Exercise 2

Соотнесите информацию под определенным номером на конверте с тем, что она обозначает:

New Jersey Power Company 5695 South 23 Road

(1) Ridgefield,(2) NJ 08887

3. Mr. Frederick Wolf Director of Marketing

3. Smith Printing Company 590 (5) Sixth Avenue Milwaukee,(6) WI 53216

ВАРИАНТЫОТВЕТОВ:

A) the street name in the mailing address

B) the town the letter comes from

C) the ZIP Code in the mailing address

D) the addressee

E) the ZIP Code in the return address

F) the addressee's company name

Использованиесокращений

При написании внутреннего адреса часто употребляются следующие сокращения:

1. в названии компаний:

picилиPLC—PublicLimitedCompany(в названии английских компаний) — акционерное общество открытого типа;

Corp. —Corporation(в названии американских компаний) — корпорация;

Inc. —Incorporated(в названии американских компаний) — акционерное общество, зарегистрированное как корпорация;

2. в почтовом адресе:

Rd —Road;

Ave —Avenue;

St — Street;

Sq. — Square;

# — обозначение номера в США;

No — обозначение номера в Великобритании

3. при указании имени адресата:

Mr White Mr J. White

MrJamesWhite— при обращении к мужчине;

MissBlack— при обращении к незамужней женщине или молодой девушке;

MrsBrown— при обращении к замужней женщине;

MsGrey— при обращении к женщине, если неизвестно, замужем она или нет. Эта форма обращения становится все более употребительной.

Если письмо адресовано определенному лицу, то после имени через запятую может быть указано название должности, звания или ученой степени. Например:

Ms Saunders, Sales Manager Mr T. Smith, Professor Mr N. Moore, Ph.D.

Prof. John Brown Dr Vivienne Parker

Если вы используете сокращенные формы слов во внутреннем адресе, то следует помнить, что:

а) точка ставится после инициалов при написании имени, например:

J.W. Brown, F. Harris;

б) точка не ставится в конце сокращенного слова, если первая и последняя буквы сокращенного слова совпадают с первой и последней буквами полного слова, например:

Dr (Doctor) — доктор (звание)

Mr (Mister) — господин, мистер Mrs (Missis) — госпожа, миссис

Ltd (limited) — обозначение частной компании с ограниченной ответственностью Dept (Department) — отдел Rd (road) — дорога St (street) — улица

Однако, в американской традиции точки после форм Mr., Mrs., Ms., как правило, ставятся.

в) точка не ставится в сокращениях, часто употребляемых вместо полного названия стран или организаций, например:

GB (Great Britain)

UK (the United Kingdom)

USA (the United States of America)

CA (Canada)

FR (France)

IT (Italy)

G (Germany)

JP (Japan)

UNO/UN (the United Nations Organization)

GATT (General Agreement on Tariffs and Trade)

PLC/plc/PIc (Public Limited Company)

Великобритания Соединенное Королевство

США

Канада

Франция

Италия

Германия

Япония

Организация Объединенных Наций

ГАТТ (Генеральное Соглашение о Таможенных Тарифах и Торговле)

обозначение акционерного общества открытого типа (в Великобритании)

Вступительное обращение, заключительная формула вежливости

При написании письма начало, то есть обращение к адресату, играет важную роль. Обращение в английском письме значительно отличается от обращения в русском. Поэтому для написания правильного, с точки зрения этикета, письма необходимо знать некоторые правила.

Всегда помните, что форма обращения в письме зависит от степени знакомства или родственных связей с лицом, которому вы адресуете письмо.

Общая модель обращения:

(в американской традиции) Dear/ Mydear+ имя адресата (с вежливым обращением или без) + двоеточие, (в британской традиции)Dear/ Mydear+ имя адресата (с вежливым обращением или без) + запятая. Вежливое обращение — это формыMr., Mrs., Miss, Ms., Sir, Madam, которые используются только с фамилией. Точки после формMr., Mrs., Ms., как правило, ставятся.

Основные правила обращения в английском письме.

1. Строго официальные по тону и содержанию письма следует начинать с Dear/Муdearи вежливого обращения:

MydearSir: Глубокоуважаемый сэр/господин!

MydearMadam: Глубокоуважаемая мадам/госпожа!

2. В официальных письмах к незнакомым людям, фамилий которых вы не знаете, использу­ются следующие вежливые формы:

Sir: Сэр/Господин!

DearSir, Уважаемый сэр/господин!

DearSirs, Уважаемые господа!

Gentlemen: Господа!

DearSirorMadam: Уважаемый сэр/господин или

мадам/госпожа!

Madam: Мадам/Госпожа!

DearMadam, Уважаемая мадам/госпожа!

Последние два обращения употребляются как по отношению к замужним, так и к незамужним женщинам. Сочетание DearMissв качестве обращения в английском языке не употребляется.

3. В менее официальной и полуофициальной переписке можно встретить такие формы:

DearColleague, Дорогой коллега!

DearReader, Уважаемый читатель!

DearEditor, Уважаемый редактор!

