47. Динамические архивы. Регистро-ориентированные системы управления документооборотом.

Задачи динамических архивов:

1. Поддержка коллективной работы с документами.

Реализуется двумя путями:

а) Реализуются функции выписки и возврата документа на или с редактирования (библиотечные функции), что предотвращает одновременное редактирование одного документа несколькими пользователями.

б) Для позволения редактирования одного документа несколькими пользователями одновременно вводится понятие версии и подверсии документа. В рамках одного документа и одной версии может существовать несколько представлений документа в разных форматах.

2. Поддержка составных документов.

Каждый документ может представлять собой совокупность других документов. Такой документ носит название составного документа или контейнера, а в делопроизводстве называется делом.

Составные документы позволяют реализовать групповые операции над документами, включенными в них. Документы могут быть объединены в составной с помощью нескольких типов связи, которые определяют правило сборки документов в контейнеры: порядок, используемая версия…

3. Поддержка распространения опубликованных документов (эл. почта, публикации на Web-сервере).

4. Поддержка расширенного набора прав доступа к документу.

Маршрутизация и контроль исполнения.

Под маршрутизацией понимают такое распространение документа, когда о завершении маршрута оповещается его инициатор, в частном случае документ возвращается инициатору.

Типы систем маршрутизации:

1. Свободная.

Выделяют два типа маршрутизации:

- Последовательная. Документ последовательно проходит одного исполнителя за другим. Передача документа от одного пользователя другому может происходить по истечению контрольного времени, либо после завершения работы первого над документом.

- Параллельная. Документы одновременно поступают всем исполнителям, а завершение маршрута происходит, когда все (или 1) исполнители завершат работу с документом.

2. Система электронной почты.

Осуществляет параллельное распределение документов. С помощью дополнительных приложений система эл. почты может обеспечивать последовательную маршрутизацию.

Свободная маршрутизация документов с контролем исполнения.

Функции контроля исполнения приведены в таблице.

Информация инициатору может выдаваться в виде:

- измененного статуса задания в окнах входящих и исходящих заданий;

- нового задания, сформированного системой инициатору;

- сообщения по эл. почте.

Маршрутизация документов по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения (жесткая маршрутизация)

Маршруты могут быть более сложными, чем простые последовательные или параллельные, а именно: - комбинированные: из последовательных и параллельных элементов; - условные: с переходами в зависимости от состояния тех или иных переменных маршрутов.

Для создания таких маршрутов могут использоваться специальный графический редактор.

Желательно обеспечение следующих функций: контроль безопасности и поддержка опубликования документов.

Регистро ориентированные системы управления документооборотом.

Помимо сущности документ и отношения документ - документ используется сущность - модель и отношения факт- модель - документ. Модель (регистры), это некая структура ,хранящая в себе МОДЕЛЬ ПО. Модель многомерна и может использоваться в аналитике. Данные в модели хранятся как правило, в соответствии с технологией хранилища Д. Т.О. регистроориентрованная система является гибридом документальных и информационно аналитических систем. Формулировка «Док-модель-Док» отражает факт, что любой документ может использовать Д., внесенные в модель другим документом. Для эффективной работы с моделью д.б. реализованы средства трансляции Д., модели в соответствии с метаданными и средства редактирования метаданных.