Системы управления ресурсами предприятия

В основе ERP лежит принцип создания единого хранилища данных (repository), содержащего всю деловую информацию, накопленную организацией в процессе ведения деловых операций, включая финансовую информацию, данные, связанные с производством, управлением персоналом, или любые другие сведения. Это устраняет необходимость в передаче данных от системы к системе. Кроме того, любая часть информации, которой располагает данная организация, становится одновременно доступной для всех работников, обладающих соответствующими полномочиями.

Концепция ERP стала очень известной в производственном секторе, поскольку планирование ресурсов позволило сократить время выпуска продукции, снизить уровень товарно-материальных запасов, а также улучшить обратную связь с потребителем при одновременном сокращении административного аппарата. Сегодня производственный сектор продвинулся еще дальше. Появилось понятие интеграции цепочек поставок (Supply Chain Integration), которая объединяет покупателей и поставщиков в рамках единой структуры обработки данных.

2.2.2.Состав ERP-систем

Обычно ERP-системы состоят из модулей. Модульная архитектура по функциональному признаку присуща практически всем промышленным системам управления. Кстати, вот еще один источник уменьшения рисков проекта: внедрять не все модули сразу, а по цепочкам бизнес-процессов – логистика закупок, логистика продаж, расчеты с дебиторами, расчеты с кредиторами, финансовая консолидация, производство. Например, финансовые приложения Oracle объединены в пакет Oracle Financials, в который входят следующие основные модули:

•Главная книга;

•расчеты с кредиторами (Accounts Payables – АР);

80

•расчеты с дебиторами (Account Receivables – AR);

•основные средства (Fixed Assets – FA);

•преобразователь проводок (Global Accounting Engine или АХ). Модули Склады (Inventory – INV), Управление закупками

(Purchasing – PO) также обусловливают проводки в Главной книге, однако они не относятся к финансовым приложениям, а входят в пакет производства и логистики.

В пакет финансовых приложений PeopleSoft Financials Management входят приложения General Ledger (Главная книга), Assets (Основные средства), Budgets (Бюджеты). Функциональность расчетов с кредиторами и закупки размещены в другом пакете Supply Chain Management.

2.2.3.От производства к торговле

После того, как была доказана возможность применения концепции ERP в условиях производства, стало очевидным, что идея создания единого информационного ресурса может быть использована и коммерческой организацией в целом. Ведь программные средства этого класса дают самые широкие возможности для выявления покупательских предпочтений и повышения эффективности подбора кадров в различных ситуациях. Поэтому сегодня развитие систем для автоматизации управления предприятием продолжается именно в этом направлении.

Практически никогда организации не пытаются самостоятельно осуществлять проекты по внедрению ERP-систем. Столь же редки случаи участия в этом процессе поставщика программного обеспечения. Как правило, для внедрения подобного ПО компании нанимают контрагентов. В качестве таковых выступают консультанты, имеющие опыт работы с программным обеспечением класса ERP непосредственно в сфере деятельности клиента.

81

ERP – это прежде всего планирование ресурсов и единое информационное пространство на предприятии.

Таким образом, можно утверждать, что ERP-система – это такой комплекс программных средств и управленческих решений, который позволяет в необходимые сроки с максимальной точностью выполнить заказ потребителя, путем правильного планирования, перераспределения и направления всех ресурсов предприятия.

Основные требования, отличающие системы класса ERP:

•универсальность с точки зрения типов производств;

•возможность многозвенного производственного планирования;

•интегрированное планирование ресурсов;

•планирование и учет корпоративных финансов;

•поддержка принятия решений.

Основная цель ERP систем – объединять все отделы и функции компании в единую компьютерную систему, которая сможет обслуживать специфические потребности всех ее подразделений.

ERP комбинирует (объединяет) их все вместе в единую базу данных так, чтобы различным отделам было легче совместно использовать информацию и связываться друг с другом. Этот объединенный подход может иметь огромную отдачу, если компании правильно выбрали программное обеспечение.

2.2.4.Способы внедрения ERP

По нашим наблюдениям, есть три основных способа внедрения ERP.

• Большой взрыв. Самый трудный способ: компания разом отказывается от прежних систем и внедряет единое ERP-решение. Сейчас на это отваживаются немногие, так как "большой взрыв" требует полной мобилизации и изменений в компании в целом.

82

Чтобы побудить весь персонал сотрудничать и принять новую систему, нужно колоссальное усилие, так как у нее пока нет сторонников. Никто в компании не умеет ей пользоваться, и никто не уверен, будет ли она работать. Во многих отделах есть компьютерные системы, отлаженные для определенного вида деятельности. В большинстве случаев ERP не предложит ни новых функций, ни привычного удобства, которое давала прежняя система. Часто снижается скорость работы, так как система обслуживает всю компанию, а не один отдел.