DearPublisher, Уважаемый издатель!

4. Если вы не знаете имени адресата, не следует употреблять фразы То whomitmayconcern(Кого это касается). Вместо этого следует указать должность или приветствие общего характера:

Dear Recruiter:

Dear Claims Adjustor:

Dear Sir or Madam:

5. Если вы не знаете пол адресата, напишите его полное имя, опустив вежливое обращение:

Dear Dana Simms:

Dear Т.К. Ballock:

6. Если вы сомневаетесь в выборе обращения к женщине (MissилиMrs.), употребляйте нейтральноеMs.

7. Если вы пишите двум лицам, обязательно укажите оба имени в приветствии:

Dear Mr. Trujillo and Ms. Donne:

Dear Alex and Jill:

8. Никогда не пишите полностью следующие вежливые обращения: Mr, Ms, Mrs, Dr

9. Данные обращения, напротив, не следует сокращать:

Professor, Dean, Sister, Rabbi, Imam, Senator, Governor, Captain, Admiral, Judge

10. Если вы пишете письмо не конкретному человеку, а организации, употребляйте в обращении ее название:

Dear Syntax Training:

11. В приветствии письма к малознакомым или незнакомым людям следует употреблять вежливое обращение и фамилию.

DearMr. Smith, Уважаемый господин/мистер Смит!

DearMissSmith, Уважаемая госпожа/мисс Смит!

DearMrs. Wilson, Уважаемая госпожа/миссис Уилсон!

DearMs. Green, Уважаемая госпожа Грин!

12. Вежливые обращения MydearSir, MydearMadam, Sir, Madamявляются строго официальными.DearSir, DearMadamнесколько менее официальны. Однако все эти формы употребляются в официальных ситуациях.

Как видно из предыдущих примеров, после обращения может стоять как запятая, так и двоеточие. Запятая ставится в соответствии с британской традицией, а двоеточие — в со­ответствии с американской, однако в настоящее время это отличие почти не соблюдается. Кроме того, запятая используется в письмах менее официального стиля (socialletters), к ко­торым относятся письма с выражением сочувствия, благодарности, личные поздравления (со свадьбой, днем рождения, продвижением по службе и пр.), а двоеточие — в строго офи­циальных письмах.

Необходимо помнить, что существуют определенные соответствия в написании вступительного обращения и заключительной формулы вежливости. Это определяется тем, на чье имя написано письмо.

1. Письмо, написанное на имя британской компании, требует использования следующего соответствия:

DearSirs— Yoursfaithfully

We are writing in connection with ...	Мы пишем Вам в связи с/по поводу ...
We are interested in ... and we would like to know ...	Мы заинтересованы в ... и хотели бы знать ...
We write to inform you that ...	Пишем с тем, чтобы сообщить Вам, что ...

б) При сообщении хороших новостей We are glad to inform you ...	Мы рады сообщить Вам, что ...
We are happy to tell you ...	С удовольствием сообщаем Вам, что ...
We are pleased to inform you ...	Нам приятно сообщить Вам, что ...

в) При выражении благодарности We thank you for your letter dated 5th of May and write to tell you (wish to inform you ...)	Благодарим за Ваше письмо от 5 мая и сообщаем Вам, что ...
Many thanks for your letter of 3d of April this year...	Большое спасибо за Ваше письмо от 3 апреля сего года ...

г) При выражении извинений и сожаления We regret to inform you ...	С сожалением сообщаем Вам, что ...
Unfortunately we cannot ...	К сожалению, мы не можем ...
Please accept our apologies for ...	Просим принять наши извинения за ...

д) Для ссылки на предыдущую переписку, переговоры или на предмет переписки In reply to your letter of 2nd March this year we would like to inform you ...	В ответ на Ваше письмо от 2 марта этого года сообщаем Вам, что ...
Referring to your letter ...	Ссылаясь на Ваше письмо ...
At your request we send you ...	По Вашей просьбе мы высылаем Вам ...

е) Для подтверждения предыдущих переговоров, договоренностей, переписки We have received your letter	Подтверждаем получение Вашего
dated 13 March ...	письма от 13 марта
or: We thank you for your letter	(датированного 13 марта) ...
of 13 March ...

ж) При выражении просьбы Please could you ...	Просим Вас .../Heмогли бы Вы ...
Please let us know ...	Просим Вас сообщить нам ...
We would be grateful if you could ...	Мы были бы благодарны Вам, если бы Вы ...
Please inform us ...	Просим сообщить ...
We would ask (request) you to ...	Мы просили бы Вас ...

We look forward to trading with you to the mutual benefit of our companies ...	С интересом ожидаем развития торговли с Вами к взаимной выгоде обеих сторон ...
We hope to establish business relations with your company...	Надеемся установить с Вашей фирмой деловые отношения ...
We look forward to hearing from you soon ...	С нетерпением ожидаем Вашего ответа в ближайшем будущем ...
We would be grateful to you ...	Мы будем Вам благодарны ...

UNIT IV • Деловое письмо