2.Правила оформлення ділового листа. Реквізити листа

У діловому листуванні існує ряд загальноприйнятих правил оформлення ділового листа:

1.Службові листи пишуть на чистому бланку або аркуші паперу лише з його лицевої сторони.

2.У міжнародній практиці писати довгі листи не прийнято, але якщо лист більше однієї сторін­ки, то в кінці аркуша треба поставити «Далі буде» («Contitued over»).

3.Кожна сторінка, крім першої, нумерується арабськими цифрами.

4.Службові листи друкуються на машинці, комп’ютері, передаються факсом. Завширшки поля з лівого боку — не менше 2 см. Текст друкується через 1,5 чи 2 інтервали. Абзац із крайнього рядка — 5 інтервалів, а звертання до адресата пишеть­ся без абзацу.

5.Вихідна інформація офіційного характеру не повинна містити будь-яких позначок, ініціалів машиністки, номерів телефонів тощо. Позначки при­пустимі тільки на 2-у чи 3-у примірнику листа, які залишаються.

6.У тексті не допускаються виправлення, підчищення.

7.Конверти мають бути відповідного розміру й ко­льору. Траурні конверти (із чорною прокладинкою всередині) прийнято використовувати за призначенням.

8.Резолюції на всіх видах вхідної кореспонденції робляться олівцем або на окремих аркушах паперу та приколюються.

9.Лист складається текстом усередину. Найважливіші ділові листи бажано не перегинати, а надсилати у великих цупких конвертах. Менш офіційні можна складати, бажано не більше ніж удвічі.

10.Підписуються тільки офіційні привітання. Ві­тальні листівки надсилаються без офіційних підписів.

11.На телеграфний запит відповідь необхідно дати протягом 3-х днів, на лист протягом 1—2 днів. Якщо запит вимагає детального розгляду, то протягом 3-х днів слід повідомити, що лист прийня­то до відома, і дати остаточну відповідь протягом 30 днів.

Основні реквізити листа за державним стандартом такі:

1. Державний Герб. Має бути розташований у центрі верхнього берега або над серединою рядка з назвою організації.

2. Емблема організації, установи чи підприємства (не відтворюють, якщо на бланку розміщено зображення Державного Герба України).

3. Зображення державних нагород. Розташовуються у верхньому лівому кутку на рівні реквізитів 07,08.

4. Код організації установи чи підприємства. Зазначається за ЄД-РПОУ після реквізиту "Довідкові відомості про організацію" (09).

5. Повна назва установи, організації чи підприємства - автора листа. Відтворюється угорі ліворуч за допомоги штампа або друкарським способом.

6. Назва структурного підрозділу. Дозволяється друкувати машинописним способом у верхньому лівому кутку.

7. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа, номери телефону, факсу. Розташовують у верхньому лівому кутку, оформляють відповідно до поштових правил. Для здійснення розрахунково-грошових операцій на бланках листів указують номер розрахункового рахунка у відділенні банку.

Наприклад:

Розрахунковий рахунок № 3467059

у Шевченківському УСБ м. Києва, МФО 845678

8. Дату (день, місяць, рік) записують здебільшого словесно-цифровим способом (24 серпня 2009 р.). На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці. Якщо лист написаний не на бланку, то дату вказують під текстом зліва.

9. Адресат. Листи адресують організації, установі чи підприємству, службовій або приватній особі. Назву установи і структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище - у давальному.

Реквізити адресата друкують праворуч у верхній частині сторінки. Кожний елемент - назву установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову адресу - подають з нового рядка і з великої літери. На конверті повторюють адресу отримувача листа, починаючи з "Кому", а потім указують "Куди".

10. Будь-який службовий лист повинен мати заголовок до тексту, що містить стислий виклад його основного змісту. Він має точно передавати зміст листа і відповідати на питання "про що?", наприклад: Про постачання автомобілів.

Якщо в листі порушено кілька взаємопов'язаних питань, то заголовок може бути узагальненим, наприклад: Про взаємодопомогу і співпрацю.

Наявність заголовка значно полегшує роботу з листом на всіх етапах його проходження - від реєстрації в установі-адресанті до направлення його до справи після виконання в установі-адресаті.

Запам'ятайте!

Заголовок до тексту службового листа оформлюють від межі лівого берега без відступу; максимальна довжина рядка - 28 друкованих знаків. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

11. Текст листа складається з двох частин: опису фактів або подій, що послужили підставою для написання листа; висновків і пропозицій.

12. Позначення про наявність додатка роблять ліворуч під текстом із нового рядка. Є два способи оформлення цього реквізиту:

1) якщо лист містить додатки, про які згадувалося в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку оформляють так:

Додаток: на 2 арк. у 1 прим.

