятии. Для него отведено специальное помещение, в котором находится пять стеллажей и один сейф, предназначенных для хранения документов.[4]

Сроки непосредственного хранения документов определяет политика делопроизводства самой организации, то есть до того момента, когда минует потребность в актуальности бумаг.

Первичные учетные документы должны храниться не менее 5-ти лет.

Лицевые счета работников организации хранятся 75 лет. Годовые бухгалтерские отчеты и балансы, передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, пояснительные записки к ним - 10 лет. Также 10 лет должны храниться коллективные договоры.[15]

Ответственным за сохранность документов в течение установленных сроков является руководитель организации.

Документы, сданные в архив, хранятся в архивных папках или в коробках на полках специально-оборудованных стеллажей. При этом документы, имеющие особую ценность, и те, которые несут высокую коммерческую значимость, обязательно размещают в сейфе. Когда установленные сроки истекают, уполномоченный сотрудник предприятия проводит ликвидацию документов и составляет соответствующий акт об уничтожении. Если для хранения необходим неограниченный период времени, то проводится процедура фондирования с последующей передачей дел в спецучреждения.[11]

3.4. Порядок заключения и расторжения договоров купли-продажи и поставки

Заключением договоров купли-продажи и поставки занимается директор магазина «Весна». Он выполняет определённые функции:

• Определение потребности в продукции

• Поиск, анализ данных, выбор поставщиков

• Заключение договоров и контроль исполнения

• Получение продукции

• Проверка поступающей продукции и подтверждение качества

Поиск поставщиков директор магазина осуществляет, тщательно исследуя рынок поставщиков по интересующей продукции. Он ищет наиболее квалифицированных поставщиков, предоставляющих необходимые услуги до и после продажи. В результате анализа выбираются наиболее приемлемые поставщики.[7]

После этого он начинает вести переговоры с выбранными поставщиками, которые могут осуществляться путём переписки, путём личных встреч или по телефону. В течение преддоговорного периода стороны стремятся согласовать как можно больше уточняющих условий, придать условиям договора точный смысл.[11]

Переговоры путём переписки помогают установить контакт между заказчиком и поставщиком.

Личные переговоры  используются при заключении контрактов на крупные партии товаров или товарообменных сделок.

Переговоры по телефону используют, когда основные условия сделки являются типовыми и заранее известны продавцу и покупателю. В этом случае по телефону согласовывается лишь цена, количество товара и срок поставки.

В договорах в обязательном порядке рассматриваются основные условия:

• Качество, количество товара;

• Порядок поставки (автотранспортом поставщика или самовывозом покупателя) и её сроки;

• Порядок расчета (срок расчета и форма – наличным или безналичным расчетом);

• Ответственность сторон;

• Разрешения споров;

• Заключительное положение.[12]