3. Реализация базы данных в ms Access

3.1 Создание таблиц и связей

После инфологического моделирования переходим к реализации базы данных в MSAccess. Создание таблиц базируется на сущностях и атрибутах, выделенные в предыдущем пункте.

Создание таблиц производится в режиме конструктора, где они создаются путем задания имен полей, их типов и свойств. Чтобы создать таблицу в данном режиме, достаточно найти ярлык «Создание таблицы с помощью конструктора» и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по нему. В окне конструктора таблиц в столбец «Имя поля» необходимо ввести имена полей создаваемой таблицы. В столбце «Тип данных» - для каждого поля таблицы выбрать из раскрывающегося списка тип данных, которые будут содержаться в этом поле. В столбце «Описание» можно ввести описание данного поля (не обязательно). В нижней части окна конструктора таблиц можно ввести свойства каждого поля или оставить значения свойств, установленные по умолчанию. При создании определенной таблицы необходимо обозначить одно поле как ключевое. Аналогичным способом в окне конструктора создавались все таблицы разрабатываемой базы данных (см. рис. 5, рис. 6, рис. 7, рис. 8, рис 9, рис. 10, рис. 11).

Рисунок 5 – Создание таблицы «Сотрудники» в режиме конструктора

Рисунок 6 – Создание таблицы «Дисконтная карта» в режиме конструктора

Рисунок 7 – Создание таблицы «Заказы» в режиме конструктора

Рисунок 8 – Создание таблицы «Клиенты» в режиме конструктора

Рисунок 9 – Создание таблицы «Поставщики» в режиме конструктора

Рисунок 10 – Создание таблицы «Производители» в режиме конструктора

Рисунок 11 – Создание таблицы «Товары» в режиме конструктора

После создания таблиц необходимо создать и связи между ними. Для того чтобы было удобно просматривать, создавать, удалять и модифицировать связи между таблицами, в Microsoft Access используется схема данных.

Чтобы открыть схему данных, необходимо выполнить команду «Сервис», «Схема данных». По умолчанию схема будет содержать все таблицы. Для того, чтобы создать связи между таблицами следует выбрать в главной таблице поле для связи, нажать левую кнопку мыши и перетащить поле во вторую таблицу. Отпустить левую кнопку мыши над тем полем подчиненной таблицы, с которым устанавливается связь. После этого появится диалоговое окно «Изменение связей» (см. рис. 12)

Рисунок 12 – Окно изменения связей

После выполнения описанных выше операций, была создана схема данных для создаваемой в данной работе базы данных (см. рис. 13)

Рисунок 13 – Схема данных

После установки связей между таблицами, необходимо осуществить заполнение всех таблиц. В окне базы данных нужно выделить необходимую для заполнения таблицу, затем выполняем щелчок на кнопке «Открыть». На экране появится структура таблицы базы данных в режиме таблицы. Новая таблица состоит из одной пустой строки. Заполнение производится по записям, т.е. вводится информация для всей строки целиком. Аналогичным способом в окне конструктора заполнялись все таблицы разрабатываемой базы данных (см. рис 14-20).

Рисунок 14 – Заполнение таблицы «Сотрудники»

Рисунок 15– Заполнение таблицы «Дисконтная карта»

Рисунок 16– Заполнение таблицы «Заказы»

Рисунок 17– Заполнение таблицы «Клиенты»

Рисунок 18– Заполнение таблицы «Поставщики»

Рисунок 19– Заполнение таблицы «Производители»

Рисунок 20– Заполнение таблицы «Товары»

3.3.2 Создание запросов

Следующим этапом создания базы данных является создание запросов. Они являются инструментом поиска и структурирования данных, информация в запросах представлена в более удобном для пользователя виде, нежели в исходных таблицах.

Процесс создания запроса будет рассмотрен на примере запроса «Клиенты по фамилии», в результате будет видена Фамилия клиента и его выбора.

Запрос можно создать с помощью мастера или в режиме конструктора. Мастер обеспечивает пошаговое построение запроса. Режимы Конструктора позволяет задавать не только условия выбора данных, но и порядок сортировки. Запросы сохраняются как отдельные объекты и отображаются в окне БД.

Мастер простого запроса позволяет выбрать данные из полей одной или нескольких таблиц или запросов. С помощью мастера можно также вычислять суммы, количества и среднее значения для всех записей или определенных групп записей, а также находить максимальное и минимальное значение в поле.