2) якщо лист містить додатки, не зазначені в тексті, то їх слід перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників:

Додатки:

1. Проект реконструкції школи: на 2 арк. в 1 прим.

2. Акт прийняття нових будівельних матеріалів: на 3 арк. у 1 прим. Якщо ж лист містить велику кількість додатків, то окремо складають

їх список, а в листі після тексту зазначають: Додаток: відповідно до списку на 7 арк.

13. Підписує службовий лист переважно керівник установи (організації, підприємства), його заступник чи керівник структурного підрозділу. Якщо лист написано на бланку установи, то зазначають лише посаду, ініціал(и) та прізвище особи, яка підписує лист (назву установи не повторюють).

Наприклад:

Директор школи (підпис) П. Г. Остапенко

Голова оргкомітету (підпис) Г. Р. Рижук

Якщо лист написано не на бланку, то вказують повну назву установи, посаду, ініціал(и) та прізвище особи, котра підписує лист.

Наприклад: Голова акціонерного

банку "Мрія" (підпис) С. В. Фесенко

3.

А)​Прийменник може вживатися з формою одного непрямого відмінка (наприклад: без, біля, від, для, до, з-за (із-за), з-під, проти, серед вживаються тільки з родовим) або може сполучатися з двома чи трьома відмінками (наприклад: над, під, перед, поза — зі знахідним і орудним; на, о (об), по — зі знахідним і місцевим; з, з а -з родовим, знахід ним і орудним відмінками). Кожний прийменник мас визначене коло зв’язку з відповідними відмінками і ви ражає певні відношення тільки з відповідною формою. Так, наприклад, прийменники біля, близько, коло, що вживаються лише з формою родового відмінка, виражають: а) місце дії, ‘близькість до чогось {рости біля тину, поставити близько вогню, стояти коло дороги); б) приблизність у будь-яких вимірах (пробути близько години, лишилося близько кілометра шляху). Прийменник від (од) вживається з формою родового відмінка, виражаючи при дієсловах: а) просторові відношення віддалення (відійшов від криниці), а в словосполученнях від… до… — протяжність дії (їхали від села до села); б) причину дії (плакати від щастя), так само при прикметниках, дієприкметниках (чорний від кіптяви, скривлений від болю)’, в) порівняння (вищий від брата, солодший від меду поряд із конструкцією вищий за брата, солодший за мед); г) при керуючому іменнику — функціональну (чи відносну) ознаку предмета (ключ від дверей, від стола та ін.). Прийменник до у сполученні з формою родового відмінка, залежного від дієслова, вказує: а) на предмет; у напрямку до якого спрямовано рух або дію: піти до школи, поїхати до Львова, покласти до комори; б) на час або межу дії: читав до ранку, дожив до старості; в) на об’єкт, до якого виявляється зацікавленість, потяг: вдався до ’ віршування, причепився до незнайомого (порівняйте при прикметнику: ласий до меду, швидкий до роботи, меткий до шиття) та ін. Прийменник за в сполученні з формою родового відмінка виражає значення часу в його протяжності: вибратися за години (означає: в сприятливу погоду); зі знахідним відмінком при дієсловах і віддієслівних іменниках виражає: а) об’єктні відношення: дякувати (подяка) за обід, платити (плата) за роботу, боротися за свободу, піклуватися за дітей (при більш уживаному — про дітей)’, б) призначення особи або предмета: бути за пастуха, правити за виделку (означає: замість виделки); в) час дії: з ’їхатися за день, виїхати за місяць до зими, здобути знання за час навчання; г) просторові відношення обмеження: пере бувати за кілометр від дороги та ін. Прийменник з (із, зі) вживається з родовим, знахідним і орудним відмінками. Коло відношень, що виражаються цим прийменником, дуже широке: 1) з родовим відмінком виражається: а) напрямок руху зсередини чогось: вийти з приміщення, витягти з води; б) причина дії: замовкнути з переляку; в) непрямий об’єкт при перехідному дієслові: скинути з себе ковдру — чи об’єкт при неперехідному дієслові: сміятися з ледаря; г) атрибутивні відношення — ознака особи або предмета за галузевою віднесеністю до науки, вчення, спеціальності тощо: фахівець з нейрохірургії, навчання з англійської мови, урок з арифметики, змагання з легкої атлетики ‘, 289 СУЧАСНА УКРАЇНСЬКА ЛІТЕРАТУРНА МОВА 2)іззнахідним відмінком виражається приблизна кількість предметів: було осіб з двадцять; минуло років з п‘ятнадцять; 3) з орудним відмінком виражається: а) соціативний зв’язок осіб: брат із сестрою ідуть; б) непрямий об’єкт при дієсловах руху, говоріння: іти з дитиною, розмовляти з другом; в) характеристика особи або предмета за зовнішньою ознакою: дівчина з русою косою, шафа із дзеркалом; г) часові відношення із вказівкою на початок дії: з настанням морозів, з приходом весни та ін. Прийменник у (в, уві) вживається з формами родового, знахідного і місцевого відмінків: 1) з родов и м відмінком виражає стосунки до особи1: був у брата, запитав у майстра; 2) із знахідним відмінком виражає значення: а) напрямку руху всередину предмета або взагалі в просторінь чи в пункт призначення: увійти в клас, налити в склянку, піти в світ (у світи), поїхати в Черкаси; б) часу дії: посіяв у дощ; в) міри вияву ознаки: довжиною в три кілометри, висотою в шість поверхів та ін.; 3)з місцевим відмінком виражає: а) місце дії: працювати в бібліотеці, осе литися в Переяславі; б) час дії: виконати у грудні; в) зовнішню ознаку людини, предмета: дівчина у веснянках, помідори у власному соку та ін. Прийменник по в сучасній українській мові поєднується з формами знахідного і місцевого відмінків (з формою давального відмінка не вживається): 1)із-знахідним відмінком виражає: а) відношення просторової межі: зайти у воду по коліна, заміряти по канаву; б) часової межі: відпочивати по серпень; 2) з місцевим відмінком виражає: а) місце поширення дії: іти по дорозі; розкидати по кімнатах; б) час дії, що відбувається після якоїсь межі: довідатись по святах (після свят), виїхати по весні, а також протяжність дії; не спить по ночах (ночами) та ін. Прийменник через вживається лише із знахідним відмінком і виражає відношення об’єктні (перестрибнув через рівчак), просторові або просторово-атрибутивні (летіти через Карпати, дорога через ліс), причинові (не з ’явився через хворобу). Окремі прийменники виражають обмежене коло відношень, як наприклад: при, про, крізь, між, ради. Прийменники під, над, перед, о (об) та деякі інші, особливо похідні від прислівників та іменників, також виражають невелике коло синтаксичних відношень.