•Стратегия франчайзинга. Этот метод подходит для крупных или многопрофильных компаний, подразделения которых используют не пересекающиеся процессы. Независимые ERP-системы устанавливают в каждом подразделении, соединяя общие процессы (например, финансовый учет) по всему предприятию.

Этот метод внедрения стал общепринятым. Каждое подразделение получает свой "экземпляр" ERP: отдельную систему и базу данных. Системы связаны друг с другом только для обмена информацией, необходимого, если компании требуется отчет по всем подразделениям или по наиболее общим процессам.

Обычно такое внедрение начинается с демонстрации или "экспериментальной" инсталляции в наиболее открытом и терпеливом подразделении, неудачный опыт которого не уничтожит компанию. Когда команда запустит ПО и устранит неполадки, она начнет "проталкивать" систему в другие подразделения, используя первое внедрение как справочное пособие.

•Частями. При использовании этого метода внимание уделяется немногим основным процессам, которые содержатся, например, в финансовом модуле ERP-системы. Этот метод обычно используют малые компании, которые хотят "попробовать" ERP.

83

Цель такого внедрения – как можно быстрее запустить систему, избежав сложностей реинжиниринга. Не многие из компаний, которые установили ERP таким способом, могут похвастаться большой отдачей. Провести реинжиниринг процессов после такого внедрения более сложно, так как мало кто в компании смог ощутить какие-либо преимущества.

Типичными результатами предприятия обследования могут быть следующие.

•Обзор или модели основных бизнес-процессов предприятия.

•Анализ бизнес-процессов и предложения по их оптимизации или изменению.

•Ключевые требования к организации бизнес-процессов, явившиеся, по сути, требованиями к информационной системе или функциональными спецификациями системы.

•Предложения по выбору конкретной ERP.

•Результаты предварительного анализа стандартной функциональности ERP в контексте применимости к основным бизнес-процессам, существующим на предприятии.

•Цели и задачи построения интегрированной системы управления (ИСУ).

•Рекомендации по проблемам взаимодействия работы существующих информационных систем и ERP.

•Приблизительная оценка стоимости всех необходимых для полной реализации проекта модулей интегрированной системы управления.

•Предварительный план проекта внедрения.

•Экономический эффект от внедрения и расчет периода окупаемости системы.

Сам процесс может занять от двух до четырех и более месяцев, в зависимости от требуемого уровня детализации.

84

Как правило, перед ERP-системами ставят следующие глобальные

цели.

Консолидация финансовой информации. Обычно на предприятии работает несколько разрозненных систем для учета дебиторской, кредиторской задолженности, бухгалтерского учета, взаиморасчетов между подразделениями, складского учета. Данные этих систем не согласуются, поэтому выработать критерий достоверности финансового результата практически невозможно. ERP – система представляет интегрированный инструмент для ведения финансового и бухгалтерского учета.

Управление логистикой. Имеется в виду управление цепочками закупок и сбыта.

Стандартизация производственной деятельности и налаживание оперативного планирования производства.

Стандартизация управления кадрами. Часто в печатных изданиях ERP-системы определяют, как системы, ориентированные на бухгалтерский учет. К сожалению, бухгалтерский учет, или accounting, нередко путают с отечественными стандартами бухгалтерского учета. Да, действительно, в промышленных системах есть средства реализации специфических требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету законодательством конкретной страны. Но нужно понимать, что ERP-системы, в первую очередь, ориентированы на управленческий и финансовый учет.

2.2.5.Методика выбора средства

Дешевле, но быстрее? Или дороже, но лучше? Или выбрать золотую середину?

Первым действием руководителя, пытающегося справиться с проблемами управления, как правило, является рассмотрение возможности разработки собственной корпоративной системы управления. Но, как пра-

85

вило, если основной деятельностью предприятия не является собственно разработка крупных проектов, надеяться на отдел АСУ не приходится.

И в реальной жизни есть тому подтверждения. Например, в Таможенном Комитете Украины, на “Квазар-Микро”, Березниковском “Уралкалии”, Чусовском металлургическом, Магнитогорском комбинате внедряют покупную систему Oracle Applications, в “ЛУКОЙЛе” – SAP? А специалистов АСУ, разрабатывающих предметные системы, там сотни.

Основные аргументы против собственных систем управления и за стандартное программное обеспечение следующие.

На написание стандартных промышленных систем, таких как Oracle Applications, SAP, People Soft, затрачены тысячи человеко-лет. Причем не только на написание, но и на отладку. Например, PeopleSoft только на разработку последней версии, интернет-ориентированной ERP потратила 500 миллионов долларов, два года, задействовала при этом 2000 разработчиков (www.peoplesoft.com).