Запрос «Клиенты по фамилии» будет создан через мастер простого запроса. Для открытия окна мастера запроса в окне БД на панели Объекты выберите значок Запросы и дважды щелкните значок Создание запроса с помощью мастера.

В окне Создание простых запросов в раскрывающемся списке Таблицы и запросы выберите таблицы и запросы, поля которых будут использоваться в запросе (рис. 21).

Рисунок 21 – Создание простых запросов

В списке Доступные поля дважды щелкните имена используемых в запросе полей. Эти поля переместятся в список Выбранные поля. Нажмите кнопку Далее.

При создании запроса по нескольким таблицам во втором окне положением переключателя выберите подробный (вывод каждого поля каждой записи) или итоговый запрос.

Итоговые запросы содержат поля, по которым группируются данные, и числовые поля, по некоторым определяют, например, суммарное, среднее, максимальное или минимальное значение. В итоговом запросе можно произвести подсчет количества записей в Группе. Для добавления вычислений в результаты запроса нажмите кнопку итоги и выберите нужные поля или установите флажок подсчет числа записей в итоги.

В следующем окне мастера вам будет предложено задать имя запроса и положением переключателя определить дальнейшие действия: открыть запрос Просмотра данных или Изменить макет запроса. После того, как вы нажмете кнопку Готово, откроется запрос в режиме таблицы (см. рис. 22).

Рисунок 22 – «Клиенты по фамилии: запрос на выборку» в режиме конструктора

В нижней части окна конструктора запросов необходимо отредактировать имена полей, которые участвуют в запросе, указать, если это необходимо, тип сортировки, критерии поиска. После закрытия данного окна можно посмотреть, как выглядит запрос в режиме таблицы. В данном запросе параметр выбора из таблиц - фамилии клиента. Запуская запрос в режиме таблицы необходимо ввести значение параметра (см. рис. 23, рис. 24). Выше описанным образом были выполнены запросы «Поставщики по наименованию», «Продажи сотрудников», «Производители наименование и товар» (см. Приложение А).

Рисунок 23 – окно ввода параметра

Рисунок 24 - «Клиенты по фамилии: запрос на выборку» в режиме таблицы

Для отчета по периода продаж был создан одноименный запрос, в котором пользователь самостоятельно сможет определить начало и конец периода, за который будет отражен список договоров. Запрос «Продажа в период» в режиме конструктора отображен на рис. 25, окна ввода периода - на рис. 26.

Рисунок 25- «Продажи в период: запрос на выборку» в режиме конструктора

Рисунок 26 – Окна ввода периода

2.3.3 Создание форм

В то время как таблицы и запросы позволяют отобразить на экране длинные списки записей, формы дают возможность сосредоточиться на конкретной записи. Они облегчают ввод, редактирование и восприятие информации, могут содержать вспомогательные подписи и элементы оформления.

Создание экранных форм для базы данных «ООО «ВТК» происходило с помощью мастера форм, а затем в конструкторе форм, где можно передвигать и масштабировать элементы формы, связывать их с источником данных и настраивать любые другие параметры формы.

Чтобы вызвать мастер форм, необходимо перейти в окно базы данных. В окне база данных необходимо выбрать вкладку «Формы» и дважды щелкнуть на пиктограмме «Создание формы с помощью мастера». В появившемся окне необходимо выбрать поля из источника данных, которые будут включены в форму. Затем надо выбрать внешний вид формы, в данном случае, всегда выбирался выровненный вид, также следует выбрать стиль формы. После выполнения всех этих действий, можно посмотреть, как выглядит определенная форма, например экранная форма таблицы «Сотрудники», в которую вводится информация о сотруднике (см. рис. 27 ).

Рисунок 27 – Форма для таблицы «Сотрудники» в режиме просмотра

В каждой форме создаваемой базы данных был изменен фон. Для этого действия, необходимо в свойствах формы указать путь к рисунку, который и станет фоном для формы.

Аналогичным образом были созданы следующие формы: «Поставщики», «Производители», «Просмотр данных о товарах», «Просмотр данных о заказах», «Добавление нового сотрудника», «Просмотр данных о поставщиках», «Просмотр данных о производителях», (см. рис. 28 – 34).

