2. Использование команды Заменить

Команда Заменить работает по той же схеме, что и команда Найти, однако ее возможности несколько шире: устанавливая параметры поиска, можно определить не только искомые данные, но и новое значение (его нужно поместить в поле Заменить на:), которое будет внесено в поле взамен указанного в качестве образца. Как и команда Найти, команда Заменить одновременно работает только с одной записью. Как правило, она используется, когда необходимо автоматически исправить найденные ошибки в именах собственных, например, фамилиях клиентов или наименованиях фирм поставщиков.

3. Сортировка данных

Еще один способ организации данных в таблицах – сортировка записей. По умолчанию порядок отображения записей на экране определяется индексом, автоматически созданным программой Access на основе первичного ключа таблицы. Если первичного ключа у таблицы нет, записи будут отображаться в порядке их ввода в таблицу.

Сортировка позволяет изменить порядок следования записей в таблице и отображать их с учётом значений некоторого определённого поля, т.е. выстроить все записи таблицы в порядке следования значений в этом поле. Можно указать порядок сортировки по возрастанию значений (например, от А до Я, от А до Z или от 1 до 100). Может быть использован и обратный порядок, по убыванию значений (от Я до А, от Z до А или от 100 до 1).

Сортировка может быть простой или более сложной, когда записи упорядочиваются не по одному, а по нескольким полям, например, сначала по полю Страна, а затем – Город.

Подобно операциям поиска, сортировку записей таблицы можно выполнить как в Режиме таблицы, так и в Режиме формы. Отсортировать записи таблицы (по одному полю или смежным полям) можно, воспользовавшись командой Сортировка. Доступ к ней можно получить как через главное меню, выполнив команду ЗАПИСИ>Сортировка, так и с помощью кнопок -Сортировка по возрастанию и -Сортировка по убыванию, расположенными на панели инструментов.

Если сортировку необходимо выполнить по нескольким полям, они обязательно должны быть смежными. Кроме того, важным является то, в какой последовательности эти поля расположены, так составная сортировка будет выполняться в естественном порядке следования выделенных полей – т.е. слева направо. В случае необходимости нужное поле (или поля) можно перетащить на новую позицию в таблице. Чтобы выделить несколько смежных полей, необходимо щелкнуть на заголовке столбца первого нужного поля и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащить указатель по заголовкам остальных столбцов.

Чтобы восстановить первоначальный порядок размещения записей в таблице необходимо выполнить команду главного меню ЗАПИСИ>Удалить фильтр.

Для нахождения отображения группы записей, в которых содержатся искомые данные, целесообразнее использовать, фильтры.

4. Фильтрация данных

Сортировка позволяет только упорядочить записи таблицы, при этом в окне таблицы по-прежнему будут отображены все записи. Такая возможность программы Access, как фильтрация позволяет выделить только необходимые данные по определённому признаку.

Основная задача фильтрации – выделить из таблицы поднабор записей, соответствующих некоторому заданному критерию отбора. Например, список поставщиков из одного населенного пункта. Фильтры могут применяться в таблицах, формах и запросах. Существует несколько способов фильтрации при работе с записями таблицы:

• Поле Фильтр для. Позволяет быстро выделить записи, удовлетворяющие некоторому критерию фильтрации, заданному по одному полю. Для того, чтобы выполнить эту команду необходимо выбрать нужное поле, щелкнуть правой клавишей мыши и в появившемся контекстном меню выбрать команду Фильтр для: После этого нужно указать критерий фильтрации и нажать Ввод.

• Фильтр по выделенному. Эта команда находит в таблице те записи, которые соответствуют некоторому выделенному фрагменту данных таблицы. Поэтому, используя фильтр по выделенному, необходимо найти в таблице запись, в поле которой содержится значение, принимаемое в качестве критерия отбора. Затем необходимо щёлкнуть на кнопке Фильтр по выделенному панели инструментов или выбрать команду главного меню ЗАПИСИ>Фильтр>Фильтр по выделенному. Записи исходной таблицы будут отфильтрованы, и в окне таблицы появятся только те из них, которые имеют в указанном поле значение, совпадающее с выделенным образцом.

• Исключить выделенное. В программе Access существует возможность просмотреть те записи таблицы, которые при применении команды Фильтр по выделенному остаются за кадром. То есть, результатом использования фильтра в этом случае становится отображение записей, которые, наоборот, не удовлетворяют условию отбора. Чтобы отфильтровать записи по такой схеме, следует выполнить команду ЗАПИСИ>Фильтр>Исключить выделенное или выбрать эту команду из контекстного меню.

• Фильтр по форме. Фильтр по форме или обычный фильтр (ЗАПИСИ>Фильтр>Изменить фильтр) позволяет выполнить фильтрацию сразу по нескольким критериям, причём с использованием логического оператора Or (ИЛИ) для каждой группы заданных значений. После введения одного критерия необходимо нажать кнопку ИЛИ расположенную внизу окна и ввести следующий критерий. После чего применяется фильтр. Само название – Фильтр по форме – указывает не на работу с такими объектами базы данных, как формы, а на использование для задания критерия отбора некоторого «бланка» или формы, в которую вносятся условия фильтрации.

• Расширенный фильтр. Эту команду фильтрации можно рассматривать, как некое промежуточное звено между простыми операциями поиска и упорядочения данных в таблицах и запросами, созданию которых будут посвящены последующие лабораторные работы. Для построения расширенного фильтра используется специальный инструмент – Конструктор, доступный с помощью команды ЗАПИСИ>Фильтр>Расширенный фильтр . Окно конструктора выглядит аналогично представленному на рис. 3.20.

В верхней области окна конструктора расположен список полей, в котором перечислены все поля текущей таблицы. Нижняя панель окна – это бланк, в который вносятся условия отбора записей при применении расширенного фильтра.

Как и Фильтр по форме, Расширенный фильтр можно сохранить в виде запроса, воспользовавшись командой главного меню ФАЙЛ>Сохранить как запрос. необходимо щёлкнуть на кнопке Удалить фильтр панели инструментов (после выполнения фильтрации кнопка Применение фильтра активизирована и имеет другое название) или с помощью команды главного меню ЗАПИСИ>Удалить фильтр. Эту же операцию можно осуществить с помощью команды контекстного меню Удалить фильтр.

Рисунок 3.20 Окно конструктора расширенного фильтра