Б)​У мові є звороти, які в певних мовленнєвих ситуаціях повторюються без змін як усталена словесна формула. Від власне фразеологізмів вони відрізняються тим, що їхні компоненти зберігають своє пряме лексичне значення і їм не властиве емоційно-експресивне забарвлення. Розрізняють три види таких стійких словосполучень: кліше, штампи та складені найменування. Кліше — звичний зворот, регулярно повторюваний у певних умовах і контекстах для тотожного позначення адекватних ситуацій, стосунків між людьми тощо. Наприклад, існують кліше мовного етикету: добрий день, доброго здоров 'я, радий Вас бачити, до побачення, на добраніч, бувайте здорові, на все добре, будь ласка, якщо Ваша ласка, ласкаво просимо, будьте люб'язні, щиро дякую, глибоко вдячний, з повагою, шановний пане, вельмишановний добродію, з роси й води, бажаю щастя й добра Вам. Для позначення різних явищ суспільно-політичного життя вживають усталені звороти на зразок правляча верхівка, посадова особа, засоби масової інформації, сфера обслуговування, правоохоронні органи, організована злочинність, криміногенна ситуація, виборчий блок, передвиборча агітація, результати виборів, всенародне обговорення, пленарне засідання, маніпулювання громадською думкою, соціально незахищені верстви населення, розв'язання проблеми, боротьба з тероризмом, фінансова підтримка, комплексні заходи, стан довкілля. В офіційно-діловому спілкуванні використовують, наприклад, такі кліше: згідно з розпорядженням, на підставі наказу, відповідно до чинного законодавства, порядок денний, поставити питання на розгляд, довести до відома, взяти до уваги, вжити заходів, надати допомогу, з боку адміністрації, обіймати посаду, повноважний орган, через сімейні обставини, за місцем основної роботи, у зв 'язку з виходом на пенсію, укласти договір, матеріальна відповідальність. У медичній галузі побутують кліше на зразок госпіталізація хворого, попередній медичний огляд, дослідження крові, задавнена хвороба, відчуття болю, затьмарення свідомості, забите місце, сприятливий прогноз хвороби, згідно з приписом лікаря, живильний розчин, приймання їжі, зсідання крові, лікарняний листок, тимчасова непрацездатність. Штампи — це утерті від частого невмотивованого вживання вирази, які втратили свою інформативність. Штампи найчастіше трапляються в діловому мовленні, у газетних статтях: дати путівку в життя, біле золото (про бавовну), чорне золото (про вугілля), люди в білих халатах (про лікарів), мати велике значення, відігравати важливу роль, являти значний інтерес, приділяти значну увагу, необхідно відзначити. Штампи виникають і тоді, коли звороти офіційно-ділового мовлення вживають у побутовій розмові, у художніх, публіцистичних творах, у наукових працях: у зв 'язку з відсутністю коштів, за наявності відповідних умов, у даний час, поставити на лінійку готовності, вводити в дію, проведена певна робота. Вони можуть являти собою також нагромадження зайвих слів: проведення роботи по впорядкуванню території (за^ мість: впорядкування території), робота по впровадженню нових методів, роботи по ремонту, працюють над здійсненням завдання поліпшення роботи транспорту, питання забезпечення виконання плану, питання проведення боротьби із злочинністю. Штампи затуманюють зміст висловлювання, роблять мову важкою для сприйняття, нечіткою, тому їх слід уникати. Складені найменування сукупно позначають одне поняття чи називають одне явище і мають сталий склад: ядерна реакція, атомна вага, електромагнітне поле; продуктивні сили, фонд заробітної плати, додана вартість, безоплатний кредит, дебіторська заборгованість', аналітична геометрія, інтегральне числення, диференціальні рівняння, теорія ймовірностей, кластерный аналіз; центральна нервова система, синдром набутого імунодефіциту, вітряна віспа, запалення легень; називний відмінок, умовний спосіб, дієприкметниковий зворот; районна державна адміністрація, державний секретар, капітан першого рангу, надзвичайний і повноважний посол; Чорне море, Донецький кряж, Волинська область. Трапляються складені найменування, мотивація значень яких тією чи іншою мірою втрачена: адамове яблуко (борлак), петрів батіг (цикорій), антонів вогонь (гангрена), грудна жаба (стенокардія), куряча сліпота (хвороба очей), собача кропива звичайна, волоський горіх. Тим вони наближаються до власне фразеологізмів.