Рисунок 28 - Форма для таблицы «Поставщики» в режиме просмотра

Рисунок29-Форма для таблицы «Производители» в режиме просмотра

Рисунок 30 - Форма для таблицы «Просмотр данных о товарах» в режиме просмотра

Рисунок 31 - Форма для таблицы «Просмотр данных о заказах» в режиме просмотра

Рисунок 32 - Форма для таблицы «Просмотр данных о сотрудниках» в режиме просмотра

Рисунок 33 - Форма для таблицы «Просмотр данных о поставщиках» в режиме просмотра

Рисунок 34 - Форма для таблицы «Просмотр данных о производителях» в режиме просмотра

Экранная форма для в несения информации о добавлении новых данных представляет собой список (при создании формы в мастере форм был выбран табличный внешний вид), т.к. видов услуг немного, и для пользователя будет удобно работать с этими данными в таком виде (см. рис. 35).

Рисунок 35 –Форма «Добавление новых данных»

При создании объединенной формы в мастере форм была создана главная кнопочная форма (см. рис. 36).

Рисунок 36 –Форма «База данных «Аптека»

2.3.4 Создание отчетов

Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются, а также в виде официальных документов, которые будут использоваться для дальнейшей работы сотрудника. Отчет позволяет извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. Они поддерживают самые разнообразные способы оформления и позволяют группировать данные, разбивая их на логически цельные блоки.

Процесс создания отчетов аналогичен процессу создания форм, т.е. он происходит с помощью мастера форм, а затем в конструкторе форм. В качестве примера создания отчета выбран отчет «Заказы». При открытии мастера отчетов необходимо выбрать поля из источников данных, которые будут включены в отчет (в данном случае, к таким полям относятся все поля таблицы «Заказы»). Следующим этапом является добавление уровней группировки, затем выбор порядка сортировки. После произведенных действий полученный отчет следует отредактировать в режиме конструктора (см. рис 37).

Рисунок 37 – Отчет «Заказы» в режиме конструктора

В режиме просмотра отчет «Заказы» изображен на рис. 38

Рисунок 38 – Отчет «Заказы все»

Аналогично отчету «Заказы» было создано еще отчеты: «Заказы по дате», «Заказы по наличию дисконтной карты», «Заказы по ФИО», «Клиенты», «Поставщики», «Производители», «Товары по дате поступления», «Товары по названию». Вид данных отчетов в режимах просмотра и печати отображен в приложении А.

2.3.5 Создание интерфейса

Для организации эффективной работы пользователя необходимо создать целостное приложение, в котором все компоненты базы данных будут сгруппированы по функциональному назначению. При этом можно обеспечить удобный графический интерфейс пользователя. Приложение дает возможность пользователю работать с базой данных, затрачивая при этом меньше усилий.

При создании приложения пользователя главную роль играют формы, так как именно они являются основным диалоговым средством работы пользователя с базой данных. Для объединения объектов в едином диалоговом приложении создаются так называемые кнопочные формы. По существу кнопочная форма представляет собой панель управления приложением. Кнопки такой формы обеспечивают вызов других кнопочных форм, а также отдельных объектов базы данных – отчетов, запросов, форм и т.д. Здесь же находятся кнопки для возврата к кнопочным формам более высокого уровня и для выхода из базы данных.

Дополнительным элементом приложения пользователя является организация вызова главной кнопочной формы при открытии базы данных, что позволяет пользователю сразу же начать работу в среде приложения.

Главная кнопочная форма создается с помощью диспетчера кнопочных форм. Для создания главной кнопочной формы необходимо выбрать команду «Сервис» «Служебные программы» «Диспетчер кнопочных форм». В окне «Диспетчер кнопочных форм» следует подтвердить создание кнопочной формы. В следующем окне появится окно со строкой «Главная кнопочная форма». В этом окне формируется список кнопочных форм разных уровней.

Для создания кнопочной формы нужно нажать кнопку «Создать». В окне «Создание» в поле «Имя страницы кнопочной формы» нужно ввести имя кнопочной формы – ООО «ВТК». После нажатия кнопки «ОК» в окне диспетчера кнопочных форм появится строка с именем созданной кнопочной формы. Затем необходимо создать страницы главной кнопочной формы (см. рис. 39).

Рисунок 39 – Создание новой страницы главной кнопочной формы

Названия страниц служат названиями кнопок, которые вызывают соответствующую страницу с хранимой в ней информацией.

4. Результативность выпускной работы

По результатам данной выпускной работы был получен акт внедрения от ООО «ВТК».

