1. Офис как информационная система

С позиции этого «технократического» подхода офис рассматривается только как производственная система, основной продукт который - информация в различных видах, а весь информационный процесс в аппарате управления состоит из четырех основных видов деятельности: генерировании информации, её хранение, распространение и восприятие. Таким образом, учреждение, это совокупность элементарных информационных процессов. Основными показателями, которые влияют на формы и методы организации труда в офисе, являются скорость и создание документов, совершенные системы хранение и поиск документационной информации, подготовки документов к распространению и само их распространение.

Главными целями документационного обеспечения учрежденческой деятельности с позиций информационного подхода являются:

• Создание общей атмосферы понимания важности делопроизводственных проблем;

• Продуманная организация документационного обеспечения процессов принятия решений;

• Рационализация и интеграция информационных и документационных процессов;

• Устранения дублирования документационной информации;

• Улучшения организационной структуры;

• Повышения эффективности работы в целом.

2. Офис как коммуникативная система

Офис в целом может рассматриваться как иерархия взаимосвязанных коммуникативных процессов, в которой человек, естественно, является основным элементом, тем более что статистика показывает, что от 50 до 90% своего рабочего времени сотрудники тратят на проведения совещаний, встреч, переговоров, чтение корреспонденции., т.е. на процессы коммуникаций.

При анализе работы офиса необходимо учитывать не столько качество системы документационного обеспечения, сколько возникающую в процессе общений систему взаимных взаимоотношений в организации, а часто становится и основой одобрения или отклонения руководителями каких-либо решений.

Главная цель работы офиса, с точки зрения коммуникативной модели, - это контроль за процессами, которые обеспечивают существование и функции организаций как системы, а эффективность коммуникаций определяет жизнеспособность организации в целом.

Однако коммуникации в офисе могут быть неофициальными, неформальными, основанные на личных отношениях; горизонтальными и вертикальными независимо от иерархической организационной структуры управленческого аппарата. Коммуникации могут быть и формальными, т.е. происходить между людьми, занимающими те или иные официальные должности: в виде приказов, инструкций и отчетов. Кроме внутренних коммуникаций большое значение в деятельности организации имеют и внешние. Наиболее характерными внешними коммуникациями являются взаимодействие с клиентами, банком, налоговыми органами, реклама и т.д., осуществляющиеся в формальном виде.