В)​У складному реченні кожне просте речення, яке входить до нього, повинно бути правильно побудоване. Наприклад у головній частині речення “Перше, на ньому я хочу зупинитися, - це на підготовці студентів до практичних занять”. Треба: Перше - це підготовка студентів до практичних занять. Частини складного речення повинні бути логічно пов’язані між собою. Наприклад, у складному реченні “Лектор довго говорив про шляхи подолання кризи в економіці, і це мало цікавило аудиторію” немає логічного зв’язку між його простими реченнями. Тут сполучник і слід замінити або на проте, або на хоч. Частини складного речення повинні бути однопланові за змістом і граматичним оформленням. Наприклад, у реченні “Дерева в лісі стоять сірі, а ялини своїм убранням приваблюють зір” зіставляються зовсім різні речі: колір дерев і вбирання ялин. Очевидно, це речення треба було б оформити так: Усі дерева в лісі стоять сірі, тільки ялини зеленіють і приваблюють зір; або ...тільки ялини своєю зеленною приваблюють зір. У реченні “Розглядалося питання, як організувати літній відпочинок і про роботу пасажирського транспорту в цей період” неправомірно об’єднано підрядне речення і додаток. Можна сказати лише так: Розглядалося питання про те, як організувати літній відпочинок та спланувати роботу пасажирського транспорту в цей період; або передати простим реченням: Розглядалося питання про організацію літнього відпочинку і про роботу пасажирського транспорту в цей період. У складному реченні в наступній частині, щоб не повторювати тих самих слів, їх пропускають або замість них вживають співвідносні займенники (він, такий, який, що тощо), прислівники (тут, там, тобі тощо). Наприклад, у другій частині речення завойовник знущається з підкореного народу, а підкорений з себе (В. Голобородько) із цієї причини пропущено присудок знущається. У другій частині речення Хоч пісня стара, але як величаво звучала вона після довгих боїв (О. Підсуха) іменник пісня замінено співвідносним займенником вона. При цьому потрібно стежити, щоб зокрема займенники правильно співвідносилися з іменниками попередньої частини. Наприклад, у реченні “Ми зайшли і кабінет до директора, який був у кінці коридору” незрозуміло на що вказує займенник який – на кабінет чи на директора. Тут слід сказати: ми зайшли до директора в кабінет, який був у кінці коридору. У реченні Співає молодь молоді пісні – і, сповнені зичливості й любові, дуби над нею шелестять Маркові (М. Рильський) можна вжити тільки займенник над нею і ні в якому разі не над ними (збірний іменник молодь у першій частині речення має форму однини).