Руководитель выпускной работы

к.э.н., доцент ___________И. Е. Егорова

Заключение

В современных условиях любая организация для того, чтобы оставаться конкурентоспособным игроком на рынке, должна использовать информационные технологии, которые ускоряют процесс обмена и обработки данных. Также перед предприятиями стоит цель минимизировать ручную обработку документов, которая может быть достигнута за счет использования баз данных. В данной работе разрабатывалась база данных, автоматизирующая работу с документами коммерческого отдела ООО «ВТК».

Перед тем, как приступить к непосредственному созданию базы данных, в первой части работы были рассмотрены основные теоретические аспекты. ООО «ВТК» занимается оказанием коммерческих услуг в области лекарственных средств, поэтому часть теоретической работы была посвящена коммерции на рынке услуг. Понятие «услуга» определяется как вид деятельности, работ, в процессе выполнения которых не создается новый, ранее не существовавший материально-вещественный продукт, но изменяется качество уже имеющегося, созданного продукта. Существует множество классификаций услуг, данный факт объясняется тем, что услуги очень многочисленны и разнообразны. В последние десятилетия сфера услуг завоевывает все более устойчивые позиции в мировой экономике. Для многих стран, в том числе и России, характерны увеличение объемов производства услуг, возрастание доходов от сервисной деятельности, повышение занятости в этой сфере, расширение экспорта и импорта услуг.

Вторая часть проделанной теоретической работы посвящена теории баз данных. В широком смысле понятие «база данных» определяется как совокупность описаний объектов и связей между ними, правил хранения данных и способов их обработки и представления. Широкое распространение такого типа хранения данных объясняется множеством преимуществ, которыми обладает системы с базами данными. Также были рассмотрены особенности и преимущества реляционных баз данных, так как в настоящее время на рынке систем управления базами данных преобладают программные продукты, построенные именно на реляционных технологиях.

В практической части работы были подробно описаны все этапы создания базы данных для коммерческой службы ООО «ВТК». В первую очередь, была проведена постановка задачи проектирования базы данных, частью которой явилось описание компании «ВТК». Также на данном этапе было принято решение о том, база данных будет создаваться в среде MS Access. Данный выбор обусловлен, прежде всего, тем, что в настоящее время пакет MS Office получил наибольшую популярность в нашей стране. Также он хорошо известен каждому работнику предприятия, имеет удобный интерфейс, процесс создания базы данных в MS Access относительно несложен, так как практически для любых работ с базами данных в приложении имеется свой мастер, который помогает их выполнять.

После определения задачи, которую необходимо решить, был произведен анализ исходных данных.

После проведения анализа исходных данных были выделены и представлены в виде таблиц сущности (объекты) будущей базы данных и их атрибуты. Сущность представляет собой любой различимый объект, информацию о котором необходимо хранить в базе данных, атрибут является поименованной характеристикой сущности. На основании выделенных сущностей была построена инфологическая модель, отражающая информацию, которую предполагается хранить в создаваемой базе данных.

После инфологического моделирования был осуществлен переход к непосредственной реализации базы данных в MS Access. В первую очередь были созданы и заполнены таблицы, которые отражают всю информацию, необходимую при работе с ключевыми документами, которые были выделены на этапе анализа исходных данных. Следующий этап создания базы данных заключался в создании запросов. Они являются инструментом поиска и структурирования данных, информация в запросах представлена в более удобном для пользователя виде, нежели в исходных таблицах.

К построенным на предыдущем этапе таблицам и запросам были созданы экранные формы. Они облегчают ввод, редактирование и восприятие информации. Основная работа по созданию данного объекта базы данных велась в конструкторе форм. С помощью такого конструктора был сформирован уникальный стиль форм базы данных для коммерческой службы «ВТК».

В связи с тем, что у пользователя часто возникает необходимость представить данные в виде документов, которые имеют традиционный вид и легко читаются, а также в виде официальных документов, которые будут использоваться для дальнейшей работы, были созданы отчеты. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

Завершающим этапом создания базы данных для коммерческой службы ООО «ВТК» стало построение целостного приложения, в котором все компоненты базы данных сгруппированы по функциональному назначению. При этом обеспечивается удобный графический интерфейс пользователя. При создании такого приложения использовались кнопочные формы, которые являются основным диалоговым средством работы пользователя с базой данных.

Таким образом, была создана база данных для коммерческой службы предприятия ООО «ВТК», которая позволяет быстро оформлять необходимые для работы документы и выводить их на печать, оперативно вносить изменения, касающиеся деятельности фирмы, информации о заказчиках и работниках, исключать дублирование информации и наличие ошибок.