Промышленные системы опробованы и работают на тысячах предприятий, в том числе и в России. У Oracle 8000 клиентов (www.oracle.com/ru), People Soft – 2400 успешных проектов, SAP R/3 – 15 000 клиентов (www.sap.com/cis/).

Обычно такие системы сопровождаются выверенными методологиями внедрения.

Программист (или группа программистов) может в любой момент уволиться и унести с собой все наработки. Трудно себе представить такую ситуацию с гигантами информационной индустрии.

И наконец, все кажется правильным, пока собственная система разрабатывается. Как правило, основные проблемы и ошибки возникают в начале эксплуатации. Тогда-то и выясняется, что сделали не то, что нужно. А на исправление ошибок требуются значительные капиталовложения и временные затраты.

86

Ни одна из отечественных систем критериям стандарта ERP, по мнению некоторых специалистов, не удовлетворяет. С последним утверждением можно спорить, но это тема для отдельного исследования и выходит за рамки данной работы.

Конечно, критерии выбора систем индивидуальны для предприятия. Часто они основываются на технологиях, уже существующих на предприятии. Информационная Система Управления Предприятием должна быть интегрированной, то есть все ее компоненты должны быть взаимосвязаны между собой.

Система должна обеспечивать реализацию бизнес-процедур предприятия, а также возможность гибко настраивать бизнес-процессы в системе.

Система должна удовлетворять принципу не избыточности: определенная информация вводится в систему один раз и используется столько, сколько нужно, и там, где нужно.

Система должна быть защищена от несанкционированного проникновения и обеспечивать аутентификацию доступа.

Система должна быть построена на открытых стандартах и иметь средства разработки (вряд ли система полностью подойдет всем особенностям конкретного предприятия).

Есть и другие моменты, связанные с особенностями бизнеса. Следует отметить, что, вопреки устоявшемуся мнению, географический принцип компании-производителя не играет никакой роли. Как правило, внутренними силами предприятия достаточно сложно выработать объективные критерии выбора и с достаточной ясностью сформулировать бизнестребования к будущей системе.

87

2.2.6.Внедрение ERP-систем (эталонный процесс)

Процесс внедрения ERP-систем состоит, как правило, из следующих этапов:

1)Разработка стратегии автоматизации;

2)Анализ деятельности предприятия;

3)Реорганизация деятельности;

4)Выбор системы;

5)Внедрение системы;

6)Эксплуатация.

Разработка стратегии автоматизации

Понятие стратегии автоматизации включает в себя базовые принципы, используемые при автоматизации предприятия. В ее состав входят следующие компоненты:

•цели: области деятельности предприятия и последовательность, в которой они будут автоматизированы;

•способ автоматизации: по участкам, направлениям, комплексная автоматизация;

•долгосрочная техническая политика – комплекс внутренних стандартов, поддерживаемых на предприятии;

•ограничения: финансовые, временные и т. д.;

•процедура управления изменениями плана.

Стратегия автоматизации в первую очередь должна соответствовать

приоритетам и стратегии (задачам) бизнеса. В понятие стратегии также должны входить пути достижения этого соответствия. Стратегический план автоматизации должен составляться с учетом следующих факторов:

•средний период между сменой технологий основного производства;

•среднее время жизни выпускаемых предприятием продуктов и его модификаций;

88

•анонсированные долгосрочные планы поставщиков технических решений в плане их развития;

•срок амортизации используемых систем;

•стратегический план развития предприятия, включая планы слияния

иразделения, изменение численности и номенклатуры выпускаемой продукции;

•планируемые изменения функций персонала.

Автоматизация – один из способов достижения стратегических биз- нес-целей, а не процесс, развивающийся по своим внутренним законам. Во главе стратегии автоматизации должна лежать стратегия бизнеса предприятия: миссия предприятия, направления и модель бизнеса. Таким образом, стратегия автоматизации представляет собой план, согласованный по срокам и целям со стратегией организации.

Второй важной особенностью является степень соответствия приоритетов автоматизации и стратегии бизнеса, а именно, какие цели должны быть достигнуты:

•снижение стоимости продукции;

•увеличение количества или ассортимента;

•сокращение цикла: разработка новых товаров и услуг – выход на ры-

нок;

•переход от производства на склад к производству под конкретного заказчика с учетом индивидуальных требований и т. д.

Стратегические цели бизнеса с учетом ограничений (финансовых, временных и технологических) конвертируются в стратегический план автоматизации предприятия.

Автоматизация предприятия является инвестиционной деятельностью, и к ней применимы все подходы, используемые при оценке эффективности инвестиций.

89