Хранение документов в электронном виде и поиск электронных документов

При необходимости объемные или представляющие важное самостоятельное значение приложения могут храниться в составе электронного дела как самостоятельные электронные документы, при этом связь основного документа и документа-приложения обеспечивается через описание приложения (оформление отметки о наличии приложений) или через систему ссылок на регистрационно-учетную карточку электронного документа («входную» форму), с помощью которой осуществляется учет и поиск электронных документов в информационной системе («связанные документы» в информационной системе).

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:

Поисковые возможности в СЭД

Какие существуют поисковые возможности в системах электронного документооборота?

Рекомендациями предусмотрена следующая процедура подготовки электронных документов к передаче в архив организации:

• отбор в информационной системе организации электронных дел, подлежащих передаче в архив;

• конвертирование электронных документов в формат, установленный для архивного хранения документов (pdf, pdf/A, tiff или иной графический формат), документы Архивного фонда Российской Федерации конвертируются в формат, рекомендованный государственным (муниципальным) архивом, источником комплектования которого является организация;

• проверка правильности формирования и систематизации единиц хранения электронных документов;

• проверка физического и технического состояния электронных носителей, предназначенных для записи электронных документов;

• проверка файлов с электронными документами на наличие вредоносных компьютерных программ;

• запись электронных дел на электронные носители (оптические диски) однократной записи в двух экземплярах - основном и рабочем;

• проверка качества записи и воспроизводимости электронных документов;

• составление в структурном подразделении описи (описей) электронных дел, передаваемых в архив (сдаточных описей).

При записи электронных документов на обособленные материальные носители соблюдается принцип размещения на одном носителе одной единицы хранения электронных документов (одного электронного дела).

Опись электронных документов, подготовленная в структурном подразделении организации, является первичным учетным документом для единиц хранения электронных документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе для составления описи электронных дел, передаваемых на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

При составлении описи электронных дел в структурном подразделении, кроме сведений, установленных формой описи, дополнительно указывается тип носителя (основного экземпляра и рабочего экземпляра), а также объем информации в байтах. На основной и рабочий экземпляры электронных документов составляются отдельные сдаточные описи.

Документы на обособленных электронных носителях физически перемещаются из структурных подразделений в архив организации. При приеме единиц хранения электронных документов в архиве:

• проверяется соответствие единиц хранения описям дел;

• проводится проверка физического и технического состояния обособленных электронных носителей, в первую очередь проверка на наличие вредоносных компьютерных программ;

• проводится проверка наличия и технического состояния электронных документов (проверка воспроизводимости каждого файла каждого экземпляра - основного и рабочего).

Информационная система архива организации должна поддерживать требования к организации архивного хранения и использования электронных документов и иметь:

• программные средства для преобразования компьютерных форматов (конверторы);

• программные средства для просмотра электронных документов в разнообразных форматах;

• возможность проводить копирование, конвертирование и миграцию электронных документов;

• специализированное программное обеспечение для поиска электронных документов, хранящихся в архиве.

Рассматривая вопрос о значимости электронной подписи при передаче документов на архивное хранение, разработчики Рекомендаций исходили из положения о том, что если электронный документ, подписанный электронной подписью уполномоченного лица, был включен в информационную систему и при проверке электронной подписи был получен положительный результат, электронный документ считается аутентичным, достоверным, целостным и пригодным для использования.

На протяжении всего жизненного цикла электронного документа в информационной системе и при его конвертировании в формат архивного хранения аутентичность, достоверность, целостность и пригодность электронного документа для использования должны поддерживаться программными средствами.