Создание таблицы подстановки данных
При необходимости просмотра и сравнения результатов вычисления при различных значениях переменной в формуле создаются таблицы подстановки данных.
Таблицей подстановки данных называется диапазон ячеек, показывающий, как изменение значений подстановки в формулу влияет на результат вычисления.
Значения функции таблицы подстановки хранятся в виде массива. Выполнять какие- либо операции с отдельным значением массива невозможно. Снять сообщение об ошибке при попытке выполнения подобной операции, можно только, щелкнув значок Отмена Гх] в строке формул.
Создание таблицы подстановки данных с одной переменной
Таблицы подстановки данных с одной переменной используют формулу, в которой есть ссылка на ячейку ввода. Чтобы создать таблицу подстановки необходимо:
• Ввести список значений, которые следует подставлять в ячейку ввода, в отдельный столбец или в отдельную строку.
• Ввести формулу в ячейку, расположенную на одну строку выше и на одну ячейку правее первого значения, если значения расположены в столбце. Ввести формулу в ячейку, расположенную на один столбец левее и на одну строку ниже первого значения, если значения расположены в строке.
• Выделить диапазон ячеек, содержащий значения подстановок и формулу.
• Выбрать команду Таблица подстановки в меню Данные. Появится окно Таблица подстановки.
• Ввести ссылку на ячейку ввода в поле Подставлять значения по строкам в, если список значений расположен в столбце. В столбце под формулой рядом со значениями переменной высветятся результаты вычисления.
Ввести ссылку на ячейку ввода в поле Подставлять значения по столбцам в, если список значений расположен в строке. В строке рядом с формулой под значениями переменной высветятся результаты вычисления.
• Щелкнуть кнопку ОК.
Удаление рассчитанных значений из таблицы подстановки данных
Удалить из таблицы подстановки данных только рассчитанные значения можно двумя способами:
1-ый способ:
• Выделить в таблице подстановки данных все рассчитанные значения.
• Выбрать команду Очистить в меню Правка. Появится подменю.
• Выбрать команду Содержимое.
2-ой способ:
• Выделить в таблице подстановки данных все рассчитанные значения.
• Нажать на клавиатуре клавишу Delete.
Создание таблицы подстановки данных с двумя переменными
Таблицы подстановки данных с двумя переменными используют формулу, в которой есть ссылка на две разные ячейки ввода. Чтобы создать таблицу подстановки необходимо:
• Ввести в ячейку формулу, которая ссылается на две ячейки ввода.
• Ввести в столбец ниже формулы значения подстановки для первой переменной, в строку правее формулы для второй переменной.
• Выделить диапазон ячеек, содержащий значения подстановок и формулу.
• Выбрать команду Таблица подстановки в меню Данные. Появится окно Таблица подстановки.
• Ввести в поле Подставлять значения по столбцам в ссылку на ячейку ввода для значений подстановки в строке.
• Ввести в поле Подставлять значения по строкам в ссылку на ячейку ввода если для значений подстановки в столбце. В столбце под формулой рядом со значениями переменной высветятся результаты вычисления.
• Щелкнуть кнопку ОК.
Обработка данных
Если таблица содержит в столбцах подобные по типу данные, то она называется списком. Список можно рассматривать как простую базу данных, в которой строки -это записи, а столбцы - поля.
Для обработки данных (сортировки, фильтрации) удобно поместить в первой строке таблицы названия столбцов (метки), отражающие их содержание. Метки столбцов лучше выделить шрифтом, отличающимся от основного шрифта таблицы, и отделить от таблицы рамкой.
Формы базы данных
Добавлять, искать, редактировать или удалять записи из списка можно с помощью формы данных. Форма данных представляет собой диалоговое окно, содержащее для одной записи поля, имена которых совпадают с метками соответствующих столбцов списка.
Для работы с формой базы данных необходимо вызвать окно формы. Для этого нужно:
• Выделить одну ячейку списка.
• Выбрать в меню Данные команду Форма. Появится диалоговое окно, имеющее заголовок, совпадающий с именем текущего рабочего листа/
Для просмотра базы данных при помощи формы можно использовать линейку прокрутки или кнопки:
Далее — для перехода к следующей записи базы данных;
Назад — для перехода к предыдущей записи.
По окончании работы с формой базы данных нужно щелкнуть кнопку Закрыть для закрытия диалогового окна формы.
Фильтрация данных
Фильтрация списка позволяет находить и отбирать для обработки некоторое подмножество записей в списке. В отфильтрованном списке выводятся на экран только те строки, которые содержат определенное значение или отвечают определенным критериям, при этом остальные строки оказываются скрыты.
При работе с большими списками удобно использовать автофильтр. При помощи автофильтра вы можете вывести только те строки в списке, которые содержат определенное значение, или те, которые удовлетворяют определенным критериям.
Для фильтрации списка при помощи автофильтра нужно:
• Выделить одну из ячеек списка.
• Выбрать в меню Данные команду Фильтр. Появится подменю/
В подменю выбрать пункт Автофильтр. Рядом с этим пунктом появится
галочка.
Рядом с каждой меткой столбца будет помещена кнопка раскрывающегося списка/
Открыть раскрывающийся список в том столбце, по которому нужно фильтровать данные.
• Выбрать один из элементов:
(Все) — для отображения всех элементов данного столбца; (Пустые) — для вывода отфильтрованного списка, содержащего
в данном столбце только пустые ячейки;
(Первые 10...)— для вывода ячеек с любым непустым значением. Одно из значений данного поля - для вывода списка, данный столбец которого содержит только выбранное значение; (Условие...) — для задания пользовательского критерия фильтрации. В последнем случае появится диалоговое окно Пользовательский автофильтр.
-
Если выбран элемент Условие, выполнить в диалоговом окне Пользовательский автофильтр следующие действия:
— выбрать в левом верхнем раскрывающемся списке оператор сравнения для задания критерия фильтрации;
— ввести с клавиатуры или выбрать в правом верхнем раскрывающемся списке значение, которое нужно использовать вместе с оператором сравнения (можно использовать символы шаблона: ? - любой символ, * -любое количество произвольных символов);
— для определения двух критериев выбрать один из флажков опции:
И — для объединения двух критериев в фильтре;
ИЛИ — для использования двух различных критериев;
— задать второй критерий фильтрации в нижних раскрывающихся списках, определив второй оператор сравнения и значение, которое нужно использовать вместе с этим оператором;
— щелкнуть кнопку ОК.
В результате будет выведен отфильтрованный список, содержащий только те значения, которые удовлетворяют заданным критериям. Кнопка раскрывающегося списка в столбце, по которому заданы критерии фильтрации, окрасится в синий цвет. В строке состояния появится сообщение о количестве записей, удовлетворяющих критериям.
-
Задать при необходимости критерии фильтрации по другим столбцам.