7. Виртуальный офис

Виртуальный – это существующий офис, но его нельзя «пощупать». Частным примером виртуального офиса, представительства, является сайт компании. Например, Вы зашли в Интернет магазин, ходите по отделам, что-то добавляете в корзину, оформляете заказ. Все это виртуально, происходит не в реальном магазине, а на каком-то сервере на площадке хостинг - провайдера.  Однако курьер с покупками к вам приезжает вполне реальный. Услуга виртуальный офис в Москве и других городах обеспечивает единую точку входа для клиентов и партнеров, и связь с реальностью для Вас.

Рассмотрим еще один пример:  виртуальный телефонный номер. Он, скорее всего, достаточно красивый,  запоминающийся, многоканальный. При этом реальностью могут оказаться несколько  телефонных одноканальных линий от местного телефонного провайдера, пара мобильных номеров, и номера, скажем, партнеров из Англии, в разнесенных территориально офисах. При звонке на Виртуальный номер происходит переадресация вызова на «реальные» номера в любом количестве.

Чтобы прелести виртуального номера не потерялись при попытках клиента дозвониться до Вас, между виртуальным и реальными номерами должен находиться интеллектуальный посредник, который выберет из всех имеющихся «реальных» номеров свободный, и переадресует на него клиента. Если все «реальные» номера заняты, он переведет входящий вызов на  удержание, и пока клиент слушает музыку, будет пытаться дозвониться до «реальных номеров».

Этого посредника принято называть Виртуальной АТС. Хорошая виртуальная АТС должна обеспечивать некоторые привычные функции обычной офисной АТС: голосовое приветствие, удержание вызова, голосовую и факсимильную почту, группировки, донабор номера сотрудника в тональном режиме.

И все же у такой схемы есть ряд неприятных моментов:

• любой исходящий вызов занимает входящую линию

• число «физических» линий ограничено, и не всегда  возможно увеличить их количество

• перебор в поисках свободной линии занимает время, а клиенты не любят долго ждать

• переадресация на мобильные номера и, тем более, на международные, дорого обходится

Что же делать?

Улучшать реальность. Это можно сделать с помощью виртуальной IP АТС. Добавленное «IP» означает, что такая АТС способна переадресовывать вызовы с телефонной сети на устройства, работающие в сети Интернет:

• софтфон (softphone), он же программный телефон или коммуникатор. Это программа, запускаемая на компьютере или ноутбуке, которая способна принимать и совершать голосовые вызовы. Вам также понадобятся микрофон и наушники, или гарнитура (микрофон и наушники в одном)

• IP-телефон, SIP-телефон. С виду он похож на обычный телефонный аппарат, те же кнопки и трубка. Это может быть и DECT телефон. Единственное отличие – этот аппарат подключается не к телефонной линии, а к сети Интернет

• USB-телефон. Он представляет собой смесь софтфона и IP-телефона. В отличие от IP-телефона, работающего автономно, для работы USB-телефона требуется включенный компьютер или ноутбук с установленным и запущенным на нем софтфоном

Существуют и другие возможности для совершения и приема звонков через Интернет, но в случае использования виртуальной IP АТС будет достаточно вышеописанных устройств.

Какие у IP АТС минусы?

•  для её работы требуется наличие широкополосного подключения в сеть Интернет. Лучше требуемую полосу пропускания определять с небольшим запасом, порядка 80кбит/с на каждую голосовую линию

• если Вы переходите с обычной на IP-телефонию, Вам придется отказаться от старых телефонных аппаратов

А плюсы?

• основной минус при ближайшем рассмотрении превращается в достоинство: обеспечить резервирование сети Интернет в офисе существенно легче, чем протянуть дополнительные телефонные линии. Если все же Интернет у Вас не работает (отключили электричество), то Виртуальная IP АТС превращается в Виртуальную АТС и переадресовывает все входящие вызовы, например, на мобильные телефоны

• на рабочем месте будет больше пространства, если телефонный аппарат заменить гарнитурой

• исходящие вызовы в виртуальном офисе не занимают входящих линий

• увеличение числа линий не требует прокладки дополнительных проводов и производится в считанные минуты

• существенная экономия:

  • стоимость расширения ниже, ввиду отсутствия необходимости протягивания физических телефонных линий

  • переадресация на софтфон бесплатна, где бы он ни был запущен

  • внутренние вызовы между Вашими сотрудниками, даже в разных офисах, бесплатны

  • Виртуальный офис – это низкие тарифы на междугороднюю и международную связь. При этом не имеет значение, где Вы будете пользоваться услугой – в Москве, любом регионе РФ или с обратной стороны земного шара.

Услуга виртуальный офис (или IP АТС) может предоставить Вам возможности, недоступные при использовании обычной мини АТС:

• удобная конференцсвязь

• чаты, групповые чаты

• факсимильная почта 

• голосовая почта

• запись разговоров, в том числе персональная, включаемая во время разговора

• многие другие… проще самим попробовать.

8. E-mail маркетинг

Электронная почта стала самым распространенным средством общения организаций. В большинстве организаций электронная почта уже служит внутренним средством распространения информационных писем, бюллетеней и разного рода сообщений.

Электронные информационные письма для внешнего пользования - для клиентов, инвесторов или представителей СМИ - также популярны и ценны. Они характеризуются несколькими важными аспектами, отличающими их от своих печатных родственников.

· Не больше одной страницы. Персонал не станет читать длинные информационные письма с экрана компьютера. Поэтому авторы электронных информационных сообщений должны быть краткими.

· Ссылки на другие материалы. Информация должна быть подготовлена со ссылками на другие материалы, такие, как анонсы статей и предлагаемых продуктов.

· Регулярное распространение. Очень важно также выпускать электронные информационные письма с регулярными интервалами, с тем чтобы получатели ждали их.

· Поощрение обратной связи. Следует просить посетителей сайтов оставлять свое полное имя, адрес электронной почты, название предприятия и предпочтения относительно формата корреспонденции.